Pozwól swoim pracownikom odnieść sukces w świecie, w którym różne technologie ciągle walczą o ich uwagę.
Pracowała na jednym z uniwersytetów, czyli w miejscu, które mało kto kojarzy z chaosem. Mimo to swoje biurowe życie określiła jako szalone. Zapytano ją, co dokładnie ma na myśli. „Ludzie używają komunikatorów internetowych bez umiaru – odpowiedziała. – Mam wrażenie, jakby mój ośrodkowy układ nerwowy był powiązany ze wszystkimi współpracownikami”.
To, czego doświadczała ta kobieta, ma fachową nazwę: technostres, i polega na odczuwaniu napięcia związanego z ciągłą interakcją z technologiami. Już co czwarty Polak (25 proc.) skarży się na tę przypadłość – wynika z „Raportu o dobrym samopoczuciu. Praca w domu ‘22”, opublikowanego przez NFon (europejski dostawca zintegrowanej komunikacji biznesowej z chmury) i Statistę Q (instytucja badawcza).
Żeby mieć jasność: technostres znany był długo przed przeniesieniem biur do naszych sypialni i salonów z powodu pandemii. Niemniej zjawisko przybrało na sile wraz z upowszechnieniem się pracy hybrydowej i zdalnej, bo rozrzuceni po mieście, kraju lub świecie coraz częściej musimy kontaktować się przez komunikatory, esemesy i mejle, co osłabia nasze zdrowie i nerwy. Jak zredukować technostres?
W beczce McLuhana
Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto przywołać koncepcję Marshalla McLuhana, wykładowcy literatury angielskiej z Kanady, który w latach 60. XX w. zdobył rozgłos dzięki swoim przemyśleniom na temat odkrywania sensu życia w hiperpołączonym świecie. Za jego czasów, podobnie jak dzisiaj, panował lęk, że media zmienią ludzi w bezwolne automaty. Kanadyjczyk nie podzielał tych obaw. Uważał, że skoro ludzkość tworzy narzędzia, może je mieć pod kontrolą. Wystarczy włączyć świadomość. Mało tego – profesor dał konkretną radę, jak się nie dać przytłoczyć technologii.
Marshall McLuhan przypomniał nowelę Edgara Allena Poego o człowieku, który wybrał się wraz z dwoma braćmi na połów ryb. W morze uderzył huragan, a ich statek, razem z innymi jednostkami, wpadł w ogromny wir. Jednego z braci porwały fale, drugi oszalał ze strachu i utonął. Tylko nasz bohater zachował zimną krew. Obserwował, co wir robi z resztkami łodzi. Większość znikała pod powierzchnią, tylko cylindryczne obiekty nie dawały się połknąć żywiołowi. Rybak przywiązał się więc do beczki, wyskoczył ze łodzi i po kilku godzinach został wyłowiony.
Według Marshalla McLuhana zalew informacji i bodźców nie może nas paraliżować. Powinniśmy jak ów ocaleniec z noweli Poego wykazać się pomysłowością i złapać się czegoś solidnego, odpowiednika niezatapialnej beczki. Tym czymś – według Gernota Hofstettera, dyrektora zarządzającego spółki NFon w Austrii i Europie Środkowo-Wschodniej – jest integracja cyfrowej komunikacji w ramach spójnego systemu (ang. unified communications – UC). Jako przykład podaje inteligentną platformę NFon Cloudy, która umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości w jednym panelu, co chroni zatrudnionych przed dzieleniem uwagi na wiele różnych aplikacji. Z takich rozwiązań, usprawniających m.in. komunikację, obieg dokumentów i tłumaczenia, chciałoby korzystać 16 proc. Polaków (zdecydowanie więcej niż w innych krajach europejskich).
Pracownicy przeskakują między zadaniami średnio co trzy minuty zazwyczaj dlatego, że rozpraszają ich mejle lub telefony. Kiedy ich uwaga zostanie odwrócona, powrót do pierwotnego zadania zajmuje ponad pół godziny.
