Dostępność i dialog z odbiorcą kluczowe w zakupach IT

Analizowanie zakupów z perspektywy ryzyk i dostępności, poszukiwanie rozwiązań bezpiecznych i zgodnych ze strategią CSR oraz szukanie partnera potrafiącego zrozumieć potrzeby odbiorcy – to dziś najważniejsze oprócz ceny kryteria, jakimi kierują się firmy przy zakupach związanych z IT.

Poprzedni rok był dla dostawców sprzętu i rozwiązań IT wyjątkowo intensywny – z jednej strony ogromny wzrost zamówień ze strony firm cyfryzujących się w ekspresowym tempie, z drugiej pandemiczne obostrzenia, które zerwały łańcuchy dostaw i zaburzyły cykl produkcyjny. Ograniczenia w dostępności sprzętu, przy rosnącym zapotrzebowaniu na nowe rozwiązania, zmieniły też kryteria przyjmowane przez firmy. O tym, na co dziś zwracają uwagę organizacje, wybierając dostawcę sprzętu, rozwiązań i usług IT, rozmawiali uczestnicy debaty „Pulsu Biznesu” pt. „Czas cyfryzacji przedsiębiorstw. Jak optymalizować zakupy IT”.

Dostępność i dialog z odbiorcą kluczowe w zakupach IT

  • Materiał partnera
opublikowano: 05-07-2021, 17:01
aktualizacja: 06-07-2021, 11:02

Analizowanie zakupów z perspektywy ryzyk i dostępności, poszukiwanie rozwiązań bezpiecznych i zgodnych ze strategią CSR oraz szukanie partnera potrafiącego zrozumieć potrzeby odbiorcy – to dziś najważniejsze oprócz ceny kryteria, jakimi kierują się firmy przy zakupach związanych z IT.

Poprzedni rok był dla dostawców sprzętu i rozwiązań IT wyjątkowo intensywny – z jednej strony ogromny wzrost zamówień ze strony firm cyfryzujących się w ekspresowym tempie, z drugiej pandemiczne obostrzenia, które zerwały łańcuchy dostaw i zaburzyły cykl produkcyjny. Ograniczenia w dostępności sprzętu, przy rosnącym zapotrzebowaniu na nowe rozwiązania, zmieniły też kryteria przyjmowane przez firmy. O tym, na co dziś zwracają uwagę organizacje, wybierając dostawcę sprzętu, rozwiązań i usług IT, rozmawiali uczestnicy debaty „Pulsu Biznesu” pt. „Czas cyfryzacji przedsiębiorstw. Jak optymalizować zakupy IT”.

Ważny czas dostawy

– Wiele procesów musieliśmy przenieść do online’u ze względu na pandemię. Za tym idą bardzo ważne kwestie związane z bezpieczeństwem i jakością produktów IT. Przy tym wciąż mamy do czynienia z zaburzeniami w łańcuchu dostaw sprzętu, praktycznie na całym świecie. Nadal trudno dostać odpowiedni sprzęt w terminie wymaganym operacyjnymi potrzebami przedsiębiorstw. Te okoliczności sprawiły, że jednym z ważnych kryteriów stał się czas dostawy – zaczął Piotr Bułka, członek zarządu odpowiedzialny za IT w Generali.

Bożena Trzaskowska, dyrektor zakupów w Orange Polska

Ważne jest określenie, na ile rozwiązania czy sprzęt, który kupujemy, wpisują się w realizację naszej strategii długoterminowej, dotyczącej pełnej digitalizacji, automatyzacji i uproszczenia procesów.

O dostępności, unikaniu przestojów i dostarczaniu sprzętu zgodnego ze specyfikacją mówił też Tomasz Chomicki, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Samsungu.

