BIURA PODRÓŻY MUSZĄ DAWAĆ FIRMOM RABATY >Organizatorzy chcieliby, aby ich klienci uwzględniali tego typu imprezy w całorocznych budżetach
Jak przekonują biura specjalizujące się w organizacji wyjazdów typu incentive, imprezę integracyjną można zorganizować już za 200 zł od osoby. Każdą taką podróż trzeba jednak stosunkowo wcześniej zaplanować. Przedstawiciele biur życzyliby sobie, żeby ich klienci odpowiednio wcześniej w swoich corocznych budżetach uwzględniali tego rodzaju wydatki.
Rynek usług typu incentive istnieje w Polsce od ponad trzech-czterech lat. Od tego czasu wyjazdy motywacyjne i integracyjne dla pracowników firm organizują wyspecjalizowane firmy. Do tej grupy należą biura polskie, także te należące do zagranicznych sieci oraz agencje public relations, które siłą rzeczy i takie usługi świadczą dla swoich klientów. Większość firm traktuje wyjazdy integracyjne — podobnie jak typowe wyjazdy motywacyjne — jako formę dodatkowego nagrodzenia pracownika. Część organizatorów turystyki dla firm wyraźnie jednak je rozgranicza.
— W niektórych firmach wyjazdy motywacyjne traktuje się jedynie jako bonusy. Moim zdaniem, takie eskapady-nagrody to zupełnie inny dział turystyki dla firm. Wyjazdy integracyjne mają raczej charakter szkolenia niż dodatkowego wynagrodzenia — uważa Paweł Żukowski z firmy New Poland.
Organizatorzy turystyki dla firm podkreślają, że najważniejszą rzeczą jest wcześniejsze zaplanowanie takich wyjazdów. Ich zdaniem najlepiej o nich pomyśleć już w trakcie ustalania budżetu firmy.
Zaplanuj zawczasu
— Na szczęście tak się coraz częściej zdarza. Myślę, że to dobry zwyczaj. Daje to nam — organizatorom — czas na dobre przygotowanie imprezy — mówi Paweł Żukowski.
Często jednak bywa tak, że firmy bardzo późno zgłaszają się do biur przygotowujących takie wyjazdy.
— Organizowaliśmy już wyjazdy w ciągu trzech tygodni. Jest to, niestety, za krótki czas na przygotowanie dobrej podróży. Jednym z wyróżników takich imprez powinna być ich jakość. Aby wszystko było na najwyższym poziomie, potrzebujemy minimum dwóch miesięcy na organizację imprezy w Polsce i do pół roku — za granicą. Klienci najchętniej jeżdżą we wrześniu i październiku oraz w kwietniu, maju i czerwcu — ocenia przedstawiciel firmy New Poland.
Organizatorzy podkreślają, że wcześniejsze zgłoszenie się do biura działa wyłącznie na korzyść klienta.
— Nasza firma potrzebuje minimum 14 dni na zorganizowanie wyjazdu integracyjnego, bez względu na to czy jest on prowadzony w kraju czy za granicą. Jednak wiele zależy od sezonu. We wrześniu bardzo trudno znaleźć wolne miejsca w hotelach czy ośrodkach konferencyjnych. Musimy także mieć czas na przebrnięcie przez procedury wizowe i dokonanie rezerwacji. Od liczby dni, jakie mamy na zorganizowanie wyjazdu, zależy przecież jego atrakcyjność — podkreśla Grażyna Grot-Duziak, dyrektor do spraw handlowych w firmie Weco Travel.
Określ budżet
Kolejnym problemem, który często staje przed firmami organizującymi wyjazdy typu Incentive, są kwestie z oszacowaniem przez klientów budżetu, jaki mogą na taki wyjazd przeznaczyć.
— Bywa, że musimy dokonywać cięć w budżecie imprezy, ponieważ firmy wcześniej nie potrafią określić, ile pieniędzy są gotowe przeznaczyć na taką eskapadę — przyznaje Daniel Echaust z firmy Polymus.
— Aby zaradzić takiej sytuacji, przygotowaliśmy katalog imprez. Rzeczywiście, firmy rzadko przychodzą do nas z określonym budżetem. Gdy znamy sumę, jaką firma chce na wyjazd przeznaczyć, to o wiele łatwiej jest nam wszystko zaplanować. Zdarzało nam się robić wyjazdy jednodniowe dla lekarzy za kwotę 200 zł od osoby. Impreza trzydniowa w plenerze to koszt blisko 2 tys. zł od osoby. Minimalna cena wyjazdu zagranicznego to średnio 14-16 tys. zł od osoby — ocenia Paweł Żukowski.
— Zawsze przed rozpoczęciem przygotowań do wyjazdu pytamy klienta, jaki budżet może na taką imprezę przeznaczyć. Jeżeli nie może określić go dokładnie, pytamy, o ile procent możemy go przekroczyć. Wyjazdy integracyjne to nie są zwykłe wyjazdy katalogowe i trudno podać przybliżoną ich cenę. Przygotowaliśmy pięciodniowy wyjazd do Szwajcarii za 10 tys. zł, czterodniowy do Grecji za 3,2 tys. zł od osoby — twierdzi J.J. Singh, dyrektor generalny firmy Weco Travel.
SPOSÓB NA KONKURENCJĘ: Niestety, aby być konkurencyjnym na tym rynku, trzeba udzielać wysokich rabatów cenowych. Mniej ważna jest sama oferta, firmom zależy raczej na ewentualnych zniżkach — mówi J.J Singh, dyrektor naczelny firmy Weco Travel. fot. Małgorzata Pstrągowska
SPECJALISTYCZNE PROGRAMY: Polscy klienci stali się bardziej wymagający. Już nie wystarczy, że w programie będzie zakwaterowanie, wyprawa kajakiem i zwiedzanie zamku. Teraz jest to impreza specjalistyczna, kilkudniowa gra decyzyjna, w której uczestniczy kilkanaście osób — opowiada Paweł Żukowski z firmy New Poland. fot. Małgorzata Pstrągowska