W tym roku weszły w życie przepisy, które umożliwiają podatnikom wystawianie e-faktur. Są one jedną z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży. Warto podkreślić, że na początku czerwca Rada Unii Europejskiej wydała decyzję upoważniającą Polskę do wprowadzenia e-faktur jako obligatoryjnego rozwiązania. Zgodnie z nią obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zacznie działać od 1 stycznia 2024 r., a nie jak pierwotnie planowano od 1 kwietnia 2023 r.
— Zmiana terminu wnioskowanego przez Ministerstwo Finansów to odpowiedź na sygnały firm, które potrzebują więcej czasu na przygotowanie się do nowych obowiązków — podkreśla Katarzyna Wróblewska, partner w firmie doradczej EY Polska.
Wątpliwości przedsiębiorców
Konieczność wdrożenia wspomnianego rozwiązania budzi wśród przedsiębiorców wiele wątpliwości. Część niejasności na bieżąco wyjaśniają przedstawiciele resortu finansów.
— Dostosowanie firmy do nowych wymogów dotyczących wystawiania i odbierania faktur drogą elektroniczną wiąże się nie tylko z przygotowaniem odpowiedniego zaplecza technologicznego. Istotne są również: wprowadzenie odpowiednich procedur w przedsiębiorstwie oraz konieczność przeszkolenia pracowników i zweryfikowania pod kątem merytorycznym danych, które będą szczegółowo przekazywane w formie e-faktur do kontrolujących je osób — zaznacza Katarzyna Wróblewska.
Zwraca uwagę na szeroki zakres raportowanych danych i niedostatecznie sprecyzowane wymagania dotyczące uzupełniania pól nieobowiązkowych w KSeF.
Wojciech Michalak, starszy menedżer w EY Polska, dodaje, że system umożliwia tzw. samofakturowanie. Co to oznacza w praktyce?
— Chodzi o wystawianie przez nabywcę faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów będzie on musiał nadać kupującemu uprawnienie do samofakturowania w KSeF. Następnie e-faktury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę — tłumaczy Wojciech Michalak.
Warto zaznaczyć, że przedsiębiorcy, którzy już stosują faktury elektroniczne, również będą musieli sprostać wymogom przewidzianym w systemie. Zgodnie z zapowiedziami MF powinni to zrobić nie później niż w drugim kwartale 2023 r.
— Ich także czekają istotne zmiany w tej dziedzinie. Mogą być one łatwiejsze do wprowadzenia niż w przypadku firm, które dotychczas nie wdrożyły elektronicznego obiegu dokumentów — uważa starszy menedżer w EY Polska.
Poznaj program konferencji “Wynagrodzenia i benefity 2023”, 25-26 stycznia, Warszawa >>
Załączniki do faktur
Wielu przedsiębiorców pyta, czy przez KSeF będzie można przesyłać do kontrahentów załączniki do faktur.
— Nie będzie takiej możliwości. Wszelkie dodatkowe informacje dołączane dotychczas do wspomnianych dokumentów, w tym m.in. specyfikacje towarów czy protokoły, trzeba będzie wysyłać oddzielnie, poza systemem KSeF, np. drogą mailową — wyjaśnia Wojciech Michalak.
Korzystanie z e-faktur przed 1 stycznia 2024 r. jest w pełni dobrowolne. Dlatego warto, aby przedsiębiorcy przeznaczyli ten czas na przygotowanie się do wystawiania dokumentów w nowej formie.
— Podatnik może potraktować ten rok jako testowy - i w nowy sposób wystawiać np. tylko te faktury, które dotyczą jednego typu transakcji lub potwierdzają dostawy na rzecz jednego z kontrahentów. Natomiast w przypadku pozostałych dokumentów może zostać przy tradycyjnej formie — podkreśla Wojciech Michalak.
Przedsiębiorcy często pytają, czy mogą zrezygnować z przechowywania dokumentów, jeśli wszystkie z nich będą wystawiali i odbierali za pomocą KSeF?
— E-faktury będą gromadzone w KSeF przez okres 10 lat. Po jego upływie przedsiębiorca musi zapewnić możliwość składowania ich we własnym zakresie. Warto zaznaczyć, że system dopuszcza możliwość masowego pobierania faktur. To z pewnością ułatwi ich późniejszą archiwizację — uważa Wojciech Michalak.
Wyjaśnia, skąd będzie wiadomo, że sprzedawca wystawił firmie fakturę za pomocą KSeF.
— Taka informacja nie będzie w żaden sposób notyfikowana. Na odbiorcy faktury ciąży obowiązek bieżącej weryfikacji, czy dla danej spółki zostały wystawione nowe dokumenty — podkreśla Wojciech Michalak.
Zauważa ponadto, że faktury zakupowe w imieniu firmy będą mogli pobierać oprócz przedsiębiorcy również upoważnieni przez niego pracownicy lub biuro rachunkowe.
— Faktury wystawiane są pomiędzy spółkami. To oznacza, że dostęp do tych dokumentów będzie przyznawany z poziomu firm. Możliwe będzie ograniczenie roli użytkownika faktur tylko do określonych działań, np. księgowy będzie miał dostęp do tych dokumentów, ale bez możliwości ich wystawiania — wyjaśnia Wojciech Michalak.
Nie ma się czego bać
Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i dyrektor strategiczny w SaldeoSmart, zapewnia, że KSeF to nie jest zło konieczne.
– To konkretne korzyści dla biur rachunkowych i przedsiębiorców. To szansa przeniesienia księgowości w XXI wiek, pozbycia się stosów papierowych dokumentów i segregatorów zalegających na półkach. To także szybszy zwrot VAT i większe bezpieczeństwo płatności. Warto, aby księgowi przekonali się do wystawiania faktur w KSeF i skorzystali z tej możliwości – uważa Edyta Wojtas.