Już 59 proc. firm wykorzystuje w codziennej pracy elektroniczny obieg dokumentacji, jednak tylko 27 proc. zdigitalizowało wszystkie obszary działalności – wynika z raportu Webcon. Co ciekawe, 54 proc. ankietowanych nie widzi potrzeby digitalizacji, dla 28 proc. przeszkodą są zbyt wysokie koszty działania, a dla 17 proc. - niewystarczające wewnętrzne zasoby IT.
Popularność cyfryzacji
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) pozwala procesować każdy rodzaj dokumentacji za pośrednictwem systemu, którego działanie można dopasować do potrzeb organizacji. W raporcie firmy Webcon czytamy, że EOD jest popularny głównie w firmach dużych (82 proc. z nich korzysta na co dzień z takich systemów) oraz w średnich (76 proc.). Na drugim końcu skali znalazły się mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające do dziewięciu pracowników. Tylko 29 proc. z nich zadeklarowało, że korzysta z elektronicznych wersji dokumentów.
28 proc. ankietowanych polskich firm zaznacza, że w pełni zautomatyzowało obszary IT, HR i finanse. Z kolei 27 proc. respondentów stosuje EOD do pełnej kontroli działań operacyjnych (m.in. obieg umów, repozytorium dokumentów). Ponadto 24 proc. przedsiębiorstw kompleksowo zdigitalizowało procesy marketingowe i sprzedażowe, np. obsługę reklamacji.
Digitalizacja obejmuje najczęściej przedsiębiorstwa z sektora wysokich technologii (76 proc.) oraz produkcyjnego (71 proc.). Najwięcej do nadrobienia w tej kwestii mają firmy handlowe (56 proc.) i usługowe (54 proc.).
Przeszkody i obawy
Jak wynika z analizy Webcon, 16 proc. firm w Polsce wciąż używa wyłącznie poczty elektronicznej i dokumentacji papierowej do działań związanych z marketingiem i sprzedażą, natomiast 11 proc. opiera się na nich w przypadku procesów kadrowych, a 7 proc. - w dziedzinie finansów, np. akceptacji faktur kosztowych.
Z czego korzystają firmy, które nie przeszły w pełni na elektroniczny obieg dokumentów? Najczęściej starają się połączyć elektroniczny obieg dokumentów z korespondencją mejlową - 67 proc. z nich wykorzystuje ten mariaż do wykonywania bieżącej, operacyjnej pracy, 65 proc. realizuje w ten sposób procesy finansowe, 61 proc. kadrowe, a 60 proc. - marketingowe.
Dlaczego polskie przedsiębiorstwa nadal nie decydują się postawić w pełni na digitalizację? Największą przeszkodę stanowi brak wiary w efektywność nowych technologii – jak wynika z badania, aż 54 proc. zapytanych nie widzi potrzeby wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów. Z kolei 28 proc. obawia się zbyt wysokich kosztów takiego wdrożenia, a 17 proc. wskazuje na niewystarczające zasoby IT w organizacji. Ankietowani rzadziej wskazują na niski poziom kompetencji cyfrowych pracowników (12 proc.) oraz zbyt długi czas trwania projektu wdrożenia systemu EOD (9 proc.).
Z badania wynika, że duże przedsiębiorstwa jako największe korzyści z EOD wskazują szybszy dostęp do dokumentów (49 proc.) oraz względy kosztowe (39 proc.). Średniej wielkości firmy cenią sobie przede wszystkim względy ekologiczne (37 proc.) oraz możliwość automatycznej archiwizacji dokumentów (34 proc.), natomiast małe organizacje natomiast podkreślają bezpieczeństwo danych (35 proc.).
– Mimo że wiele firm dopiero myśli o cyfryzacji biznesu albo jest w trakcie takiego projektu, ale nie planuje całkowicie zrezygnować z innych sposobów organizacji procesów, wkrótce przewagi EOD nad tradycyjnym obiegiem dobitnie przekonają niezdecydowanych do takiego rozwiązania. Nie ulega wątpliwości, że EOD przynosi biznesowi mierzalne korzyści – właśnie dlatego to dobry start w cyfrową transformację firmy – podsumowuje Radosław Majer, menedżer ds. kluczowych klientów w firmie Webcon.