Świadczenia pozapłacowe dla pracowników stanowią dla pracodawców określony koszt. Jednak nie od dziś wielu z nich decyduje się, by go ponieść. Fundowanie benefitów stało się jednym z przejawów dbałości o zatrudnionych i magnesem dla odpowiadających na oferty pracy. W rezultacie jest stałym elementem kalkulacji budżetów firmowych, w których trzeba też ująć rozliczenia podatkowe takich wydatków. Wymaga to np. ustalenia kosztów uzyskania przychodu z tego tytułu, co czasami oznacza konieczność wystąpienia do fiskusa o wykładnię niejasnych przepisów. Podobnie jest z interpretacją uprawnień w podatku od towarów i usług (VAT), zwłaszcza dotyczących odliczenia kwoty podatku naliczonej w cenie danego zakupu.
— Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT prawo do odliczeń przysługuje w zakresie, w jakim kupione towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych — wyjaśnia Martyna Strug, główna specjalistka ds. księgowości w departamencie outsourcingu Grant Thornton.
Najczęściej dla zdrowia
Pracodawcy zastanawiają się, czy ten przepis można zastosować do nabycia np. pakietów medycznych lub sportowych, a tym samym potraktować ich koszt jako służący wyłącznie prowadzonej działalności opodatkowanej. Warto dodać, że ten rodzaj świadczeń należy do najczęściej oferowanych zatrudnionym. Karnety sportowe dla pracowników etatowych i osób współpracujących z firmami w modelu B2B są jednym z popularniejszych benefitów. Według najnowszej edycji raportu monitorującego rynek pracy w Polsce — przygotowywanego przez Grant Thornton we współpracy z firmą Element — możliwość korzystania z pakietów sportowych pojawiła się w 66 proc. ofert pracy publikowanych w styczniu tego roku. Zbliżony wynik (70 proc.) osiągnęły pakiety medyczne.
Podobny obraz płynie z „Raportu płacowego Hays Poland 2025”. Wynika z niego, że w skład specjalnych bonusów dla pracowników najczęściej wchodzą karta sportowa (68 proc.) i podstawowy pakiet opieki medycznej (52 proc.). Przy tym za najcenniejszy benefit zatrudnieni uznają rozszerzone warianty prywatnej opieki medycznej, co stwierdziło 45 proc. badanych. Ich popularność potwierdza też badanie „Benefity pozapłacowe według pracowników” zrealizowane przez serwis Prezentmarzeń. Świadczenia związane z pakietami zdrowotnymi otrzymuje 49 proc. pracowników ankietowanych firm. Na drugim miejscu jest finansowanie rekreacji w formie karnetów na siłownię czy pakietów wellness, które wybiera 23 proc. osób.
— Wyniki badania pokazują, że coraz więcej pracowników oczekuje bardziej niestandardowych świadczeń, jednak tradycyjne benefity, jak pakiety medyczne i karty podarunkowe nadal są cenione — podkreśla Małgorzata Dębska, dyrektor zarządzający w serwisie.
Stanowisko skarbówki
Wątpliwość co do odliczania VAT z tytułu zakupu pakietów medycznych czy sportowych została rozstrzygnięta na korzyść podatników w dwóch wydanych przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) interpretacjach podatkowych — o numerze 0114-KDIP1-3.4012.70.2021.4.JG oraz 0111-KDIB3-1.4012.112.2021.2.IK.
— Dyrektor KIS potwierdził, że zakup pakietów benefitów pozwala odliczyć VAT. Pozytywna interpretacja uzasadniona jest tym, że nabycie karnetów sportowych bądź medycznych dotyczy pracowników, a tym samym pozostaje w ścisłym związku z działalnością firmy. W końcu zapewnienie dodatkowych benefitów wpływa niezaprzeczalnie na atrakcyjność oferty pracy i przede wszystkim zwiększa motywację i efektywność pracowników w trakcie zatrudnienia — mówi Martyna Strug.
Zwraca jednak uwagę na problem, który pojawia się, gdy pakiety medyczne i karty sportowe nie są opłacane w całości przez pracodawcę. Ponadto na przypadki, w których pracownicy decydują się na własny koszt rozszerzyć pakiet o dodatkowe usługi, np. wykupienie karnetu dla bliskiej osoby. Ekspertka Grant Thornton przypomina, że bez względu na to, czy benefity są opłacane w pełni czy w części przez pracodawcę czynność tę musi on uwzględnić w rozliczeniach podatkowych. Kłopot natomiast w tym, że taki podział kosztów między nim a pracownikiem rodzi pytania o to, czy podstawą do odliczenia VAT jest kwota wskazana na fakturze od dostawcy benefitów, czy tylko pokrywana przez firmę.
— W tym przypadku także warto odwołać się do interpretacji podatkowych, a zwłaszcza do wykładni nr 0111-KDIB3-1.4012.325.2022.1.KO. Dyrektor KIS stoi na stanowisku, że należy wykazać całość kwoty wynikającą z otrzymanych faktur z tytułu nabycia świadczeń pomniejszoną o kwotę podatku. W przepisach o VAT nie istnieje pojęcie czynności częściowo odpłatnych. W związku z tym nawet jeśli pracownik dopłaca do pakietu, cały zakup benefitu jest traktowany jako odpłatne świadczenie. Dlatego określając podstawę opodatkowania VAT, pracodawca musi uwzględnić pełną wartość rynkową usługi — podkreśla Martyna Strug.
Dla kogo faktura
Przy rozliczaniu świadczeń pozapłacowych z fiskusem trzeba pamiętać nie tylko o prawidłowych zasadach odliczania VAT. Przekazanie karnetów sportowych czy pakietów medycznych w jakiejkolwiek formie wiąże się z opodatkowaniem tych benefitów, a sposób wypełnienia tego obowiązku różni się w zależności od formy zatrudnienia.
— W przypadku benefitów dla osób związanych z firmą umowami o pracę podstawą opodatkowania jest koszt danej usługi finansowanej w całości, a przy częściowej odpłatności rynkowa wartość oferowanego świadczenia. Pracodawca nie wystawia faktury za opłacane pakiety, a ewentualną kwotę dopłaty pobiera bezpośrednio z wynagrodzenia — zwraca uwagę Martyna Strug.
Inne zasady należy zastosować, gdy benefity są przekazywane osobom współpracującym z firmą na podstawie umowy B2B.
— W takim przypadku podstawą opodatkowania jest kwota należna za świadczenie, na którą przedsiębiorca powinien wystawić fakturę dla współpracownika. Bez niej zakup pakietu nie będzie mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu — podkreśla ekspertka Grant Thornton, dodając, że zakup świadczeń pozapłacowych pracodawca musi co miesiąc wykazywać w deklaracji podatkowej.