– W zwalczaniu technostresu paradoksalnie ogromną rolę odgrywają technologie, które mogą znacząco ułatwić pracę i poprawić jakość życia zawodowego i prywatnego. Umiejętne wspomaganie się innowacjami IT w organizacji pracy i komunikacji w zespole przyspiesza wiele procesów i poprawia efektywność – mówi Gernot Hofstetter.
Z drugiej strony takie usprawnienia powstrzymują falę odejść. Co piąty (22 proc.) Kowalski zerwał umowę z pracodawcą z powodu przeciążenia oprogramowaniem i aplikacjami (średnia europejska – 16 proc.), a jeden na dziesięciu (11 proc.) ze względu na problemy techniczne ze sprzętem (w Europie 14 proc.).
Technologie UC mogą jednak nie wystarczyć. Oto dlaczego: pracownicy skarżą się nie tylko na technostres, lecz także na konieczność bycia dyspozycyjnym przez całą dobę. Co piąty (20 proc.) badany przez NFon i Statisticę Q w Polsce ma dość dostępności w trybie 24/7, a co trzeci (34 proc.) narzeka na zatarcie granic między sferą prywatną a zawodową. Dwóch na pięciu (40 proc.) chciałoby wyraźnie oddzielić karierę od życia osobistego (to również najwyższy odsetek w Europie).
Zlekceważenie tej potrzeby grozi utratą kadr. Już co piąty Kowalski (ponad 19 proc.) złożył wypowiedzenie z powodu wymagania nieprzerwanej dyspozycyjności – to drugi wynik w Europie po Niemczech, gdzie odsetek rezygnacji z pracy z tego powodu nieznacznie przekracza 22 proc. (średnia europejska wynosi niespełna 17 proc.).
Poznaj program konferencji “Komunikacja wewnętrzna”, 29 marca 2023, Warszawa >>
Kiedy mejle to mobbing
Nie ma znaczenia, czy korzystamy z wielu różnych programów i aplikacji, czy tylko z jednej platformy komunikacyjnej, w obu przypadkach nie należy przesadzać z liczbą i długością interakcji. Powód jest oczywisty: bez cyfrowej łączności nie byłaby możliwa praca na odległość, ale „cyfrowe przeciążenie smaży nasze mózgi”, jak ostrzega amerykański magazyn „Wired” poświęcony wpływowi technologii na społeczeństwo, kulturę i biznes. Chodzi zarówno o dobrostan, jak i produktywność zatrudnionych. Jak pracownik ma się skupić na obowiązkach, skoro ciągle musi odbierać telefony oraz reaguje na esemesy i mejle? Albo jak menedżer podejmie właściwą decyzję, gdy w tej samej chwili czyta na laptopie raport, zatwierdza na smartfonie wniosek urlopowy i ogląda ofertę handlową na tablecie? Po każdej, nawet krótkiej przerwie w pracy powrót do pełnego skupienia zajmuje średnio 23 minuty i 15 sekund – wynika z badania Microsoftu (według innych analiz trwa to nawet dłużej). W tym czasie zadania służbowe wykonujemy na pół gwizdka lub źle, co się przekłada nie tylko na naszą indywidualną efektywność, ale też wyniki przedsiębiorstwa.
Do pewnej powściągliwości komunikacyjnej przynagla również kodeks pracy, według którego pracownik nie jest obowiązany pozostawać w dyspozycji pracodawcy w czasie wolnym, z wyjątkiem dyżuru. Szef może wprawdzie wysyłać wiadomości lub dzwonić do podwładnych poza godzinami pracy, ale oni nie muszą mu wtedy odpowiadać. I lepiej, aby takie kontakty były rzadkie i naprawdę uzasadnione. W przeciwnym razie mogą być uznane za mobbing. Dlatego niektóre firmy nakazują menedżerom, by wstrzymali się od wydawania poleceń służbowych w porze nocnej, w trakcie urlopów wypoczynkowych lub choroby.
Straszenie konsekwencjami prawnymi to jednak ostateczność. Dojrzałe przedsiębiorstwa i zespoły można poznać po wysokiej kulturze komunikacyjnej, dzięki której nikt – tak jak wspomniana pracownica uniwersytetu – nie nazwie swego życia zawodowego szalonym. Przy dobrym zarządzaniu cyfrowe informacje i bodźce pozostaną pod kontrolą.
