Jak Depozyt zrobił porządek

Kamil Kosiński
opublikowano: 01-07-2009, 00:00

Strażnik polskich akcji był zinformatyzowany i jest nadal. Ale po zmianie systemu pozbył się wielu kłopotów.

System ERP wspiera tzw. gospodarkę własną

Strażnik polskich akcji był zinformatyzowany i jest nadal. Ale po zmianie systemu pozbył się wielu kłopotów.

W maju 2009 r. Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych (KDPW) zakończył wdrażanie mySAP ERP, czyli zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Inwestycja kosztowała 6 mln zł i pozwoliła uporządkować procesy tzw. gospodarki własnej, które w spółce wymagały usprawnienia od kilku lat.

— Za systemem ERP zaczęliśmy się rozglądać w 2005 r. Mieliśmy wtedy dość skomplikowaną sytuację, m.in. jeśli chodzi o aplikacje finansowo-księgowe, kadrowo-płacowe i do gospodarki materiałowej. Oprogramowanie, które użytkowaliśmy, nie uwzględniało wszystkich naszych potrzeb, a do tego było wspierane przez kolejnych już sukcesorów firm, które je wyprodukowały — informuje Sławomir Panasiuk, członek zarządu KDPW.

Po wstępnej analizie potrzeb i dostępnego na rynku oprogramowania w KDPW powstały założenia projektu modernizacji systemów informatycznych. Do dalszych prac spółka zatrudniła firmę zewnętrzną — LST z Sopotu. Jako najbliższe oczekiwaniom KDPW wytypowała ona produkty polskiej Tety, brytyjskiego SunSystems (obecnie należy do Inforu), amerykańskiego J. D. Edwards (obecnie część Oracle) i niemieckiego SAP. Dwa pierwsze zostały odrzucone, bo nie spełniały części oczekiwań funkcjonalnych KDPW i współpracowały jedynie z bazami danych Oracle i Microsoft, co dla firmy było nie do przyjęcia ze względów finansowych.

— Korzystaliśmy z serwerów IBM AS/400 z bazą danych DB2. Policzyliśmy, że jej wymiana na inną kosztowałaby 3-4 mln zł. Tylko systemy J. D. Edwards i SAP pozwalały na dalsze użytkowanie posiadanej przez nas platformy serwerowo-bazodanowej — wyja- śnia Sławomir Panasiuk.

— J. D. Edwards nie miał funkcji zarządzania aktywami. Miał za to problem z prezentacją działającej instalacji na platformie AS/400 — dodaje Agnieszka Kuczyńska, szef zespołu systemów korporacyjnych w dziale eksploatacji systemów informatycznych KDPW.

Wizyta referencyjna obrazująca funkcjonowanie systemu SAP na serwerach AS/400 miała miejsce w fabryce mebli Forte.

Selekcja modułów

Ostateczna decyzja o wyborze systemu SAP zapadła na przełomie września i października 2006 r. Nie było jednak przesądzone, z kim zostanie podpisany kontrakt wdrożeniowy. W końcu wybrano samego producenta.

— Doszliśmy do wniosku, że partnerzy SAP specjalizują się w poszczególnych modułach i trudno będzie znaleźć takiego, który dysponuje zespołem specjalistów sprawnie zaspokajających wszystkie nasze potrzeby. Dlatego zdecydowaliśmy się podpisać umowę bezpośrednio z SAP Polska, powierzając tej firmie dobór ewentualnych podwykonawców — tłumaczy Sławomir Panasiuk.

Kontrakt podpisano 14 marca 2007 r. Dzień później zaczęły się prace wdrożeniowe. Prowadziło je 64 konsultantów SAP Polska i jej podwykonawców oraz 30 pracowników KDPW — zarówno z działu informatyki, jak i działów biznesowych. W styczniu 2008 r. uruchomiono podstawowe moduły systemu. Objęły kwestie rachunkowości finansowej i zarządczej, fakturowania, naliczania płac i gospodarki materiałowej. W drugim etapie — do maja 2009 r. — uruchomiono jeszcze tzw. miękki HR, hurtownię danych i samoobsługę pracowniczą. Wszystko w założonych terminach i — co ważniejsze — budżetach.

Zdrowy Biznes
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
×
Zdrowy Biznes
autor: Katarzyna Latek
Wysyłany nieregularnie
Katarzyna Latek
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

— Dbaliśmy, by kupić to, co naprawdę jest nam potrzebne, a nie to, co SAP chciałby nam sprzedać. Ale z drugiej strony — SAP to globalny dostawca o dużym doświadczeniu marketingowym, a my jesteśmy firmą z sektora finansowego, więc siłą rzeczy nie oszczędzamy na niezawodności i bezpieczeństwie. To, że przedsięwzięcie się udało, zawdzięczamy głównie temu, że już na etapie analizy przedwdrożeniowej do wyboru systemu włączyliśmy pracowników działów, które dzisiaj z nim pracują — podkreśla Sławomir Panasiuk.

Porządek w fakturach

Najważniejszą dla firm korzyścią z wdrożenia systemu jest uproszczenie i automatyzacja fakturowania i księgowania poprzez zintegrowanie modułów finansowo-księgowych SAP z systemem depozytowo-rozliczeniowym KDPW. To ten drugi odpowiada za rejestrację operacji i naliczanie związanych z nimi opłat dla uczestników rynku kapitałowego. Przed wdrożeniem systemu SAP faktury były wystawiane i drukowane przez osoby obsługujące system depozytowo-rozliczeniowy, a następnie wysyłane do klientów oraz… zanoszone do księgowości KDPW, gdzie dane z nich wprowadzano do aplikacji finansowo-księgowej.

— W przypadku niektórych opłat stosowano doraźne rozwiązania automatyzujące przenoszenie danych z systemu depozytowo-rozliczeniowego do aplikacji księgowej, ale generalnie robiono to ręcznie — wspomina nie tak dawne czasy Agnieszka Kuczyńska.

Obecnie pracownicy obsługujący system depozytowo-rozliczeniowy tylko inicjują fakturowanie, tzn. naliczają opłaty. System SAP automatycznie zasysa odpowiednie dane, po czym tworzy i rozksięgowuje faktury, fizycznie drukowane w kancelarii.

Pozwala to nie tylko usprawnić fakturowanie, ale i usprawnia monitorowanie kosztów i przychodów z poszczególnych usług świadczonych przez KDPW.

— Jesteśmy firmą pracującą nie dla zysku — podkreśla Stanisław Panasiuk.

Redukcji kosztów przysłuży się też moduł do zarządzania środkami trwałymi. Jego wdrożenie połączono z oznakowaniem kodami kreskowymi wyposażenia KDPW.

— Inwentaryzacja trwała 2-3 tygodnie i absorbowała około 15 osób w zespołach spisowych. Po wdrożeniu systemu SAP inwentaryzacji jeszcze nie prowadziliśmy, ale zakładamy, że jeden lub dwóch pracowników wyposażonych w czytnik kodów kreskowych powinno sobie z nią poradzić w tydzień — mówi Agnieszka Kuczyńska.

A dzięki modułowi do samoobsługi pracowniczej, każdy pracownik KDPW może sprawdzić tzw. pasek płacowy albo złożyć i zatwierdzić wniosek urlopowy. Ot, taki ludzki wymiar wdrożenia.

4,5

tys. Tyle faktur rocznie wystawia KDPW.

Kamil Kosiński

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Kamil Kosiński

Polecane