Im szybciej pracodawcy określą standardy organizowania pracy poza firmą, tym łatwiej będzie im dostosować je do oczekiwań podwładnych.
Przedsiębiorcy mogą korzystać z wielu narzędzi do monitorowania podwładnych, którzy wykonują obowiązki służbowe poza biurem. Eksperci wskazują jednak, że wzmożona kontrola pracowników może przynieść firmom więcej szkody niż pożytku. Przepisy regulujące nowe zasady pracy zdalnej zaczną obowiązywać już niebawem, 7 kwietnia.
– Monitoring pracy jest niezbędny m.in. w przypadku firm produkcyjnych, przemysłowych i logistycznych. Dzięki niemu można szybko wykryć i wyeliminować nieprawidłowości. Ułatwia on również dbanie o bezpieczeństwo podwładnych. Natomiast w przypadku pracowników umysłowych, którzy najczęściej korzystają z możliwości wykonywania obowiązków służbowych w trybie online, wspomniany monitoring raczej nie zdaje egzaminu. Szefowie firm powinni postawić na pracę zadaniową – mówi Sebastian Młodziński, prezes firmy Timate.
Z analizy firmy ExpressVPN wynika, że pracodawcy najchętniej sprawdzają, czym zajmują się ich pracownicy podczas wideokonferencji i rozmów telefonicznych. Wiele szefów preferuje otrzymywanie raportów przesyłanych drogą mejlową, w których podwładni wyliczają zrealizowane powinności. Pracodawcy chętnie korzystają także z programów przeznaczonych do mierzenia czasu poświęcanego na wypełnianie konkretnych zadań.
Co na to Kodeks pracy
Warto podkreślić, że w Kodeksie pracy znajdują się zapisy dotyczące kontroli pracowników wykonujących obowiązki służbowe poza biurem. Pracodawca może sprawdzać ich służbową pocztę elektroniczną, a także wprowadzić inne formy wspomnianej kontroli. Warunek jest jeden: takie działanie musi być niezbędne do zapewnienia odpowiedniej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie przeznaczonego na nią czasu. Dodatkowo pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę dotyczącą przestrzegania przez podwładnego zasad BHP, a także wymogów związanych z bezpieczeństwem i ochroną informacji.
– Ustawodawca zastrzega, że pracownik musi być poinformowany o wprowadzonym monitoringu. Zakres jego stosowania należy ustalić ze związkami zawodowymi działającymi w firmie i zamieścić w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Sposób kontroli pracy zdalnej również powinien być wcześniej ustalony, np. w ramach porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej. Przepisy chronią pod tym względem interesy pracowników. Monitoring i kontrola nie mogą naruszać prywatności podwładnych i ich rodzin, tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych – wyjaśnia Agnieszka Sobota, radca prawny i partner zarządzający w kancelarii KTW.Legal.
Weź udział w konferencji “Recruitment Days 2023”, 19-20 kwietnia 2023 >>
Miecz obosieczny
Choć na rynku nie brakuje narzędzi do badania efektów pracy, a Kodeks pracy określa sposób ich wykorzystania, to jednak wielu ekspertów podważa zasadność stosowania monitoringu pracy zdalnej. Przedstawiciele Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych podkreślają, że może przyczynić się on do zmniejszenia satysfakcji wśród pracowników z wykonywania obowiązków zawodowych. Inne negatywne konsekwencje? Podwładni będą bardziej zestresowani i częściej skłonni do zmiany miejsca zatrudnienia.
Eksperci Gartnera wskazują ponadto, że obawy zatrudnionych dotyczące monitorowania ich pracy mogą prowadzić do wypalenia zawodowego. Ponadto – jak dodają – sporo podwładnych przyznaje, że nikt w firmie nie informuje ich, jakie dane na ich temat są zbierane oraz dlaczego i w jaki sposób będą wykorzystywane.
Sebastian Młodziński nie ma wątpliwości, że przedsiębiorcy powinni sprawdzać, czy pracownicy wywiązują się z zobowiązań wobec nich. W grę wchodzi – jego zdaniem – możliwość prowadzenia przez nich rejestracji i elektronicznej ewidencji czasu pracy, a także korzystanie z pomocnych do tego systemów.
– Dzięki nim osoba zatrudniona może oznaczyć moment rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę i długość przerw oraz lokalizację, w jakiej się znajduje. Takich informacji potrzebują działy kadr i płac oraz osoby odpowiedzialne za HR i finanse do rozliczania umów i kontraktów – podkreśla Sebastian Młodziński.
Rozwiązanie kompromisowe
Inaczej wygląda kwestia monitoringu, który dotyczy tego, co dokładnie robi podwładny. Jeśli świadczy on pracę zdalną, warto aby szefowie zdecydowali się na inny sposób oceniania jej efektywności.
– Przedsiębiorcy powinni znaleźć złoty środek. Nie mogą całkowicie zrezygnować ze wspomnianego monitoringu. Również nie powinni ciągle sprawdzać, czy pracownicy siedzą przy komputerach, co piszą w mejlach. Najlepszym rozwiązaniem jest rozliczanie podwładnych z realizacji konkretnych zadań – konkluduje Sebastian Młodziński.
