IT narzędziem rozwoju firm transportowych

Spedycja to branża, która potrzebuje technologii informatycznych, gdzie zinformatyzowanie procesów może przynieść bardzo wymierne korzyści, m.in. w postaci poprawy efektywności, szybszej realizacji usług i lepszej obsługi klientów. A także całe morze oszczędności.

Firmę Tricargo założyli w 2017 r. dwaj związani przez lata z rynkiem TSL specjaliści, Aleksander Frolików i Mariusz Szymański. Spółka realizuje zadania we wszystkich segmentach przewozowych: transporcie morskim, lotniczym oraz kolejowym i drogowym. Jeśli chodzi o import, firma ma duże doświadczenie w transportowaniu towarów z rynków azjatyckich. Natomiast główne kierunki w eksporcie lotniczym to USA, Kanada, Chiny, Australia, Japonia. Jak przekonują szefowie Tricargo, zachowanie zbalansowanego stosunku eksportu do importu pomaga firmie zachować równowagę na niestabilnym rynku globalnym.

Ponadto spółka zajmuje się sprzedażą kontenerów, przewozem towarów o niestandardowym kształcie i wadze, tzw. project cargo, oraz logistyką magazynową w całym kraju. Oferuje też obsługę celno-fiskalną, doradztwo spedycyjne, ubezpieczenia cargo.

Automatyzacja procedur

Z każdym rokiem Tricargo sukcesywnie się rozwija, a w kontaktach z klientami stawia przede wszystkim na kompleksową obsługę, pełny wachlarz usług oraz indywidualne podejście. Firma wychodzi z założenia, że klienci oczekują więcej niż tylko przedstawienia oferty dotyczącej wybranego kierunku, chcą indywidualnego podejścia do swoich potrzeb oraz pełnego wsparcia, m.in. w postaci doradztwa i dostarczenia rozwiązań skrojonych pod konkretny biznes.

Jeśli oczekiwania klientów połączyć z bardzo trudną, niestabilną sytuacją całego sektora oraz mnogością i stopniem skomplikowania poszczególnych procesów, na każdym etapie organizowania transportu, a także z dynamiką sektora, to dokładnie widać, jak bardzo zautomatyzowanie – czyli uproszczenie, przyspieszenie, ujednolicenie i uporządkowanie – procedur jest tu potrzebne.

– Firmy, chcąc zwiększyć swoją efektywność oraz zdobyć przewagę nad konkurentami, coraz częściej decydują się na wprowadzenie systemów informatycznych. Dzięki nim możliwe jest zautomatyzowanie wielu procesów oraz szybsza analiza i przetwarzanie danych – podkreśla Aleksander Frolików, prezes zarządu Tricargo. – W naszej branży pracujemy z dużą ilością danych, dlatego od początku istnienia firmy widzieliśmy konieczność wdrożenia systemów informatycznych dostosowanych do naszych potrzeb oraz specyfiki działalności. Postawiliśmy na system, który daje nam spójność danych w całym środowisku, a także możliwość rozbudowy o kolejne segmenty. Nie wchodząc w szczegóły, dane, które otrzymujemy na wejściu, czyli np. zaakceptowana oferta – wykorzystywane są później przez inne moduły, m.in. przez moduł księgowy. To olbrzymia oszczędność czasu, ale dzięki temu eliminujemy również potencjalne błędy podczas przenoszenia danych ręcznie między różnymi systemami – tłumaczy.

Decyzja o inwestycji w systemy informatyczne była więc jedną z pierwszych, które podjęto na etapie budowania firmy.

– Dysponując wieloletnim doświadczeniem w branży TSL, mieliśmy świadomość, iż wdrażanie systemów na etapie pełnego funkcjonowania firmy będzie dużo większym wyzwaniem, dlatego zależało nam na rozpoczęciu właśnie od tej inwestycji. Naszym zamiarem było stworzenie od podstaw systemu szytego na miarę potrzeb firmy – wyjaśnia Aleksander Frolików.

Oczekiwania i rozwiązania

– Naszym priorytetem było wdrożenie systemu operacyjnego dla spedytorów, który umożliwiał kontrolę realizacji zleceń spedycyjnych, oraz modułu księgowego pozwalającego na analizę finansów. Kolejnym ważnym etapem było dostosowanie do naszych potrzeb systemu informatycznego, tak aby pozwalał na bieżącą analizę sprzedaży i planowania. Gdy się ma gotowe podstawy systemu, możliwości rozbudowy o kolejne obszary jest naprawdę dużo – tłumaczy Mariusz Szymański, wspólnik i członek zarządu Tricargo.

