Postęp cyfryzacji sprawił, że informacje zawarte na nośnikach analogowych, np. w książkach czy mapach przenoszone są do komputera w celu stworzenia cyfrowej wersji. Nie inaczej jest z firmowymi dokumentami. Digitalizacja w tym obszarze, czyli podejście paperless, staje się coraz ważniejszym elementem funkcjonowania zarówno małych, jak i dużych firm. Czym jest elektroniczny obieg dokumentacji i czy warto go wprowadzić?
– Mimo wymogów komunikacji elektronicznej z szeregiem urzędów, podpisywania elektronicznie sprawozdań czy perspektywy wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur nadal ponad połowa firm w Polsce, szczególnie MŚP, nie wdrożyła elektronicznego obiegu dokumentów. Warto jednak zauważyć, że - szczególnie w urzędach - proces cyfrowy bywa stosowany zamiennie z papierowym, co kończy się wydrukowaniem dokumentu, podpisaniem, zeskanowaniem i odesłaniem go dalej. Mimo wszystko firmy powinny zadbać o wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i zmiany w procesach, które ich dotyczą – mówi Piotr Mieczkowski, dyrektor zarządzający w fundacji Digital Poland.
Od czego zacząć
Warto określić procedury, które ujednolicą proces digitalizacji. Papierowe dokumenty przeznaczone do kopiowania powinny zostać dokładnie sprawdzone, przygotowane i oznaczone. Analogowy stan oryginału musi być na tyle dobry, by cyfrowa kopia była czytelna i wysokiej jakości. Proces kopiowania odbywa się przy użyciu specjalistycznego sprzętu.
– Zmiany najlepiej zacząć od analizy potrzeb i możliwości. Pierwszą robi firma podejmującą się zmiany, a eksperci doradzają w kolejnych obszarach. Często zdarza się, że przedsiębiorstwa muszą „dorosnąć” do takich modyfikacji i odpowiednio zachęcić do nich pracowników. Podczas analizy wyznaczamy obszary działalności firmy, które są do ucyfrowienia w pierwszej fazie, poznając również cel takich zmian w organizacji. Zazwyczaj projekty dzielimy na mniejsze etapy, nie realizujemy ich od razu w całości – mówi Artur Miękina, dyrektor sprzedaży projektów kluczowych w Asseco Data Systems.
Plusy – mniej papieru
Prozaiczna, lecz znacząca dla wielu organizacji korzyść wynikająca z digitalizacji dokumentów to oszczędność przestrzeni biurowej. Efektem będzie łatwiejsze wyszukiwanie danych w systemie archiwizacji komputerowej. Co istotne, dostęp do elektronicznych dokumentów możliwy jest z każdego miejsca i zazwyczaj o każdej porze. Digitalizacja to także okazja do wprowadzenia silnego zabezpieczenia dokumentów poprzez ochronę hasłową akt. Warto zauważyć, że odzyskiwanie materiałów cyfrowych jest możliwe nawet w przypadku awarii.
– Dla większości organizacji, szczególnie prowadzących sprzedaż, ważny jest również bardzo szybki dostęp do dokumentów, nawet w terenie, niezależnie od miejsca pobytu pracownika, która ich potrzebuje. Z kolei z punktu widzenia kontrolingu i tzw. compliance [zgodność z istniejącymi przepisami prawnymi – red.] atutem jest możliwość monitorowania tego, co dzieje się z danym dokumentem, a także kto miał do niego dostęp i jakie czynności wykonał. Elektroniczny obieg dokumentów skraca też czas potrzebny do zatwierdzenia dokumentów i decyzji. Wiele z nich może być wydawanych natychmiastowo, również w sposób zautomatyzowany – zaznacza Piotr Mieczkowski.
Jak jednak w każdym procesie, tak i w tym istnieje pewne ryzyko. Pod uwagę należy wziąć cyberzagrożenia - odpowiednio ochronić dane przed atakiem hakerskim i ich kradzieżą. Konieczność skutecznego zabezpieczenia dokumentów wynika także z przepisów. Przedsiębiorstwo zobowiązane jest zabezpieczyć archiwum w taki sposób, by żadne poufne informacje nie znalazły się w posiadaniu niepowołanych osób. W wielu przypadkach okazuje się, że zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanym dokumentom jest dużo łatwiejsze w przypadku ich wersji cyfrowych niż tradycyjnych papierowych.
Warto dodać, że stosowanie przez firmę nowoczesnych metod i technologii jest pozytywnie odbierane przez klientów i partnerów biznesowych. Digitalizacja dokumentów przyspiesza czynności biznesowe, np. wysłanie wizytówek, ofert, faktur czy podpisywanie kontraktów.
– Działania w duchu paperless przynoszą firmom korzyści w różnych aspektach. Przede wszystkim są to plusy ekonomiczne, a im więcej procesów w organizacji obsługiwanych jest w sposób cyfrowy, tym większy ekonomiczny sens tego działania. Dzięki digitalizacji możemy szybko wymienić i przetworzyć dokumenty z klientem zewnętrznym. Trzecim aspektem jest oddziaływanie na środowisko. Realizujemy kampanię „Biznes Bez Papieru”, której celem jest zwiększanie świadomości firm o korzyściach wynikających z cyfryzacji i wskazywanie, jak dzięki niej mogą podnieść efektywność swojego biznesu. Tam, gdzie jest to możliwe, sugerujemy zastąpienie procesów papierowych cyfrowymi - oczywiście z uwzględnieniem aspektów technicznych, organizacyjnych i prawnych – wskazuje Artur Miękina.
Ze specjalistami czy samemu
Są dwa sposoby przeprowadzania cyfryzacji dokumentów firmowych. Pierwszy – samodzielnie przez przedsiębiorstwo, drugi – przy wsparciu zewnętrznych profesjonalistów z tego zakresu. Firmy przyjmują różną taktykę działań w tym zakresie. Od czego ona zależy? Zazwyczaj od liczby i wielkości dokumentów, które muszą zostać poddane cyfryzacji. Jednakże, korzystając z usług firmy zewnętrznej, zleceniodawca jedynie przekazuje dokumentację papierową, a reszta pracy należy do usługobiorcy. Natomiast samodzielnie przeprowadzany proces digitalizacji wymaga znacznie dużo więcej czasu i uwagi.
– Większość firm nie rozumie, że paperless oznacza całkowite wyzbycie się papieru we wszystkich procesach w organizacji, a także wdrożenie podpisu kwalifikowanego. W przypadku MŚP częstą barierą jest brak pieniędzy na cyfryzację oraz brak odpowiedniej kadry, która miałaby wdrożyć takie rozwiązania. Jednym z większych problemów wskazywanym przez połowę pracowników są różnego rodzaju mity dotyczące digitalizacji. Przykładowo 43 proc. uważa, że dokument bez pieczątki skierowany do urzędu jest nieważny. Natomiast 53 proc. jest zdania, że dokumenty elektroniczne można łatwiej skopiować i wykraść niż wersje papierowe. Dlatego wprowadzając digitalizację dokumentów, należy postawić także na edukację pracowników i kontrahentów – podkreśla Piotr Mieczkowski.