Czytasz dzięki

Cyfryzacja kadr to żaden luksus

opublikowano: 17-06-2019, 22:00

48 proc. dokumentów pracowniczych jest w wersji papierowej. Jakie wynikają z tego straty?

Jakie trzy obowiązki są najbardziej uciążliwe dla pracowników działów HR? Co trzeci specjalista personalny narzeka na raportowanie, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne (do ZUS, GUS, skarbówki oraz innych organów kontroli i administracji publicznej). Co czwarty utyskuje na formalności, których wymagają urzędy i instytucje nadzoru, a co piąty — na konieczność oceny zatrudnionych. Nie dość, że biurokracja jest nadmierna, to jeszcze połowa dokumentów kadrowych jest w papierze — wynika z badania Instytutu Kapitału Ludzkiego (IKL) warszawskiej SGH, zrealizowanego na zlecenie firmy Iron Mountain Polska, specjalizującej się w zarządzaniu informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów.

— Pozostając przy papierologii, przedsiębiorstwa zmniejszają swoją efektywność. Warto skorzystać z możliwości, które oferują narzędzia IT. Dzięki nim ograniczymy wysiłek zespołu HR i ułatwimy życie pozostałym pracownikom — komentuje dr hab. Tomasz Rostkowski, kierownik Zakładu Zarządzania Kapitałem Ludzkim w IKL SGH.

Digitalizacja i outsourcing

Samo tylko raportowanie pochłania działom personalnym średnio 50 godzin miesięcznie. Sylwia Pyśkiewicz, prezes Iron Mountain, jako antidotum na marnotrawstwo czasu zaleca cyfryzację i outsourcing HR.

— Na zewnętrznych ekspertów można scedować przynajmniej część procesów HR, np. rekrutację. Partnerzy technologiczni chętnie zaś podejmą się automatyzacji działań i digitalizacji — mówi Sylwia Pyśkiewicz.

Informatyzacja HR nie wystarczy. Zamianę systemów analogowych na cyfrowe warto przeprowadzić w całym biurze — to natomiast pogląd Pawła Barskiego, dyrektora marketingu w Ricoh Polska. Tyle że trzeba to zrobić dobrze. Tymczasem — według badań jego spółki — pracownicy administracyjni zmagają się ze skomplikowaną digitalizacją dokumentów (41 proc.), nieefektywnymi procesami wewnętrznymi, czyli tzw. efektem wąskiego gardła (39 proc.) oraz nieintuicyjnym systemem archiwizacji (37 proc.). Skutkuje to niedotrzymywaniem terminów (48 proc.) i gorszą obsługą klientów (48 proc.). Przyczyny tkwią w kulejącej organizacji, źle zaprojektowanych procesach i braku odpowiedniej infrastruktury lub jej niedopasowaniu do zadań.

Stać cię na więcej
Newsletter autorski Mirosława Konkela
ZAPISZ MNIE
×
Stać cię na więcej
autor: Mirosław Konkel
Wysyłany raz w tygodniu
Mirosław Konkel
Jesteś lepszy, niż ci się wydaje, ale nie tak dobry, jak mógłbyś być. Zapisz się na newsletter - znajdź inspiracje i odpowiedzi na ważne pytania.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

— Szybkie tempo zmian sprawia, że przedsiębiorstwo musi działać elastycznie. Wymaga to odpowiedniego dostosowania zaplecza technologicznego i kultury organizacyjnej — podkreśla Paweł Barski.

Dostęp z każdego miejsca

Podejmując decyzje o inwestycji w urządzenia wielofunkcyjne (druk, skanowanie, faksowanie), należy wziąć pod uwagę możliwość ich aktualizacji i dopasowania do zmieniających się potrzeb — uważa przedstawiciel Ricoh.

Natomiast szefowa spółki Iron Mountain dodaje, że wybierając oprogramowanie trzeba pytać o takie, które pozwoli oszczędzić czas, przestrzeń, infrastrukturę, a jednocześnie jest łatwe w obsłudze. Ideałem jest sytuacja, gdy specjalista HR ma nieograniczony dostęp do teczek personalnych pracowników w każdym miejscu i czasie.

— Wszystkie te warunki spełnia nasz produkt: E-teczka. Po jego wdrożeniu dział HR zaoszczędzi około 30 proc. czasu traconego dziś bezproduktywnie na poszukiwanie i uzupełnianie danych pracowników. To przełoży się na całe dni, tygodnie i miesiące, które można poświęcić na strategiczne zadania służące rozwojowi firmy i pracowników — zachwala Sylwia Pyśkiewicz.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane