Co powinien zawierać regulamin wynagradzania, aby dawał pożytek i pracodawcy, i pracownikowi?
Robert Reinfuss, od niedawna dyrektor personalny w Grupie Nowy Styl, firmie produkującej głównie krzesła i zatrudniającej 5 tys. osób, opracowuje kolejny w swej karierze regulamin wynagradzania. Jeden rzut oka na system płac w zakładzie wystarczył, aby ustalić najważniejsze zadania na kolejny rok.
— Najpierw tworzę dobry system premiowy. Spotykam się z szefami działów i pytam, do czego chcą motywować pracowników i jakie cele osiągać. Na tej podstawie ustalam cząstkowe regulaminy. Potem zbiorę je w jeden dokument — mówi Robert Reinfuss.
Jego zdaniem, regulamin przypomina dach budynku. Aby go położyć, trzeba najpierw postawić fundamenty i ściany.
Kompendium o płacach
W regulaminie wynagradzania pracodawca sam ustala wysokość płac, składniki wynagrodzeń (zasadnicze plus dodatki, np. stażowy, za pracę w szkodliwych warunkach, prowizje, premie czy nagrody od zysku), zasady ich wypłacania oraz inne świadczenia.
— Mogą, ale nie muszą się w nim znaleźć zapisy o przyznawaniu takich pozapłacowych bonusów, jak samochód służbowy czy laptop — wyjaśnia Teresa Piotrowicz z FPA Group.
Dobrze, aby regulamin zawierał także informacje o wynagrodzeniach powtarzające przepisy, np. kodeksu pracy.
— Szczególnie wtedy, gdy firma nie ma własnych ustaleń, np. w kwestii odpraw emerytalnych — radzi Marcin Fidecki, menedżer działu wynagrodzeń w Hewitt Associates.
W umowach o pracę powinna znaleźć się adnotacja, że szczegółowe warunki wynagradzania określa regulamin.
Za zgodą pracowników
— Obowiązek wprowadzenia regulaminu mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników i nieobjęci zbiorowym lub ponadzakładowym układem pracy. Mniejsi mogą w ramach umów o pracę ustalać warunki wynagradzania z pracownikami — mówi Marcin Fidecki.
Dokument nie określa zasad wynagradzania osób zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy. Jeśli w zakładzie nie działają związki zawodowe lub zwyczajowa reprezentacja pracowników, to pracodawca tworzy treść regulaminu samodzielnie. Jeśli działają, trzeba ją z nim i uzgodnić.
Regulamin wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania go do wiadomości zatrudnionych. Nie wymaga rejestracji ani zgłoszenia w żadnym organie. Pracodawca ma obowiązek informować o każdej zmianie dokumentu.
System szyty na miarę
Napisanie regulaminu jest proste, bo w internecie są pomocne szablony. Zdaniem Roberta Reinfussa, zebranie i opisanie wszystkich elementów w jednym dokumencie nie trwa dłużej niż kilka dni. Trudność polega na czym innym.
— Większość dokumentów, które widziałem, została źle skonstruowana. Nie odzwierciedlały rzeczywistych celów pracodawcy i nie obejmowały istotnych składników. Wprowadzono je tylko dlatego, że wymaga tego kodeks pracy. Tymczasem regulamin powinien opisywać ideę systemu motywacyjnego w firmie, pokazywać zależność między jej zyskiem a wynikami pracy i premiami pracowników —wyjaśnia Robert Reinfuss.
Dobry regulamin ustala taki system premiowy, który eliminuje uznaniowość w wynagradzaniu.
— To nie jest łatwe. Wymaga dogłębnej analizy celów do osiągnięcia na poszczególnych stanowiskach. W Nowym Stylu zajmie mi to około roku. Warto się jednak postarać, bo dobry dokument wpłynie korzystnie na wydajność pracy i wyniki firmy — mówi Robert Reinfuss.
Po co tworzyć regulamin idealny? Powodów jest kilka.
— Zwiększa on atrakcyjność firmy na rynku pracy. Kandydaci wiedzą dokładnie, co dostaną na danym stanowisku. Pracownicy — jakie są np. warunki wypłacania premii — uważa Robert Reinfuss.
Zdaniem Marcina Fideckiego, regulamin minimalizuje ryzyko roszczeń. Jeśli ktoś nie dostanie podwyżki, przyczynę znajdzie w dokumencie.
Z regulaminu na układ
Jeśli w firmie powstaną związki zawodowe, to pracodawca może, ale nie musi zamieniać regulaminu na zakładowy układ zbiorowy.
— Przejście z regulaminu na układ zbiorowy pociąga za sobą wiele obowiązków. Nowe postanowienia wprowadza się drogą porozumienia stron lub wypowiedzenia podwładnym dotychczasowych warunków pracy i płacy. Poza tym układ o wiele trudniej zmienić, bo wymaga to zgody związków zawodowych, a negocjacje z nimi potrafią ciągnąć się latami. Dlatego regulamin jest korzystniejszy dla pracodawcy — uważa Marcin Fidecki.
Nie łam, bo zapłacisz
Za brak lub niekompletny regulamin (nieuwzględniający wszystkich składników wynagrodzenia) pracodawca odpowie podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
— Inspektor może nałożyć grzywnę do tysiąca zł. Jeżeli sprawa trafi do sądu, grzywna rośnie wtedy nawet do 5 tys. złotych — mówi Mikołaj Illukowicz z kancelarii M. Illukowicz i Partnerzy.
W razie popełnienia jakiegoś przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, opisanego w kodeksie karnym (np. złośliwe naruszanie praw pracownika), sąd może skazać osobę odpowiedzialną na karę grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do trzech lat.
Podpis: Marta Biernacka
