Polski fiskus przy kolejnym swoim projekcie znów wzoruje się na rozwiązaniach zagranicznych. Po wprowadzeniu od tego roku tzw. estońskiego ryczałtu CIT i niemieckiego modelu rozliczania wydatków inwestycyjnych Ministerstwo Finansów (MF) pracuje nad przepisami wprowadzającymi e-fakturę. Zasady jej wystawiania, posługiwania się nią i jej przechowywania zostaną określone nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Przyjęto, że może wejść w życie 1 października tego roku.
Nowy dokument ma być ustandaryzowany, a wystawiany i odbierany przez podatników będzie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Podobne rozwiązania mają Hiszpania, Portugalia i Włochy.
– Przy tworzeniu przepisów w dużym stopniu bazowaliśmy na ponad trzyletnich doświadczeniach Włoch. Usługa e-faktury została tam udostępniona w 2017 r., a po okresie przejściowym od 1 stycznia 2019 r. użycie tego dokumentu stało się obowiązkiem podatników. Chcemy, aby w Polsce było podobnie – wyjaśnia Jan Sarnowski, wiceminister finansów.
Wysyłka i odbiór
W pierwszej fazie wdrażania e-faktury byłaby ona jednym z dopuszczalnych dokumentów sprzedaży. Od 2023 r. stałaby się obligatoryjna.
Resort przekonuje, że e-faktura przyniesie wiele udogodnień dla podatników. Ma być bezpieczna, gdyż pozostanie w bazie danych MF, nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu i w związku z tym nie będzie potrzeby wydawania jej duplikatów. Ponadto system da pewność, że faktura trafi do kontrahenta, a jeden wzorzec powinien ułatwić przedsiębiorcom jej użycie i wzajemne rozliczenia oraz księgowanie danych z transakcji w systemach finansowo-księgowych. Fiskus deklaruje, że termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni.
Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w KSeF będzie mógł wystawiać faktury z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Ma je przygotowywać bezpośrednio w swoim programie rachunkowym i wysyłać do systemu, gdzie będzie mógł przeglądać wydane i otrzymane dokumenty, a także przesłać dowolny z nich lub ich paczkę. Będzie mógł je także korygować. Przewiduje się też uprawnienia dla osób trzecich do wystawienia w imieniu firmy faktur ustrukturyzowanych lub do dostępu do nich, np. biurom rachunkowym.
Z projektowanych przepisów wynika, że przedsiębiorca będzie musiał powiadomić urząd skarbowy o tym, kto lub jaki podmiot ma wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Z tego obowiązku zostaną zwolnieni podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą.
– Ponadto odrębnie trzeba będzie zawiadomić organ o podmiotach upoważnionych do dostępu do znajdujących się tam faktur ustrukturyzowanych. Takie uprawnienia można przyznać pracownikowi lub specjaliście z zewnątrz, np. księgowej, po to, aby tylko pobierała e-faktury i je rozliczała, bez możliwości wystawiania takich dokumentów. To oznacza kolejne obowiązki dla firm – komentuje Jarosław Ziobrowski, adwokat, partner w kancelarii Kurpisz i Ziobrowski.
Przywilej z limitem
Zarazem ministerstwo otwarcie przyznaje, że projektowana usługa będzie też narzędziem kontrolnym.
– Projektodawca nie ukrywa, że nowa usługa przyczyni się do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania VAT. Organy podatkowe otrzymają możliwość zdalnego monitorowania przesyłu faktur – zwraca uwagę Jarosław Ziobrowski.
Nieco sceptycznie ocenia część zasad wspomnianej preferencji dla korzystających z e-faktur, czyli skróconego do 40 dni terminu na zwrot VAT. Ma on przysługiwać tylko przedsiębiorcom wystawiającym w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Oznacza to – wyjaśnia adwokat – że np. nowe podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni nie skorzystają z tego przywileju przez okres pierwszych 12 miesięcy jego funkcjonowania.
– Poza tym sama korzyść finansowa będzie ograniczona. Kwota naliczonego VAT lub różnicy podatku nieuwzględniona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie będzie mogła przekroczyć 3 tys. zł. Szkoda, gdyż obecne problemy przedsiębiorców z płynnością można rozwiązać właśnie przyspieszając zwroty VAT – ocenia Jarosław Ziobrowski.
Za zgodą nabywcy
Stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji ich odbiorcy.
– Dotychczas udzielone zgody na odbiór obecnych zwykłych faktur elektronicznych nie obejmą nowych ustrukturyzowanych. Konieczne będzie oddzielne zaakceptowanie ich stosowania, choć ministerstwo prezentuje w tej sprawie podejście liberalne. Wskazuje, że już samo pobranie faktury z KSeF będzie traktowane jako forma wyrażenia zgody na jej otrzymanie – wyjaśnia Radosław Żuchowski, starszy konsultant w Crido.
Jego zdaniem przygotowywane przez fiskusa zmiany wydają się zapowiadać bardziej marchewkę niż kij, na co wskazuje system przewidzianych zachęt. Radosław Żuchowski zalicza do nich nie tylko wspomniany krótszy termin zwrotu VAT, ale też np. zwolnienie przedsiębiorców z obowiązku przesyłania, na żądanie organów podatkowych, JPK dla faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika. Zwraca też uwagę na rozwiązanie, które może ograniczyć potencjalne ryzyko powodowane wprowadzonym od tego roku tzw. pakietem SLIM VAT. Wiąże się ono z ewidencjonowaniem w niewłaściwym okresie faktur korygujących in minus wystawianych w standardowej formie. W tej sprawie powstało wiele wątpliwości, szczególnie kłopotliwych dla nabywcy przez oderwanie obowiązku obniżenia podstawy opodatkowania VAT i podatku naliczonego od posiadania takiej faktury. Uzależniono go od momentu uzgodnienia z dostawcą nowych warunków transakcji i ich spełnienia.
– Obecnie projektowana nowela zapowiada natomiast zasadę, że nabywca, który otrzyma fakturę korygującą in minus w postaci ustrukturyzowanej, będzie musiał pomniejszyć VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę dostanie. Nie będzie zatem zobligowany do kontrolowania, czy warunki korekty uzgodnione z dostawcą zostały spełnione – wyjaśnia starszy konsultant z Crido.
Minus dla noty
Według Jarosława Ziobrowskiego minusem jest to, że autorzy projektowanych zmian nie przewidują możliwości wystawiania i przesyłania w KSeF ustrukturyzowanych not korygujących (będących podstawą korekty faktury) do e-faktur. Wynika to ze specyfiki tych dokumentów, wymagają bowiem akceptacji odbiorcy.
– Moim zdaniem można system rozbudować o taką zgodę. Na razie wygląda na to, że noty te będą wystawianie i otrzymywane według dotychczasowych zasad – podkreśla.
Według szacunków MF, w 2021 r. na korzystanie z systemu zdecyduje się 10 proc. podatników VAT. Jarosław Ziobrowski uważa, ze to optymistyczny wariant.
– Sądzę, że jeżeli usługa e-faktury zostanie uchwalona z obecnymi niedociągnięciami projektu, to w okresie, w którym ma być rozwiązaniem fakultatywnym, raczej nie będzie cieszyła się dużą popularnością – prognozuje adwokat.