– Z naszej perspektywy bardzo ważnym elementem realizacji cyfryzacji jest szybka realizacja zamówienia. Z uwagi na „porwane” łańcuchy dostaw i duże braki produktów klienci, planując swoje procesy, oczekują od dostawców gwarancji i estymacji czasu dostawy. Do tego wykorzystywane są na pewno bardzo zaawansowane narzędzia analityczne oparte na AI/ML. Ważnym kryterium jest też zapewnienie niezawodności sprzętu, tj. okres gwarancji. Coraz częściej spotykamy się z ważnym zadaniem dotyczącym odbioru usługi end-to-end – sprawdzenia i uruchomienia. Ważne jest posiadanie referencji z wdrożeń. Istotnym kryterium jest też rozpoznawalność brandu – wyliczał.

W zgodzie ze strategią

Rozważając inwestycje w IT, firmy muszą myśleć w szerszym kontekście, brać pod uwagę profil swojej działalności i możliwe scenariusze rozwoju biznesu. Ale kryteriów decydujących o wyborze dostawcy jest więcej.

Krzysztof Ducal, dyrektor ds. sprzedaży w Dell Technologies

Tempo zmian w IT będzie jeszcze większe. Ilość danych zmienia się bardzo szybko. Pandemia pokazała, że podmioty, które nie mają funkcjonalnej i bezpiecznej infrastruktury IT, będą przegrywały na rynku.

– Ważne jest określenie, na ile rozwiązania czy sprzęt, który kupujemy, wpisują się w realizację naszej strategii długoterminowej, dotyczącej pełnej digitalizacji, automatyzacji i uproszczenia procesów. Strategia zakupowa zawsze musi odpowiadać na potrzeby biznesowe i pasować do środowiska, w jakim będziemy ją realizować. Dla nas ogromne znaczenie mają nowoczesne rozwiązania, które mogą zapewnić przewagę konkurencyjną. Kolejny element to strategia zrównoważonego rozwoju. Szukamy zakupów uwzględniających strategię redukcji emisji CO2 – mówiła Bożena Trzaskowska, dyrektor zakupów w Orange Polska.

Proekologiczny charakter rozwiązań bierze pod uwagę wciąż niewielki odsetek firm, na co uwagę zwrócił Krzysztof Ducal, dyrektor ds. sprzedaży w Dell Technologies.

– Mogę policzyć na palcach jednej ręki firmy, które faktycznie zwracają na to uwagę. W postępowaniach pojawiają się ankiety, ale nic za tym nie idzie. Powinniśmy w większym stopniu zwracać uwagę na ślad węglowy, zużycie energii i rodzaj opakowania. To powinno funkcjonować w postępowaniach przetargowych w jasno określonej formule – powiedział.

Pobierz raport “Rola działów zakupów i infrastruktury IT w cyfryzacji firm w Polsce. Trendy/Zmiany/Perspektywy”.

Ciągła niepewność

W związku z COVID-19 zarówno firmy, jak i dostawcy działają w dużej niepewności. Widmo kolejnych fal pandemii i idących za tym obostrzeń wymusza nowe podejście do kwestii zakupów.

Paweł Gula, prezes zarządu Centrum Rozwoju Usług Zrzeszeniowych

Nie możemy wybierać między „taniej, ale wolniej” i „drożej, ale szybciej”. Trzeba szukać kompromisu, żeby sprawnie i bez przestojów prowadzić swoją działalność.

– Przy współpracy z dostawcami musimy planować większe zakupy i budować stany magazynowe. Nie mamy pewności, co nas czeka. Dziś firmy wracają do biur, ale może za jakiś czas znowu będziemy musieli pracować zdalnie? To zmiana modelu biznesowego. Niektórzy już wprost mówią, że budują lokalizacje, gdzie pracować będzie 60–70 proc. pracowników, a pozostali zdalnie, w cyklu rotacyjnym. To wymusza wdrażanie nowych technologii, nowego sprzętu i przede wszystkim nowych rozwiązań, bo w ramach nowego modelu biznesowego przyłączamy się do chmury. Nie możemy wybierać między „taniej, ale wolniej” i „drożej, ale szybciej”. Trzeba szukać kompromisu, żeby sprawnie i bez przestojów prowadzić swoją działalność – podkreślił Paweł Gula, prezes zarządu Centrum Rozwoju Usług Zrzeszeniowych.