Dodaje, że system rozwija się wraz z firmą, a w wielu przypadkach przed wprowadzeniem nowych usług prace zaczynają się właśnie od przygotowania systemu.

– Bazując na własnym doświadczeniu, mogę potwierdzić, że wprowadzanie systemów informatycznych jest procesem stałym, systematycznym, opartym na potrzebach bieżących, ale też wynikającym z przyszłych działań… Zawsze zachodzi potrzeba stworzenia czegoś nowego lub udoskonalenia bieżącego rozwiązania. Dlatego też można powiedzieć, że proces informatyzacji firmy trwał od początku i zapewne nigdy się nie skończy – przekonuje Mariusz Szymański.

Spedycja to branża, w której zinformatyzowanie procesów może przynieść wiele korzyści, m.in. w postaci poprawy efektywności, szybszej realizacji usług i lepszej obsługi klientów. Temu też m.in. służyło zinformatyzowanie Tricargo i dobór partnera informatycznego.

– Analizując różne możliwości, zdecydowaliśmy się na rodzimy produkt, tj. system operacyjny stworzony przez jedną z trójmiejskich firm, który przez wiele lat rozwijany był pod kątem spedycji i transportu drogowego, pozwalający jednocześnie w szerokim spektrum analizować finanse wynikające z działań operacyjnych. Oprogramowanie oferowało szereg możliwości, które można było dostosować do naszych potrzeb. W najbliższym czasie będziemy pracować nad możliwością skanowania dokumentów w systemie optycznego rozpoznawania znaków (OCR), aktualnie i tak zapisujemy wszystkie dokumenty w formie elektronicznej, więc będzie to kolejny naturalny krok na drodze automatyzacji. Naszym celem jest przystosowanie systemu, aby samodzielnie rozpoznawał i przenosił dane z dokumentów do odpowiednich pól tekstowych – informuje Mariusz Szymański.

Jak tłumaczą szefowie Tricargo, sama decyzja związana z wyborem systemu podyktowana była kilkoma czynnikami wynikającymi m.in. z lokalizacji firmy tworzącej oprogramowanie, co ułatwiało kontakt i współpracę. Kolejnym czynnikiem mającym znaczenie przy wyborze firmy oferującej oprogramowanie było jej doświadczenie w branży spedycyjnej.

Zapytany o zintegrowanie systemu firmy w ramach całego łańcucha biznesowego, w tym kontrahentów i partnerów, Mariusz Szymański przyznaje, że taka integracja nie jest łatwym procesem, często systemy nie są kompatybilne, nie wszystkie firmy są automatyzowane, chociaż w dzisiejszych czasach rozwój nowych technologii jest wszechobecny, więc sytuacja dynamicznie się zmienia.

– Coraz więcej dokumentów przesyłamy w formie elektronicznej, podpisujemy je cyfrowo. Jak szacuje Digital Container Shipping Association, rocznie wystawianych jest około 45 mln papierowych konosamentów (morski list przewozowy), a zamiana ich na wyłącznie elektroniczną formę (Ebl) może przynieść 6,5 mld dol. oszczędności rocznie. To daje do myślenia – komentuje.

Informatyzacja a rozwój

Wnioski wyciągnięte z wdrożenia idą w dwóch kierunkach: żeby osiągnąć oczekiwane korzyści z informatyzacji, trzeba precyzyjnie zdefiniować potrzeby firmy i wskazać procesy, które będą automatyzowane. Przy tych decyzjach potrzebne jest wsparcie partnera informatycznego, który przedstawi możliwości. Drugi wniosek polega na przyznaniu, że rozwój firmy zawsze będzie przebiegał równolegle z rozwojem systemu, włączaniem nowych aplikacji, poszerzaniem dotychczasowych obszarów do digitalizowania i pojawianiem się nowych.

Jak potwierdzają właściciele Tricargo, zintegrowanie systemów należało do najpoważniejszych wyzwań, wymagało skorelowania wiedzy z zakresu księgowości, spedycji, a także informatyki. Istotnym warunkiem były same koszty zakupu, które dla firmy na początku działalności są niezwykle istotne.

– Jednym z ważniejszych obszarów było zintegrowanie systemu spedycyjnego z systemem księgowym, co umożliwiło nam dokładną kontrolę finansową firmy.

Korzyści z automatyzacji to oszczędność czasu przy powtarzalnych i monotonnych czynnościach, takich jak generowanie dokumentów opartych na szablonach, stąd w dalszym okresie zamierzamy kontynuować rozwój automatyzacji w tym obszarze. Dodatkowo planujemy rozwijanie IT w obszarach pozwalających na jeszcze lepsze monitorowanie jakości usług oraz zwiększenie wydajności działania firmy.