Źle zaprojektowane biuro sprawia, że pracownicy tracą średnio 20 min tygodniowo na szukanie odpowiedniego miejsca do pracy, 15 min zajmuje im poszukiwanie potrzebnej dokumentacji, zaś 30 min poświęcają na próbę skoncentrowania się. Jeśli pomnożyć te wyniki przez liczbę dni, miesięcy i tygodni w roku, otrzymamy aż 17 zmarnowanych dni roboczych — wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Citrix.
Najczęściej głównym tego powodem jest nieefektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej. Według raportu badawczego „Biura centrów nowoczesnych usług w opinii pracowników”, przygotowanego przez Mikomax Smart Office, aż 84 proc. pracowników uważa, że ich biuro nie sprzyja efektywnemu wykonywaniu obowiązków.
Centrum koncentracji
O produktywności pracowników mówi się coraz częściej. Ponad 3 mln osób obejrzało w internecie przemówienie Jasona Frieda z konferencji TED, który skoncentrował się na prowokacyjnej tezie, że miejscem najmniej sprzyjającym kreatywnej pracy jest właśnie biuro.
Tłumaczył, że pracownik w siedzibie firmy jest stale rozpraszany — za sprawą kolegów, którzy chcą nawiązać towarzyską rozmowę, współpracowników potrzebujących konsultacji czy choćby rozmów telefonicznych prowadzonych przy sąsiednim biurku. Podczas gdy jedni narzekają na niedogodności związane ze wspólnym miejscem pracy, Marissa Mayers, dyrektor generalna Yahoo, w ubiegłym roku zakazała swoim podwładnym pracy zdalnej. Jako jeden z powodów podała korzyści płynące z działania w grupie i wymiany myśli między współpracownikami.
— Większość pracowników, by dobrze wykonywać swoje zadania, potrzebuje przestrzeni i do indywidualnej pracy w ciszy, i do wymiany myśli, i do spotkań w mniejszych lub większych grupach — ponieważ te formy działania się uzupełnią. Dobre, sprzyjające efektywnej pracy biuro pozwala na różne aktywności bez przeszkadzania sobie nawzajem — wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk, dyrektor marki i członek zarządu Mikomax Smart Office.
Poprawić efekt
Sposobów na właściwe zagospodarowanie przestrzeni biurowej jest wiele, jedną z nich jest tzw. koncepcja gorących biurek (hot desks), czyli stanowisk pracy dzielonych przez specjalistów, którzy akurat przebywają w firmie. Zatrudnieni nie mają przypisanej przestrzeni, lecz przychodząc do biura, wybierają wolne miejsce.
— Zaoszczędzony w ten sposób metraż można przeznaczyć np. na komfortowe pomieszczenia do spotkań i wykonywania wspólnych zadań, interaktywne sale telekonferencyjne, atrakcyjne pomieszczenia socjalne — kawiarnie i kuchnie lub miejsca wypoczynku, wyciszone pokoje do pracy w skupieniu i tzw. budki telefoniczne, czyli małe pomieszczenia do rozmów telefonicznych i minitelekonferencji — tłumaczy Katarzyna Zawodna, prezes Skanska Property Poland.
To ciekawe rozwiązanie, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę, że jak wynika z badań CBRE, w nowoczesnych organizacjach o konkretnej godzinie przebywa w biurze tylko około 70 proc. pracowników. Co więcej, w związku ze wzrostem popularności różnych form telepracy w przyszłości ten odsetek będzie jeszcze mniejszy.
Według Zuzanny Mikołajczyk, standardowy open space nie w każdym przypadku się sprawdza. Jedne zespoły potrzebują wielu stanowisk do pracy w skupieniu, inne — sal konferencyjnych i miejsc do pracy kreatywnej, dla kolejnych kluczowa jest dostępność stanowisk, przy których można swobodnie wykonywać wiele rozmów telefonicznych.
— Różne potrzeby odnośnie do biur widać przecież nawet w poszczególnych działach tych samych organizacji. Poznanie indywidualnych uwarunkowań ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji przestrzeni biurowej, dlatego firmy wykorzystują niezależne narzędzia badawcze do analizy indywidualnych potrzeb. Jednym z nich jest metodologia, którą rozwijamy na polskim rynku, oparta na ankiecie online, której wypełnienie trwa około 11 minut. Pozwala zebrać opinie pracowników o czynnościach, jakie najczęściej podejmują w biurze, stopnia, w jakim miejsce pracy wspiera ich w realizacji tych działań, oraz oczekiwań co do wyglądu i aranżacji przestrzeni. Z naszych doświadczeń wynika, że na podstawie wniosków z badania można nie tylko optymalnie wykorzystać przestrzeń biura, ale również dopasować ją do potrzeb pracowników pełniących różne role w organizacji, reprezentujących różne pokolenia i kręgi kulturowe — tłumaczy Zuzanna Mikołajczyk.
Z narzędzi analitycznych pomagających optymalizować powierzchnię biurową coraz częściej korzystają międzynarodowe korporacje. Dla przykładu, badania opinii pracowników, przeprowadzone opisaną metodą, zleciła jeszcze w 2012 r. firma LinkedIn, początkowo szukając uzasadnienia biznesowego dla rozwoju swoich biur w Londynie. Docelowo badaniem objęto wszystkie siedziby LinkedIn na świecie (31 budynków w 17 krajach). Podobnej ocenie poddano biura m.in. firm KPMG, Merck, BBC, Vodafone i Volvo.