Rozwiązaniem, które pozwala lepiej przystosować się do rzeczywistości ciągłych zmian, jest zaufany partner, który nie tylko dostarczy niezbędny sprzęt i usługi, ale też będzie wsparciem w poszukiwaniu nowych rozwiązań biznesowych, dających przewagę konkurencyjną.

– Nauczyliśmy się inaczej planować zakupy, wcześniej rozmawiać z partnerami biznesowymi, którzy są w stanie dostarczyć sprzęt w wymaganym terminie. Trzeba też patrzeć na IT kompleksowo. Nie szukamy tylko dostawców, ale partnerów – dobrze znających rynek, potrafiących nas zainspirować, zaprezentować nowe rozwiązania na podstawie doświadczeń z innymi klientami, wyprzedzać nasze potrzeby. To jest wartość dodana, odróżniająca standardowego dostawcę, od kogoś, z kim chciałbym współpracować długofalowo – zaznaczył Sławomir Soszyński, wiceprezes zarządu ING Banku Śląskiego.

Wyprzedzanie zagrożeń

Jeszcze inny aspekt poruszył Piotr Bułka, przyznając, że przez długi czas najważniejszym kryterium przy zakupach była cena, ale dziś trzeba raczej patrzeć pod kątem konkretnych potrzeb i możliwych wyzwań.

Piotr Bułka, członek zarządu odpowiedzialny za IT w Generali

Analiza ryzyka jest kluczem do wszystkiego. Musimy zapomnieć o cenie jako decydującym kryterium i przejść do decyzji opartych na analizie ryzyk związanych z konkretnym przedsięwzięciem.

– W tej chwili do zakupów powinniśmy pochodzić z perspektywy ryzyk. I przy ograniczonej dostępności musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, czy w przypadku zakupu, który ma zabezpieczyć konkretny proces, większym ryzykiem dla nas jest czekać, czy przepłacać. Czy może większym ryzykiem jest zmniejszenie jakości sprzętu. Analiza ryzyka jest kluczem do wszystkiego. Musimy zapomnieć o cenie jako decydującym kryterium i przejść do decyzji opartych na analizie ryzyk związanych z konkretnym przedsięwzięciem – mówił członek zarządu odpowiedzialny za IT w Generali.

Analizując ryzyka, firmy muszą brać pod uwagę, że związany z pandemią kryzys jeszcze się nie skończył i łańcuchy dostaw na wielu odcinkach wciąż nie funkcjonują na poziomie sprzed roku 2020. Do problemów logistycznych i transportowych związanych bezpośrednio z pandemicznymi obostrzeniami doszły inne zawirowania, m.in. zablokowany w marcu tego roku Kanał Sueski.

– Obecnie mamy problem z komponentami, które w części krajów nie są produkowane w odpowiednim tempie i to wcale nie przez COVID-19. Na Tajwanie, w największej fabryce półprzewodników, brakuje wody, bez której nie da się prowadzić produkcji. Myślę, że w ciągu najbliższych miesięcy wciąż będziemy się borykać z tymi problemami. Kluczowe jest więc odpowiednie planowanie dostaw i dialog dostawcy z odbiorcą. Drobne zmiany w konfiguracji mogą spowodować, że dostawa będzie szybsza i nieobarczona ryzykiem. Procesy zakupowe muszą się zmienić – relacjonował Krzysztof Ducal.

Sławomir Soszyński, wiceprezes zarządu ING Banku Śląskiego

Świat pędzi do przodu i nie zwolni. Nie widzę żadnego powodu, żeby IT zwolniło, rzeczy będą się działy jeszcze szybciej. Dlatego pracując z naszymi partnerami, potrzebujemy ich energii na co dzień.

