Firma nie może pozyskiwać nowych klientów, używając służbowej skrzynki pocztowej osoby, która już w niej nie pracuje — wyjaśnia UODO.
Jeśli firma nadal ma aktywny adres poczty elektronicznej byłego pracownika, który był przypisany do niego w trakcie pełnienia obowiązków, to pracodawca pozostaje nadal administratorem tych danych — poinformował w komunikacie Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Wyjaśnił, że zgodnie z przepisami administratorem danych jest ten podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania posiadanych informacji. W przypadku, o którym tu mowa, podstawą do korzystania z danych byłego pracownika zawartych w adresie mejlowym może być realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora.
Przypomniano zarazem, że pracodawca jako administrator musi przestrzegać zasad określonych w unijnym rozporządzeniu (RODO), takich jak np. ograniczenie celu przetwarzania lub minimalizacja przetwarzanych danych. To oznacza, że dane muszą być wykorzystywane dla konkretnego, wyraźnego i prawnie uzasadnionego celu, a ich zakres powinien być dostosowany do wymagań RODO, czyli ograniczony do jak najmniejszego.
Według wyjaśnień UODO, jeśli byłego pracownika łączyła z pracodawcą umowa, zgodnie z którą był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami, to po rozwiązaniu z nim stosunku pracy firma może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mejlowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami. Może tego dokonać np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów. Jeśli w komunikacie zostanie podana informacja, że dana osoba nie jest już zatrudniona, oraz wskazanie, pod jakim adresem mejlowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu, to w ocenie prezesa UODO tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych.
UODO podkreśla, że prawnie uzasadnione interesy mogą być podstawą do przetwarzania danych tylko w sytuacji, w której mają one nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dotyczą. W omawianym przypadku tak właśnie jest. Jednak dane byłego pracownika mogą być używane jedynie wtedy, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i tylko dla wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mejlowy zawierający imię i nazwisko byłego zatrudnionego nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów.
Sprawdź program konferencji "RODO w marketingu", 29 stycznia 2020, Warszawa >>
Podpis: Iwona Jackowska
