Prowadzenie działalności gospodarczej zwykle nie jest łatwe. Zjawiska takie jak spadające marże, niestabilny popyt czy zaostrzająca się konkurencja wymuszają na firmach poszukiwanie narzędzi do poprawy własnej konkurencyjności. Aby uzyskać lepszy wynik, firmy stosują różne sposoby: poszerzanie rynków zbytu, wprowadzanie usprawnień organizacyjnych, poprawę jakości oferowanych produktów, inwestowanie w nowe technologie i coraz doskonalsze systemy informatyczne. Jednak skuteczną drogą do osiągnięcia tego celu jest również zwiększenie świadomości kosztowej wśród pracowników firmy.
Chcesz dowiedzieć się więcje na temat budżetowania? Pobierz bezpłatnego e-booka
Każdy pracuje na wynik
W organizacji świadomej kosztowo wszyscy pracownicy włączeni są w procesy zarządzania kosztami oraz w realizowanie wyznaczonych celów. Tu nie tylko osoby zarządzające, ale także poszczególni menedżerowie oraz pracownicy zdają sobie sprawę z tego, że różnego rodzaju decyzje, działania i obciążenia powodujące powstawanie kosztów wpływają na końcowy wynik firmy. Co więcej, wszystkie te osoby są w stanie odpowiednio reagować na zagrożenia i szanse związane z kosztami. Warto zatem zadbać, aby każdy pracownik miał świadomość, że od jego działań zależy wynik finansowy firmy, nawet jeśli te działania nie wiążą się z wydawaniem gotówki. Na koszty znacząco wpływa bowiem liczba reklamacji, napraw gwarancyjnych, przepracowane dodatkowe godziny, niepotrzebne wyjazdy, nieskoordynowane delegacje itp.
A jaka jest rzeczywistość?
Co jest kosztem? Czy każdy wydatek jest kosztem? Czy warto ograniczać koszty? Jaki wpływ mają dane koszty na zysk? Z czego biorą się przychody? Kiedy firma zarabia? Skąd się bierze wynagrodzenie? Co to jest amortyzacja?
W wielu organizacjach te i podobne pytania często pozostają bez odpowiedzi, a czasem w ogóle nie są zadawane. Zdarza się, że nawet menedżerowie nie wiedzą, jak ich decyzje kosztowe przekładają się na wynik firmy. Pracownikom zaś często brakuje podstawowej wiedzy ekonomicznej.
Aby zwiększyć świadomość kosztów…
Budowanie świadomości kosztowej menedżerów i pracowników należy zacząć od szkoleń w celu zwiększenia wiedzy pracowników w tym zakresie. Warto, aby takie szkolenia obejmowały zagadnienia rachunku zysków i strat, definicje kosztów oraz ich wpływ na wyniki firmy. W ich efekcie pracownicy powinni uzyskać informacje na temat tego, skąd się biorą pieniądze w firmie, co wpływa na wynik, kiedy pojawiają się koszty, w jaki sposób każdy z nich na swoim odcinku wpływa na powstawanie kosztów. Ważne, aby ta wiedza została przekazana nie tylko kadrze menedżerskiej, ale całej organizacji. Również szeregowi pracownicy powinni wiedzieć, dlaczego podejmowane są działania związane ze zwiększeniem efektywności kosztowej i do czego doprowadzi brak takich działań.
W następnym etapie konieczne jest wyposażenie menedżerów w narzędzia wspomagające podejmowanie decyzji kosztowych oraz planowanie kosztów, a także ułatwiające przekazywanie informacji zwrotnej o osiąganych wynikach. Takie działania, wsparte odpowiednimi narzędziami, zapewnią rzeczywistą optymalizację kosztów oraz długofalowy wzrost efektywności.
Połączenie wiedzy oraz motywacji to klucz do osiągnięcia długotrwałej efektywności kosztowej. Dlatego też warto zadbać, aby w firmie został wprowadzony system motywacyjny powiązany z efektywnością kosztową (dla menedżerów np. premia za wyniki firmy). Należy także wewnętrznie promować i premiować inicjatywy optymalizujące koszty. Skutkiem tych działań będą bowiem świadome decyzje kosztowe tych wszystkich, którzy takie decyzje podejmują.
Wyznaczyć cele
Budowanie świadomości kosztowej wymaga także ustalenia celów i wspólnego dążenia do ich realizacji. Konieczny jest system sterowania organizacją, zorientowany na osiągnięcie wyznaczonych celów, realizowany poprzez planowanie i kontrolę, z uwzględnieniem działań korygujących. Ważny jest przy tym dostęp do informacji z odpowiedniego poziomu, w zależności od roli w organizacji. Taki system powinien także dostarczać twardych danych nie tylko z zakresu celów finansowych, ale także na temat stopnia realizacji celów „miękkich”.
