System ERP wspiera tzw. gospodarkę własną
Strażnik polskich akcji był zinformatyzowany i jest nadal. Ale po zmianie systemu pozbył się wielu kłopotów.
W maju 2009 r. Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych (KDPW) zakończył wdrażanie mySAP ERP, czyli zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Inwestycja kosztowała 6 mln zł i pozwoliła uporządkować procesy tzw. gospodarki własnej, które w spółce wymagały usprawnienia od kilku lat.
— Za systemem ERP zaczęliśmy się rozglądać w 2005 r. Mieliśmy wtedy dość skomplikowaną sytuację, m.in. jeśli chodzi o aplikacje finansowo-księgowe, kadrowo-płacowe i do gospodarki materiałowej. Oprogramowanie, które użytkowaliśmy, nie uwzględniało wszystkich naszych potrzeb, a do tego było wspierane przez kolejnych już sukcesorów firm, które je wyprodukowały — informuje Sławomir Panasiuk, członek zarządu KDPW.
Po wstępnej analizie potrzeb i dostępnego na rynku oprogramowania w KDPW powstały założenia projektu modernizacji systemów informatycznych. Do dalszych prac spółka zatrudniła firmę zewnętrzną — LST z Sopotu. Jako najbliższe oczekiwaniom KDPW wytypowała ona produkty polskiej Tety, brytyjskiego SunSystems (obecnie należy do Inforu), amerykańskiego J. D. Edwards (obecnie część Oracle) i niemieckiego SAP. Dwa pierwsze zostały odrzucone, bo nie spełniały części oczekiwań funkcjonalnych KDPW i współpracowały jedynie z bazami danych Oracle i Microsoft, co dla firmy było nie do przyjęcia ze względów finansowych.
— Korzystaliśmy z serwerów IBM AS/400 z bazą danych DB2. Policzyliśmy, że jej wymiana na inną kosztowałaby 3-4 mln zł. Tylko systemy J. D. Edwards i SAP pozwalały na dalsze użytkowanie posiadanej przez nas platformy serwerowo-bazodanowej — wyja- śnia Sławomir Panasiuk.
— J. D. Edwards nie miał funkcji zarządzania aktywami. Miał za to problem z prezentacją działającej instalacji na platformie AS/400 — dodaje Agnieszka Kuczyńska, szef zespołu systemów korporacyjnych w dziale eksploatacji systemów informatycznych KDPW.
Wizyta referencyjna obrazująca funkcjonowanie systemu SAP na serwerach AS/400 miała miejsce w fabryce mebli Forte.
Selekcja modułów
Ostateczna decyzja o wyborze systemu SAP zapadła na przełomie września i października 2006 r. Nie było jednak przesądzone, z kim zostanie podpisany kontrakt wdrożeniowy. W końcu wybrano samego producenta.
— Doszliśmy do wniosku, że partnerzy SAP specjalizują się w poszczególnych modułach i trudno będzie znaleźć takiego, który dysponuje zespołem specjalistów sprawnie zaspokajających wszystkie nasze potrzeby. Dlatego zdecydowaliśmy się podpisać umowę bezpośrednio z SAP Polska, powierzając tej firmie dobór ewentualnych podwykonawców — tłumaczy Sławomir Panasiuk.
Kontrakt podpisano 14 marca 2007 r. Dzień później zaczęły się prace wdrożeniowe. Prowadziło je 64 konsultantów SAP Polska i jej podwykonawców oraz 30 pracowników KDPW — zarówno z działu informatyki, jak i działów biznesowych. W styczniu 2008 r. uruchomiono podstawowe moduły systemu. Objęły kwestie rachunkowości finansowej i zarządczej, fakturowania, naliczania płac i gospodarki materiałowej. W drugim etapie — do maja 2009 r. — uruchomiono jeszcze tzw. miękki HR, hurtownię danych i samoobsługę pracowniczą. Wszystko w założonych terminach i — co ważniejsze — budżetach.
— Dbaliśmy, by kupić to, co naprawdę jest nam potrzebne, a nie to, co SAP chciałby nam sprzedać. Ale z drugiej strony — SAP to globalny dostawca o dużym doświadczeniu marketingowym, a my jesteśmy firmą z sektora finansowego, więc siłą rzeczy nie oszczędzamy na niezawodności i bezpieczeństwie. To, że przedsięwzięcie się udało, zawdzięczamy głównie temu, że już na etapie analizy przedwdrożeniowej do wyboru systemu włączyliśmy pracowników działów, które dzisiaj z nim pracują — podkreśla Sławomir Panasiuk.
Porządek w fakturach
Najważniejszą dla firm korzyścią z wdrożenia systemu jest uproszczenie i automatyzacja fakturowania i księgowania poprzez zintegrowanie modułów finansowo-księgowych SAP z systemem depozytowo-rozliczeniowym KDPW. To ten drugi odpowiada za rejestrację operacji i naliczanie związanych z nimi opłat dla uczestników rynku kapitałowego. Przed wdrożeniem systemu SAP faktury były wystawiane i drukowane przez osoby obsługujące system depozytowo-rozliczeniowy, a następnie wysyłane do klientów oraz… zanoszone do księgowości KDPW, gdzie dane z nich wprowadzano do aplikacji finansowo-księgowej.
— W przypadku niektórych opłat stosowano doraźne rozwiązania automatyzujące przenoszenie danych z systemu depozytowo-rozliczeniowego do aplikacji księgowej, ale generalnie robiono to ręcznie — wspomina nie tak dawne czasy Agnieszka Kuczyńska.
Obecnie pracownicy obsługujący system depozytowo-rozliczeniowy tylko inicjują fakturowanie, tzn. naliczają opłaty. System SAP automatycznie zasysa odpowiednie dane, po czym tworzy i rozksięgowuje faktury, fizycznie drukowane w kancelarii.
Pozwala to nie tylko usprawnić fakturowanie, ale i usprawnia monitorowanie kosztów i przychodów z poszczególnych usług świadczonych przez KDPW.
— Jesteśmy firmą pracującą nie dla zysku — podkreśla Stanisław Panasiuk.
Redukcji kosztów przysłuży się też moduł do zarządzania środkami trwałymi. Jego wdrożenie połączono z oznakowaniem kodami kreskowymi wyposażenia KDPW.
— Inwentaryzacja trwała 2-3 tygodnie i absorbowała około 15 osób w zespołach spisowych. Po wdrożeniu systemu SAP inwentaryzacji jeszcze nie prowadziliśmy, ale zakładamy, że jeden lub dwóch pracowników wyposażonych w czytnik kodów kreskowych powinno sobie z nią poradzić w tydzień — mówi Agnieszka Kuczyńska.
A dzięki modułowi do samoobsługi pracowniczej, każdy pracownik KDPW może sprawdzić tzw. pasek płacowy albo złożyć i zatwierdzić wniosek urlopowy. Ot, taki ludzki wymiar wdrożenia.
4,5
tys. Tyle faktur rocznie wystawia KDPW.
Kamil Kosiński