Właściciele firm mogą prowadzić działalność gospodarczą w swoich domach - dla wielu z nich z pewnością jest to duża oszczędność. Warto, aby mieli świadomość możliwości rozliczenia niektórych wydatków mieszkaniowych w kosztach firmowych. Które z nich obniżą podstawę opodatkowania?
- Przedsiębiorca w zasadzie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu większość wydatków związanych z mieszkaniem, w szczególności czynsz, odsetki od kredytu czy opłaty za media. Ogólna zasada mówi, że jeżeli dany wydatek został poniesiony przez właściciela firmy z jego środków i nie został przy tym zwrócony czy w inny sposób zrefundowany, a można wykazać jego związek z prowadzeniem działalności gospodarczej, jest on kosztem podatkowym - oczywiście o ile nie został wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych [wyłączenia od kosztów uzyskania przychodu - przyp. red.] – wyjaśnia Damian Kłosowicz, prawnik z firmy doradczej Olesiński i Wspólnicy.
Trzeba obliczać
Przedsiębiorca, który wykorzystuje mieszkanie do celów prywatnych i zawodowych, nie może zaliczyć niektórych wydatków w pełnej ich wysokości do kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że musi określić ich część, która związana jest z prowadzeniem działalności. Przykładem takiego wydatku jest np. czynsz. Jak określić jego część przypadającą na cele zawodowe?
- Przyjmijmy że mamy mieszkanie o powierzchni 40 m kw. i płacimy za nie czynsz w wysokości 3,5 tys. zł miesięcznie. Po pomiarach wychodzi nam, że 10 m kw. zajmujemy na cele związane z działalnością gospodarczą - przykładowo część salonu oraz sypialni. Proporcjonalnie zajmujemy więc 25 proc. powierzchni mieszkania na cele zawodowe i możemy zaliczyć do kosztów wyłącznie taki procent czynszu. W tym przypadku będzie to 875 złotych. W analogiczny sposób można obliczyć koszt uzyskania przychodu z tytułu raty kredytu na mieszkanie, jednak tylko w części odsetkowej – informuje prawnik.
Jak to udokumentować
W praktyce problematyczne może być określenie wydatków na media stanowiących koszt uzyskania przychodu, w tym np. wody czy energii elektrycznej. Te też można rozliczyć wyłącznie w części związanej z działalnością. Właściciel firmy może w tym celu ustalić sposób obliczenia wydatku, który podczas kontroli przekona fiskusa o jego prawidłowej wysokości. Niestety, przepisy nie ułatwiają przedsiębiorcom tego zadania i nie wskazują żadnej metody kalkulacji kosztów. Bezpiecznym krokiem jest ustalenie pewnego miernika i sporządzenie notatki wyjaśniającej sposób dokonywania obliczeń.
Natomiast w całości przedsiębiorca może rozliczyć podatkowo koszty ponoszone na wyposażenie mieszkania, które jest wykorzystywane na cele firmowe - przykładowo wydatki związane z nabyciem mebli i sprzętu biurowego. Jak je udokumentować?
- To zależy od charakteru tych wydatków. Przepisy nie nakładają na podatnika obowiązku konkretnej formy argumentowania wydatków. Nawet w trakcie kontroli mamy prawo wykazywać korzystne dla nas fakty dowolnymi źródłami dowodowymi. Z drugiej strony, im lepsze zabezpieczenie już na etapie księgowania, tym lepiej. Podstawą będą rzecz jasna dowody transakcji bankowych na faktyczne poniesienie kosztu. Każdy wydatek musi mieć swoją podstawę prawną. Przykładowo, w przypadku odsetek od kredytu będzie to umowa z bankiem oraz harmonogram spłat. Gdy chodzi o czynsz najmu - umowa z wynajmującym. Dodatkowo warto również przygotować oświadczenie przedsiębiorcy wskazujące na to, jaka część domu jest wykorzystywana dla celów działalności. Jest to dokument, w którym właściciel uzasadnia dwie rzeczy. Po pierwsze - fakt zaliczania do kosztów podatkowych niektórych wydatków związanych z mieszkaniem, a po drugie - sposób obliczenia ich wysokości – mówi Damian Kłosowicz.
Uwaga na podatki
Wykorzystywanie mieszkania do celów zawodowych zwykle jest korzystne finansowo. Jest jednak haczyk – może ono wpłynąć na wysokość podatku od nieruchomości.
- Jeżeli prowadzimy jednoosobową działalność i wstawiliśmy biurko do garderoby, wtedy wysokość daniny nie ulega zmianie. Inaczej jest, gdy przeznaczamy jedno pomieszczenie wyłącznie na cele zawodowe. Wówczas jesteśmy zobligowani zgłosić zmianę jego przeznaczenia w całości bądź w części pomieszczenia do właściwego organu gminy lub miasta. Zostanie wtedy wyliczony nowy podatek od tej części nieruchomości – proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni. Warto wtedy pamiętać, że wysokość zapłaconego podatku można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – mówi Paulina Czyżkowska, adwokat prowadząca własną kancelarię.