Wielki cel firmy składa się z małych celów, za których osiągnięcie odpowiadają konkretni ludzie. Dlatego właśnie wszyscy menadżerowie powinni mieć konkretną informację o wyznaczonych im celach oraz dostęp do narzędzi pozwalających monitorować uzyskiwane wyniki. Odpowiednie zaplanowanie celów oraz bieżąca analiza ich stopnia realizacji dadzą organizacji świadomość, w jakim miejscu obecnie znajduje się przedsiębiorstwo.
Budżetowanie, czyli do czego dąży organizacja
Narzędziem controllingowym do planowania celów jest budżetowanie. To proces prognozowania przyszłego stanu przedsiębiorstwa, jego aktywów, kapitałów, kosztów i przychodów oraz innych planowanych wielkości wartościowych i ilościowych. Pozwala na symulowanie i ukazywanie finansowych efektów planowanych zdarzeń gospodarczych. Polega na postawieniu konkretnych mierzalnych celów przychodowych, kosztowych i wynikowych przedsiębiorstwa, stanowiących podstawę i punkt odniesienia do podejmowania świadomych decyzji kosztowych.
Udział menedżerów w tworzeniu celów oznacza lepsze i bardziej realne zaplanowanie tego, co firma chce osiągnąć, jak również pozwala przenieść na nich część odpowiedzialności za realizację celów. Wieloosobowa praca nad budżetem daje większe możliwości całej organizacji, ale wymaga również monitorowania postępu prac wielu osób nad poszczególnymi budżetami. Z uwagi na warto zadbać, aby wprowadzane wartości i zmiany do budżetów cząstkowych były automatycznie nanoszone na budżet finalny.
Warto budżetować nie tylko wartości, bo istotne bywają także kategorie ilościowe. Planowanie kosztów powinno być wielowymiarowe — w takich układach danych, które dają wiedzę o zdarzeniach i są podstawą do podejmowania świadomych decyzji zarządczych. Struktura budżetowa powinna być dostosowana do indywidualnych potrzeb kierownictwa firmy oraz poszczególnych menedżerów. Wielowymiarowe analizy, symulacje z uwzględnieniem danych ilościowych oraz badanie wpływu różnych czynników na realizację celów w różnych okresach umożliwiają podejmowanie strategicznych dla firmy decyzji.
Opracowując budżet, organizacja zyskuje świadomość swoich celów wartościowych i ilościowych oraz uczy się poprawnie planować. Ma także zapewnioną możliwość badania stopnia realizacji przyjętych założeń, czyli szybkiej oceny sytuacji firmy i podjęcia właściwych decyzji.
Wykonanie budżetu
Aby budować rzeczywistą świadomość kosztową, dane z wykonania należy udostępniać pracownikom zgodnie z ich rolą w organizacji oraz z uwzględnieniem zakresu potrzebnych im danych. Gwarancją otrzymania szybkiej informacji zwrotnej jest udostępnianie zarządzającym danych z wykonania w identycznym układzie jak dane w budżetach. Wartości do systemu controllingowego powinny być w miarę możliwości pobierane na bieżąco z systemów informatycznych oraz automatycznie kalkulowane i przeliczane.
Należy zadbać, aby menedżerowie, podejmując decyzję o dokonaniu konkretnego zakupu, mogli sprawdzić stan wykonania budżetu w tym zakresie i podjąć decyzję o zakupie po weryfikacji budżetu. Informacja o kosztach powinna być dostępna dla osób zarządzających na różnych etapach obiegu dokumentu. Jeżeli dane będą dostępne dopiero po dekretacji faktury kosztowej, to w momencie zakupu można już przekroczyć budżet. Trzeba także pamiętać o sprawdzeniu zaakceptowanego zapotrzebowania, faktur w obiegu oraz już zaksięgowanych dokumentów. Tylko wtedy można uzyskać pełną informację, czy dany zakup można zrealizować.
Analizy i raportowanie
Dla organizacji świadomej kosztowo ważny jest dostęp do raportów i analiz w wielu układach — szybkie tworzenie raportów (ad hoc) oraz analizowanie przyczyn i źródeł otrzymanych wyników (drill down). Kluczowe osoby w firmie powinny mieć możliwość korzystania z mobilnych kokpitów do monitorowania sytuacji firmy. Stanowią one wsparcie w szybkiej ocenie stanu kluczowych wskaźników kondycji przedsiębiorstwa i ułatwiają analizowanie niepokojących odchyleń. Budowanie świadomości kosztowej, powiązanie jej z motywacją pracowników i menedżerów oraz zastosowanie właściwych narzędzi controllingowych, w tym budżetowania, pozwala firmie uzyskać znaczącą przewagę konkurencyjną. W dobrze rozumianym controllingu każdy pracownik powinien mieć świadomość swojego miejsca w organizacji oraz znać stawiane przed nim cele. Budowanie świadomości kosztowej oraz zastosowanie controllingu to elementy skutecznego i nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem.
Mariusz Godlewski, Macrologic SA