Przedstawiciel Dell Technologies zwrócił uwagę na przedłużające się postępowania, które mogą trwać nawet sześć miesięcy. W tym czasie sytuacja rynkowa może się bardzo zmienić, a sprzęt może już być nieosiągalny w wymaganych terminach.

Koszty i finansowanie

– Dla nas jako dostawców ważna jest transparentność, żebyśmy wiedzieli, jakie są kryteria. Jeżeli pojawiają się elementy techniczne, to my i nasi konkurenci powinniśmy wiedzieć, co za tym stoi, bo wtedy jesteśmy w stanie złożyć lepszą ofertę – podkreślił Ducal.

Uczestnicy debaty zgodnie podkreślili, że cena zawsze będzie jednym z głównych czynników decydujących o wyborze dostawców. W przyszłości TCO, czyli całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania i utrzymywania sprzętu lub rozwiązań, pozostanie jednym z kluczowych wskaźników, ale organizacje będą też analizowały zakup z innych perspektyw.

– Bierzemy pod uwagę całkowity koszt posiadania, ale patrzymy na to całościowo, nie tylko z perspektywy naszej organizacji. W centrum naszej uwagi jest klient. Zastanawiamy się, na ile rozwiązania kupowane dla danego projektu lub zmian architektury wpływają na satysfakcję klienta i odpowiadają na jego potrzeby – przyznała Bożena Trzaskowska.

Tomasz Chomicki, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Samsungu

Bardzo ważnym elementem realizacji cyfryzacji jest szybka realizacja zamówienia. Z uwagi na „porwane” łańcuchy dostaw i duże braki produktów klienci, planując swoje procesy, oczekują od dostawców gwarancji i estymacji czasu dostawy.

Jedną z tych potrzeb jest bezpieczeństwo, o czym również wspomnieli eksperci.

– Banki muszą spełniać bardzo wyśrubowane kryteria i inwestować w cyberbezpieczeństwo. Przez nagłą migrację ze świata analogowego do cyfrowego musimy inwestować w rozwiązania wspierające pracę zdalną. Pojawiają się usługi chmurowe (np. SaaS), z których możemy korzystać bez inwestowania we własne systemy. Możemy powierzyć bezpieczeństwo podmiotom, które mają większe kompetencje, odpowiednie narzędzia oraz certyfikaty itp. – przypominał Paweł Gula.

– Jeśli chodzi o rozwiązania Saas, to one mają sens, pod warunkiem że spełniają wymogi regulacyjne. W wielu przypadkach klienci oczekują zwinności, nie szukają doskonałych rozwiązań, raczej tego żeby szybciej wdrożyć i zaoferować swoim klientom nowe rozwiązania. We współpracy z dostawcami ważne jest, żeby dobrze rozumieć potrzeby partnera – dodał Soszyński.

Eksperci dyskutowali też o modelach finansowania, uznając, że w większości przypadków zakup sprzętu jest korzystniejszy niż leasing lub wynajem. Widzą tu jednak wyjątki, gdy usługa lub rozwiązanie nie jest kluczowe, a dostarczanie jej z zewnątrz pozwoli odciążyć zespoły pod względem operacyjnym.

– Decydując się na model finansowy, musimy się zastanowić, jak wygląda cała usługa. Czasami możemy sami kupić sprzęt, ale nasze zdolności operacyjne powodują, że korzystniej byłoby wziąć usługę w pakiecie leasingowym – powiedział Paweł Gula.

Krzysztof Ducal prognozował stopniowe odejście od klasycznego leasingu lub wynajmu na rzecz modeli subskrypcyjnych.

