Cyfryzacja kadr to żaden luksus

opublikowano: 17-06-2019, 22:00

48 proc. dokumentów pracowniczych jest w wersji papierowej. Jakie wynikają z tego straty?

Jakie trzy obowiązki są najbardziej uciążliwe dla pracowników działów HR? Co trzeci specjalista personalny narzeka na raportowanie, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne (do ZUS, GUS, skarbówki oraz innych organów kontroli i administracji publicznej). Co czwarty utyskuje na formalności, których wymagają urzędy i instytucje nadzoru, a co piąty — na konieczność oceny zatrudnionych. Nie dość, że biurokracja jest nadmierna, to jeszcze połowa dokumentów kadrowych jest w papierze — wynika z badania Instytutu Kapitału Ludzkiego (IKL) warszawskiej SGH, zrealizowanego na zlecenie firmy Iron Mountain Polska, specjalizującej się w zarządzaniu informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów.

— Pozostając przy papierologii, przedsiębiorstwa zmniejszają swoją efektywność. Warto skorzystać z możliwości, które oferują narzędzia IT. Dzięki nim ograniczymy wysiłek zespołu HR i ułatwimy życie pozostałym pracownikom — komentuje dr hab. Tomasz Rostkowski, kierownik Zakładu Zarządzania Kapitałem Ludzkim w IKL SGH.

Digitalizacja i outsourcing

Samo tylko raportowanie pochłania działom personalnym średnio 50 godzin miesięcznie. Sylwia Pyśkiewicz, prezes Iron Mountain, jako antidotum na marnotrawstwo czasu zaleca cyfryzację i outsourcing HR.

— Na zewnętrznych ekspertów można scedować przynajmniej część procesów HR, np. rekrutację. Partnerzy technologiczni chętnie zaś podejmą się automatyzacji działań i digitalizacji — mówi Sylwia Pyśkiewicz.

Informatyzacja HR nie wystarczy. Zamianę systemów analogowych na cyfrowe warto przeprowadzić w całym biurze — to natomiast pogląd Pawła Barskiego, dyrektora marketingu w Ricoh Polska. Tyle że trzeba to zrobić dobrze. Tymczasem — według badań jego spółki — pracownicy administracyjni zmagają się ze skomplikowaną digitalizacją dokumentów (41 proc.), nieefektywnymi procesami wewnętrznymi, czyli tzw. efektem wąskiego gardła (39 proc.) oraz nieintuicyjnym systemem archiwizacji (37 proc.). Skutkuje to niedotrzymywaniem terminów (48 proc.) i gorszą obsługą klientów (48 proc.). Przyczyny tkwią w kulejącej organizacji, źle zaprojektowanych procesach i braku odpowiedniej infrastruktury lub jej niedopasowaniu do zadań.

— Szybkie tempo zmian sprawia, że przedsiębiorstwo musi działać elastycznie. Wymaga to odpowiedniego dostosowania zaplecza technologicznego i kultury organizacyjnej — podkreśla Paweł Barski.

Dostęp z każdego miejsca

Podejmując decyzje o inwestycji w urządzenia wielofunkcyjne (druk, skanowanie, faksowanie), należy wziąć pod uwagę możliwość ich aktualizacji i dopasowania do zmieniających się potrzeb — uważa przedstawiciel Ricoh.

Natomiast szefowa spółki Iron Mountain dodaje, że wybierając oprogramowanie trzeba pytać o takie, które pozwoli oszczędzić czas, przestrzeń, infrastrukturę, a jednocześnie jest łatwe w obsłudze. Ideałem jest sytuacja, gdy specjalista HR ma nieograniczony dostęp do teczek personalnych pracowników w każdym miejscu i czasie.

— Wszystkie te warunki spełnia nasz produkt: E-teczka. Po jego wdrożeniu dział HR zaoszczędzi około 30 proc. czasu traconego dziś bezproduktywnie na poszukiwanie i uzupełnianie danych pracowników. To przełoży się na całe dni, tygodnie i miesiące, które można poświęcić na strategiczne zadania służące rozwojowi firmy i pracowników — zachwala Sylwia Pyśkiewicz.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu