Przyczyn trudności z typowaniem właściwych procesów do automatyzacji może być wiele. W praktyce do jednych z najistotniejszych należy niedostateczna i często nieaktualna wiedza nt. faktycznego przebiegu planowanych do automatyzacji procesów. Oznacza to np. brak świadomości istnienia wyjątków w realizacji procesów czy też pojawiające się odejścia (mniej lub bardziej przypadkowe) od obowiązujących w wielu firmach standardów korporacyjnych (co jest bardzo istotne z perspektywy kwestii Compliance). Innym wyzwaniem jest brak informacji o faktycznej, nie zaś deklarowanej czasochłonności i pracochłonności realizacji procesów. W efekcie business case dotyczący automatyzacji procesu niestety często rozmija się z rzeczywistymi wynikami.
To powoduje, że podobnie jak to ma miejsce np. w przypadku wdrożeń systemów ERP, warto przed rozpoczęciem automatyzacji / robotyzacji procesów dokonać ich pogłębionej analizy. Można wykorzystać tutaj tradycyjne podejście – tj. samodzielnie lub przy pomocy konsultantów opracować mapy procesów i przedstawić je z wykorzystaniem jednej z dostępnych notacji graficznych (takich jak np. BPMN). Podejście takie, mimo że wciąż bardzo popularne w polskich firmach obarczone jest jednak szeregiem poważnych wad. Po pierwsze czas niezbędny na wykonanie takiej analizy często jest długi. Wynikać może to z poziomu komplikacji analizowanych procesów czy też efektywnego braku dostępu do odpowiednich ekspertów dziedzinowych. W skrajnym przypadku sposób realizacji procesu może ulec zmianie (i to kilka razy) zanim zakończona zostanie jego analiza. Ponadto klasyczne podejście do analizy jest kosztowne – należy uwzględnić bowiem koszty analityka / analityków, ale również przedstawicieli biznesu, od których pozyskiwana będzie wiedza o faktycznym przebiegu procesów.
W ostatnich latach pojawiło się jednak podejście alternatywne – powstały dedykowane narzędzia do zautomatyzowanej analizy przebiegu procesów biznesowych określane mianem Process Mining oraz Task Mining (bardzo często określa się je terminem narzędzia do eksploracji procesów i zadań). Warto zauważyć, że dopiero teraz polskie firmy zaczynają się nimi interesować, natomiast część przedsiębiorstw amerykańskich / z Europy Zachodniej - zwłaszcza z sektora finansowego oraz BPO / SSC - stosuje je z powodzeniem od około 3-5 lat.
Dzięki wykorzystaniu złożonych algorytmów (w tym także sztucznej inteligencji) narzędzia te pozwalają utworzyć – bardzo często w czasie (prawie) rzeczywistym - graficzny model rzeczywistego przebiegu procesu, wykorzystując przy tym dane o pracy aplikacji wdrożonych w firmie. Gdzie taki model może się przydać? Po pierwsze do odkrywania stanu faktycznego. Często zarządzający mają wiedzę o realizowanych w firmie procesach tylko na bardzo, bardzo wysokim poziomie ogólności. Te narzędzia pozwalają powiedzieć „sprawdzam” i zobaczyć jaki jest faktyczny przebieg procesów. Po drugie narzędzia te wspierają zapewnienie zgodności – umożliwiają sprawdzenie faktycznego przebiegu procesów z ich wzorcowym przebiegiem. To pozwala zdiagnozowania odchylenia lub nieefektywności między rzeczywistością a podejściem referencyjnym. W przypadku wykrycia takich rozbieżności należy się zastanowić co było źródłem ich powstania i jak je zlikwidować. Wreszcie rzeczywisty przebieg procesów może stać się źródłem inspiracji do ich ulepszania - zarówno optymalizacji jaki również automatyzacji (np. za pomocą robotów programowych).
Czy wdrażanie narzędzi Process Mining / Task Mining jest łatwe?
Oczywiście, że występują wyzwania – natury organizacyjnej, technologicznej i ludzkiej. Natomiast od razu warto zaznaczyć, że dostawcy wypracowali dobre praktyki w tym obszarze, co powoduje, że przeprowadzenie projektu wdrożenia Process Mining / Task Mining jest stosunkowo szybkie i obarczone małym ryzykiem niepowodzenia.
Doskonałą okazją, do poznania różnych perspektywy – tj. metodycznej i praktycznej - zagadnień związanych z wdrażaniem narzędzi do eksploracji procesów i zadań będzie bezpłatne webinarium „Process Mining i Task Mining - fanaberia czy must have w projektach automatyzacji procesów”, które odbędzie się już 9 czerwca, o godzinie 14.
Zaproszeni do udziału w webinarium eksperci, m.in. prof. dr hab. Andrzej Sobczak, kierownik Zakładu Zarządzania Informatyką w Instytucie Informatyki i Gospodarki Cyfrowej Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie i redaktor naczelny serwisu Robonomika.pl, omówią:
- różnice między narzędziami Process Mining i Task Mining;
- rolę narzędzi z zakresu Process Mining i Task Mining w projektach automatyzacyjnych;
- bariery we wdrażaniu narzędzi z obszaru Process Mining i Task Mining;
- kluczowe czynniki sukcesu wdrażania narzędzi do Process Mining i Task Mining.
Zarejestruj się już teraz na: