Fala danych — wewnętrznych i z rynku — zalewa firmy.
Na szczęście można je odsiać i wykorzystać. Pozwalają na to zaawansowane programy analityczne — business intelligence lub big data, cyfrowy odpowiednik arki Noego. Jak wskazuje Kinga Piecuch, prezes SAP Polska, proste systemy CRM czy ERP na dobre zadomowiły się nawet wśród mniejszych spółek. Nie wystarczą jednak, by sprostać problemom, które wynikają z szybkiego przyrostu danych w biznesie.
— Wielofunkcyjne, ale też maksymalnie czytelne oprogramowanie wspierające zarządzanie firmą to jedyna dobra odpowiedź na to wyzwanie. Zwłaszcza w przypadku instytucji działających na wielu rynkach lub realizujących przedsięwzięcia z wielu różnych dziedzin — mówi Kinga Piecuch.
Szybko i na temat
Każde przedsiębiorstwo staje codziennie przed problemem, co zrobić z setkami, tysiącami lub milionami danych. Można je upychać na coraz bardziej przeciążonych serwerach. Ale lepiej przepuścić przez komputerowe algorytmy. A wtedy wyłoni się z nich spójny obraz — sprzedaży, produkcji, poczynań konkurencji, a nawet indywidualny profil każdego klienta.
To zaś pomoże szefom podejmować lepsze decyzje biznesowe. Istotna uwaga: zdobycie takiej wiedzy to zaledwie połowa sukcesu. Sposób jej prezentacji jest równie ważny. Wielkie zbiory danych powinny być czytelne jak deska rozdzielcza dobrego samochodu — twierdzą eksperci od big data, proponując firmom wdrażanie kokpitów menedżerskich, zwanych też dashboardami.
Co ich zdaniem przemawia za taką inwestycją? Doceniając zalety rozwiązań klasy ERP czy CRM, wskazują, że ich obsługa zabiera menedżerom za dużo czasu. Tymczasem dzięki dashboardom — za pomocą kilku kliknięć — można uzyskać dostęp do informacji, które w tradycyjnej formie zajmowałyby kilka tysięcy stron. Kamil Sumara, szef zespołu ERP w Capgemini Polska, nie ma wątpliwości, że w rękach sprawnego użytkownika takie narzędzie analityczne staje się atutem, który może stanowić o przewadze konkurencyjnej firmy.
— Menedżerowie najwyższego szczebla potrzebują wybranych informacji, aby orientować się w działaniach, planować zadania i zarządzać sytuacjami kryzysowymi. Gdy informacji jest za dużo, trudno przewidzieć konsekwencje kolejnych posunięć przedsiębiorstwa. Dashboardy pomagają nie utonąć w morzu danych — podkreśla Kamil Sumara. Główna zaleta kokpitów? Zbierają dane z wielu źródeł (np. systemów zarządczych, serwisów społecznościowych, struktur raportowania) i wyświetlają je na jednym ekranie, np. w formie interaktywnych tabel, wykresów czy animacji. Przedstawiają wartości najważniejszych wskaźników, bez konieczności zagłębiania się w systemy analityczne.
Samoobsługowy menedżer
Jacek Kowalczyk, analityk internetowy w firmie MakoLab, określa interaktywne ekrany jako „migawkę” aktualnej sytuacji w firmie, poszczególnych oddziałach i departamentach. Opowiada o jednym z klientów jego spółki, międzynarodowym producencie z branży chemicznej, który zamówił dashboard atrakcyjnie prezentujący dane geograficzne. Zgodnie z jego życzeniem powstała animowana mapa-globus. Efekt? — Kadra kierownicza może się skoncentrować na wyciąganiu faktycznych wniosków, a nie na zbieraniu informacji czy przełączaniu się pomiędzy systemami — zachwala Jacek Kowalczyk.
Dashboardy to nie produkt masowy. Każda wersja jest inna, ściśle dopasowana do oczekiwań konkretnej firmy. Nie dość tego: kokpity coraz częściej opracowywane są na bieżąco, stosownie do zmieniających się potrzeb menedżera. Takie możliwości daje m.in. oprogramowanie SAP Crystal Dashboard Design, którego wyróżnikiem jest interpretacja i wizualizacja danych w czasie rzeczywistym. — Dysponując informacjami, czy to z prostych aplikacji BI, czy z tak zaawansowanych systemów jak SAP HANA, menedżer może samodzielnie tworzyć dashboard dostosowany do jego obecnej potrzeby i wizualizować wiadomości, nad którymi akurat pracuje. Samoobsługa w zakresie narzędzi analitycznych wyzwala w szefach twórcze siły, skłania do poszukiwań i działania — tłumaczy prezes Kinga Piecuch.
Ludzie uwielbiają fakty, liczby i statystyki — twierdzi Jeff Bullas, autor książki „8 Key Steps to Blogging Mastery” („Osiem najważniejszych kroków do mistrzostwa w blogowaniu”). Być może ma rację, ale co za dużo, to niezdrowo. Od czego są jednak technologie business intelligence i big data? Jak przewidują specjaliści Gartnera, w 2020 r. informacje uzyskane w wyniku analizy dużych zbiorów danych przekształcą 80 proc. procesów biznesowych i produktów. Może warto o tym w firmach pomyśleć, zanim inwestycje w kokpity menedżerskie uznamy za zbytek.