– Leasing lub wynajem może być atrakcyjny dla firm, które bardzo szybko się rozwijają i potrzebują dużego kapitału, ale dla podmiotów już dobrze osadzonych pojawiają się modele as a service czy modele subskrypcyjne. Większość naszych produktów jesteśmy w stanie oferować w takiej formule, ale to wymaga kilku elementów. Przede wszystkim dobrego dopasowania budżetu po stronie klienta. A to nie jest proste, bo wymaga przewidywania, co się wydarzy w przyszłości, co przy zmiennym rynku jest trudne. W przyszłości będzie się tworzyło coraz więcej rozwiązań hybrydowych. Cena będzie decydowała przy około 50 proc. postępowań, a pozostałymi kluczowymi elementami będzie partnerstwo, CSR i modele finansowania – zapowiedział.

Tomasz Chomicki do tej listy dopisał m.in. cyberbezpieczeństwo i możliwość przedłużenia gwarancji np. do pięciu lat.

– Wszystkie rozwiązania włączamy do sieci. Coraz mocniej włączamy zasoby do sieci 5G. Jasne zasady, czy rozwiązanie jest bezpieczne, czy producent gwarantuje mechanizmy ochrony klienta, daje ważny wskaźnik wyboru dla klienta. Gdy mówimy o rozwiązaniach IoT, to jest to coraz częściej omawiany gorący punkt – ocenił dyrektor ds. rozwoju biznesu w Samsungu.

Wyzwania dla branży

Bożena Trzaskowska zwróciła uwagę na ryzyka.

– Kryteria, o których wspominaliśmy – ocena ryzyka w zakresie stabilności finansowej, referencji, zrealizowanych projektów, profilu zespołu projektowego. To zawsze będzie istotne. Efektywność kosztowa też będzie ważna. Teraz na pewno wzrośnie rola bezpieczeństwa w kontekście surowców, komponentów czy w zakresie gotowości zespołu projektowego. Kolejnym, równoważnym elementem jest satysfakcja klienta, odpowiadania na jego potrzeby i szybkość usługi oraz CSR – wyliczyła przedstawicielka Orange.

Jak przewidują uczestnicy debaty, nakłady na IT w kolejnych latach nie zmaleją, a pandemia nie tyle wymusiła digitalizację, ile przyspieszyła proces, który już trwał.

– Świat pędzi do przodu i nie zwolni. Nie widzę żadnego powodu, żeby IT zwolniło, rzeczy będą się działy jeszcze szybciej. Dlatego pracując z naszymi partnerami, potrzebujemy ich energii na co dzień. Chcemy mieć pewność, że partner rozumie doskonale nasze potrzeby i jest w stanie proaktywnie na nie odpowiadać. Cena zawsze będzie ważna, ale jeśli partner dostarcza wartość biznesową, to cena zaczyna schodzić na drugi plan. Tak długo, jak jesteśmy w stanie tworzyć tę wartość, to będzie się przekładało na korzyści dla obu stron – uważa Soszyński.

Podobne stanowisko zajął Krzysztof Ducal, który również przewiduje dalszy wzrost nakładów na infrastrukturę IT.

– Tempo zmian w IT będzie jeszcze większe. Ilość danych zmienia się bardzo szybko. Pandemia pokazała, że podmioty, które nie mają funkcjonalnej i bezpiecznej infrastruktury IT, będą przegrywały na rynku. Wszyscy już wiedzą, że bez dobrze działającego IT nie jesteśmy w stanie dobrze zabezpieczać potrzeb klientów. Pojawia się chmura, być może część naszych klientów będzie robiła zakupy w innej formule, niekoniecznie u producentów, ale przez podmioty, które świadczą tego typu usługi. Na pewno nastąpi zmiana modeli biznesowych u dostawców, ale i u klientów. Pandemia okazała się katalizatorem, który jeszcze przyspieszył zmiany. Musimy pamiętać, że Polska nie jest liderem w rozwiązaniach IT, jesteśmy raczej w środku drugiej ligi. Dużo przed nami, mamy od kogo się uczyć i dzięki temu możemy uniknąć popełniania tych samych błędów – podsumował debatę dyrektor ds. sprzedaży w Dell Technologies.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane