Wkrótce oficjalnie zacznie działać branżowa organizacja specjalistów facility management IFMA Polska. Zdaniem jej przedstawicieli, kompleksowe zarządzanie majątkiem może być źródłem dodatkowego dochodu lub oszczędności.
W tym tygodniu podczas konferencji dotyczącej Facility Management (FM) wręczona zostanie akredytacja dla polskiego oddziału International Facility Management Association (IFMA).
— W ciągu miesiąca powinniśmy dostać decyzję o zarejestrowaniu naszego stowarzyszenia i wtedy IFMA Polska będzie działać w majestacie prawa. Do głównych zadań organizacji należy m.in. budowanie platformy wymiany doświadczeń oraz informacji o klientach i dostawcach usług, kreowanie standardów zawodowych i działanie na rzecz etyki m.in. przez wydawanie rekomendacji firmom związanym z FM — wyjaśnia Bogdan Zasada z EC Harris, firmy zajmującej się m.in. świadczeniem usług z zakresu facility management.
Facility management to zespół działań związanych z zarządzaniem nieprodukcyjną częścią majątku, zmierzających do optymalnego jego wykorzystania. Nie oznacza to prostego administrowania nieruchomościami. W skład usługi wchodzi także doradztwo oraz pomoc przy tworzeniu długofalowej koncepcji wykorzystania budynku tak, aby jego wartość była jak największa w przyszłości przy zminimalizowaniu nakładów inwestycyjnych. Możliwe jest także doradztwo w sprawie optymalnego wykorzystania powierzchni oraz monitoring kosztów, audyt kontraktów, przegląd procedur wewnętrznych. Wiele funkcji załatwianych bezpośrednio w ramach firmy można powierzyć zewnętrznym dostawcom. Możliwe jest zatrudnienie przez firmę świadczącą usługi FM personelu klienta, który pracował do tej pory w administracji lub działach technicznych. Klient nie angażuje się wtedy w żadne prace, które nie są jego podstawową działalnością. Otrzymuje miesięcznie jedną fakturę od firmy działającej w jego imieniu.
— Różnica pomiędzy property a facility management polega głównie na skali problemu i zakresie świadczonych usług. W ramach FM firma może zająć się wszystkim, od zaopatrzenia w podstawowe produkty po udział w procesie inwestycyjnym (FM in design) czy nawet renegocjowanie umów najmu. Kierujemy naszą ofertę głównie do właścicieli budynków, które są ich źródłem dochodu. Świadczymy też usługi dla dużych najemców, np. kilku pięter czy połowy budynku. W zakresie FM współpracujemy z klientami przy restrukturyzacji ich sfery zarządzania portfelem nieruchomości — mówi Peter Maitland z EC Harris.
Reprezentowanie interesów najemców to maksymalne wykorzystanie powierzchni, szukanie rozwiązań pozwalających na oszczędności w zarządzaniu wynajętą powierzchnią oraz minimalizacja kosztów czynszu i opłat eksploatacyjnych.
Nieruchomości należące do przedsiębiorstwa lub wynajmowane to zazwyczaj druga po kosztach osobowych pozycja w wydatkach firmy.
— Często wydatki te są na zbyt wysokim poziomie. Wynika to przeważnie z braku kompletnej wiedzy dotyczącej stanu posiadania, kosztów utrzymania budynków i ich obsługi, co prowadzi do nieracjonalnego gospodarowania majątkiem. W większych przedsiębiorstwach rozproszenie informacji między wieloma działami (m.in. księgowość, kadry, dział techniczny, zaopatrzenie) sprawia, że nie zawsze wiedzą, co posiadają, ani ile ich to kosztuje. Nie mogą więc wywarzyć proporcji między koniecznymi wydatkami a możliwym do osiągnięcia przychodem z majątku. Nie mówiąc już o kwestii jakości obsługi nieruchomości. Prawda jest taka, że firmy często zajmują się swoimi nieruchomościami z odpowiednią uwagą tylko wtedy, kiedy trzeba je kupić lub sprzedać. Tymczasem nieruchomościami trzeba zajmować się na co dzień — zauważa Bogdan Zasada.
Specjaliści z EC Harris zapewniają, że zastosowanie wniosków wypływających z monitoringu majątku, wraz z analizą kosztów, kontraktów z dostawcami towarów i usług oraz wykorzystania powierzchni wraz z analizą procedur i procesów wewnętrznych prawie zawsze prowadzi do widocznych oszczędności.
— W tej chwili rynek na nasze usługi się rozwija. Rzeczywistość ekonomiczna coraz częściej będzie zmuszała właścicieli do liczenia się z każdą niepotrzebnie wydaną złotówką. W cyklu życia budynku jego budowa pochłania zaledwie 20 proc. kosztu posiadania obiektu. Prawie cała reszta to jego eksploatacja. Jest więc gdzie szukać dodatkowego źródła zarobku lub oszczędności — podsumowuje Bogdan Zasada.