Kto i jak tworzy fundusz socjalny w firmie? Jakich świadczeń szef może z niego udzielać pracownikom? Dlaczego firma ma z tego korzyść?
Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mają pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast pracodawcy, którzy mają mniej niż 20 pracowników, mogą, ale nie muszą go wprowadzić. Mają za to obowiązek wypłacania jednorazowego świadczenia urlopowego. Większe firmy mogą zrezygnować z funduszu, pod warunkiem że taki zapis zostanie skonsultowany z przedstawicielem załogi, a także znajdzie się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania.
Na co te pieniądze?
Środki z funduszu świadczeń socjalnych pracodawca może przeznaczyć wyłącznie na działalność socjalną — czyli np. sfinansować lub dofinansować pracownikowi sanatorium, ośrodek wczasowy, żłobek, przedszkole, udzielić zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy mieszkaniowej. Z funduszu nie może natomiast opłacać dojazdów do pracy, posiłków, zakładowej opieki medycznej, składek na ubezpieczenia zdrowotne, życiowe, emerytalne, organizację szkoleń zawodowych. W grę nie wychodzi też pokrycie kosztów jubileuszy, rocznic czy prezentów z okazji Dnia Kobiet. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie narzuca rozdzielania zasobów funduszu na poszczególne cele. To pozostaje w gestii pracodawcy, który powinien określić zasady dysponowania pieniędzmi w regulaminie wewnętrznym
— Może zaznaczyć, że pieniądze będą np. przeznaczane na pożyczki mieszkaniowe, remonty i bony świąteczne albo np. tylko na dofinansowanie wypoczynku — mówi Teresa Piotrowicz, kierownik działu kadr i płac z FPA Group.
Do obowiązków szefostwa należy również analiza sytuacji życiowej i finansowej podwładnych, opracowanie jasnych kryteriów ubiegania się o środki, współpraca z przedstawicielami załogi lub związków zawodowych.
— Podstawową regułą jest pierwszeństwo w kolejce po pomoc dla osób o najniższym dochodzie na członka rodziny — mówi Teresa Piotrowicz.
Środki funduszu muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Pracodawca musi pamiętać, że spoczywa na nim odpowiedzialność za ich wykorzystanie zgodnie z przepisami ustawy o funduszu świadczeń socjalnych. Jeśli dojdzie do naruszenia przepisów, grozi mu postępowanie w sądzie pracy i kara grzywny do 5 tys zł.
Dla kogo fundusze
Świadczenia z funduszu otrzymują obecni i byli pracownicy firmy zatrudnieni na umowę o pracę oraz ich rodziny. W tym gronie znajdują się również przebywający na urlopach wychowawczych, pracownicy sezonowi oraz przejęci przez nową firmę w wyniku zmiany właściciela, emeryci i renciści oraz ich rodziny i inne osoby, którym pracodawca przyznał to prawo w regulaminie funduszu socjalnego. Mogą to być np. pracownicy placówki ochrony zdrowia obsługującej zakład.
Ile na fundusz i świadczenia
Roczny odpis na fundusz może wynosić 37,5 lub 50 proc. (w przypadku osób, które pracują w szczególnie uciążliwych warunkach) przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (według GUS) w roku poprzednim (lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli wynagrodzenie to było wyższe niż średnioroczne).
Jednorazowe świadczenie urlopowe pracodawca może wypłacić raz w roku każdemu pracownikowi, który bierze urlop wypoczynkowy w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wysokość świadczenia nie może być wyższa od odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. W przypadku osób niezatrudnionych na pełny etat ustala się ją proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
— Jeśli firma wprowadzi świadczenie, to jest zobowiązana do jego wypłaty każdemu uprawnionemu do tego pracownikowi. W razie odmowy podwładny może skierować pozew do sądu pracy — mówi Teresa Piotrowicz.
Jak obliczać odpis na fundusz?
Wysokość odpisu podstawowego oblicza się na podstawie przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych w danym roku. Pod koniec roku jest ona korygowana do stanu faktycznego, który określa się poprzez zsumowanie przeciętnych liczb osób zatrudnionych w kolejnych miesiącach i podzielenie wyniku przez 12. W tej operacji przedsiębiorca uwzględnia pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze, czas wykonywania pracy oraz przebywających na urlopach wychowawczych. Wyłącza m.in. pracowników zatrudnionych na umowę o dzieło, zlecenie, przebywających na bezpłatnych urlopach, właścicieli firmy, jeśli z zakładem nie łączy ich stosunek pracy.
— Odpis na fundusz nalicza się na pełne etaty. Np. osiem osób pracujących na 1/4 wymiaru pracy to 2 etaty — wyjaśnia Teresa Piotrowicz.
Koszty, składki i podatki
Fundusz socjalny to nie tylko obowiązek, ale i korzyść dla firmy. Środki, które pracodawca gromadzi na odrębnym rachunku bankowym, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Oczywiście pod warunkiem przekazania ich na ten rachunek w terminie do 30 września (do 31 maja co najmniej 75 proc. równowartości odpisów).
Świadczenia wypłacane z funduszu są zwolnione ze składek na ZUS. Prawie wszystkie podnoszą podstawę opodatkowania pracownika — np. od bonów towarowych, świątecznych, dofinansowania do urlopu pracodawca musi odprowadzić podatek dochodowy.
— Wyjątkiem są rzeczowe świadczenia do kwoty 380 zł w roku, finansowane w całości z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, np. bilety do kina, teatru, paczki świąteczne oraz wyjazdy zorganizowane na terenie kraju (zimowiska, kolonie) dla dzieci do lat 18 — mówi Adam Mariuk, doradca podatkowy w Deloitte.
Z funduszu można dofinansować działalność rekreacyjno-sportową. Pod względem podatkowym lepiej wynająć dla pracowników basen czy salę fitness, niż kupić wybranym karnety. W pierwszym przypadku od kosztów rekreacji nie trzeba płacić podatku dochodowego. Pieniądze nie mogą być przeznaczone na imprezę jubileuszową czy branżową, jednak — jak radzi Teresa Piotrowicz — można urządzić je pod hasłem imprezy kulturalno-oświatowej.
Okiem eksperta
Dofinansowanie urlopu
Świadczeniami z funduszu objęci są wszyscy pracownicy Sonion, czyli około 900 osób. Pieniądze przeznaczane są na zapomogi, zwrotną pomoc na potrzeby mieszkaniowe oraz w sytuacjach losowych, bony okolicznościowe, dofinansowanie do wypoczynku, imprez sportowych i kulturalno-oświatowych (np. bilety na koncerty, do kina, wystawy malarstwa, spływy kajakowe, siłownia, fitness). Komisja zakładowego funduszu świadczeń socjalnych rozpatruje wnioski osób zainteresowanych uzyskaniem wsparcia z funduszu socjalnego, a zatwierdza je prezes. Komisja składa się z 6 osób reprezentujących pracowników i pracodawcę. Na dofinansowanie np. urlopu mogą liczyć wszyscy. W tym roku zorganizowaliśmy kolonie letnie w Polanicy Zdroju dla dzieci z rodzin o najniższych dochodach. Dofinansowanie wyniosło od 50 do 100 proc. kosztów wyjazdu.
Magdalena Czech kierownik ds. komunikacji wewnętrznej w Sonion Polska