W obliczu utraty płynności finansowej firmy wpadają w panikę, jednorazowo redukują koszty i zatrudnienie. Efekt jest, ale wyłącznie krótkotrwały. A więcej można zyskać, zastępując cięcie kosztów ich optymalizacją.
Kupuj rozsądnie
Z doświadczeń firmy OptiBuy, świadczącej usługi doradcze zarówno dla dużych firm, jak i przedsiębiorstw z sektora MSP, na samym tylko zakupie wyposażenia, materiałów i sprzętu biurowego można zaoszczędzić 12-30 proc. Oszczędności rzędu 3-12 proc. da się wprowadzić, np. odpowiednio zarządzając flotą, w logistyce ok. 5-13 proc., a przy przemyślanym zakupie usług telekomunikacyjnych nawet 14-52 proc. Wydatki można też zredukować, rozsądnie planując podróże służbowe, właściwie zarządzając budynkami czy wprowadzając do firmy pracowników tymczasowych. Jak? Między innymi dzięki właściwej organizacji procesów zakupowych, optymalizacji umów z dostawcami i redukcji różnorodności zamówień.
— Zakupy pochłaniają średnio 50- 60 proc. kosztów w przedsiębiorstwie, zaś HR — w zależności od sektora — średnio 20-30 proc. Zajęcie się zakupami i wygenerowanie 5 proc. oszczędności zakupowych — co jesteśmy w stanie zrobić praktycznie przy każdym projekcie — przynosi znaczniewiększy efekt finansowy niż oszczędzanie na zatrudnieniu — twierdzi Edyta Musielak, partner w spółce OptiBuy.
Gwarantem sukcesu będzie strategiczne podejście do zakupów i wysokie kompetencje negocjacyjne. Porażkę przyniesie więc oddanie tej działki w ręce przypadkowej, nieznającej realiów rynku osoby.
— Wiele zaoszczędzimy, kiedy proces zakupowy zaplanujemy z dużym wyprzedzeniem. Łatwiej będzie wówczas znaleźć właściwych dostawców i dobrać zamówienie do faktycznych potrzeb firmy. W warunkach niekorzystnych rynkowo elastyczność dostaw nieraz może się okazać wybawieniem, dlatego ze sprawdzonymi dostawcami warto budować długotrwałe relacje — podpowiada Edyta Musielak.
Z ręką na pulsie
Nie obędzie się też bez stałego monitorowania rynku — wychwycenie pierwszych sygnałów spowolnienia może uchronić firmę przed wieloma problemami. Niestety, zdaniem Jerzego Kalinowskiego, partnera w KPMG, zbyt wielu przedsiębiorców z podjęciem kluczowych decyzji czeka do ostatniej chwili. Bywa, że jest już za późno. Warto więc wcześniej wydzielić koszty stałe od kosztów zmiennych — nimi w razie potrzeby można elastycznie zarządzać. Oczywiście wiele będzie zależeć od specyfiki branży — w przypadku firm produkcyjnych pierwszą reakcją na negatywny sygnał z rynku może być skracanie gospodarki magazynowej i wyprzedaż tego, co w gorszym rynkowo czasie mogłoby w nim niepotrzebnie zalegać. Częstym błędem popełnianym przez przedsiębiorców z MSP — zwłaszcza w sytuacji zawężania się rynku — jest nadmierne lokowanie pieniędzy w marketing i inne działania nakierowane na pozyskanie klientów. Nie warto działać wbrew tendencjom rynkowym.
Reorganizacja kadry
Przedsiębiorcy natomiast coraz częściej zdają sobie sprawę z tego, że sama redukcja zatrudnienia, zwłaszcza w obrębie wyspecjalizowanych komórek, na dłuższą metę nie jest efektywna, choć to rozwiązanie wydaje się najprostsze.
— Jeśli zwolnione zostały osoby piastujące wysokie stanowiska, ma to pozytywny wpływ na wynik finansowy firmy. Ale tylko pozornie. I tylko na bardzo krótki okres. Dużo lepsze niż redukcja etatów jest zwiększenie efektywności obecnego zespołu dzięki optymalizacji procesów — zaznacza Marlena Skiba, dyrektor zarządzająca firmy Usługi Doradcze Smart Solutions.
Podpowiada, że zamiast zwalniać pracowników, można np. część osób oddelegować do zaniedbywanych dotychczas działań. Podstawą będzie jednak analiza zakresu obowiązków zatrudnionych — najczęstszym błędem jest pokrywanie się kompetencji pracowników w firmie.
Nowe technologie
Eksperci mówią też o wykorzystaniu nowych rozwiązań, które odpowiednio zastosowane mogą przynieść małym i średnim przedsiębiorstwom oszczędności. — Dzięki rozwojowi sieci internetowych na naszych oczach dokonała się, a w zasadzie cały czas trwa rewolucja technologiczna w sposobie komunikacji firmy z jej otoczeniem. Przynosi ona przede wszystkim olbrzymie oszczędności czasu i pieniędzy: zamiast tradycyjnej poczty mamy e-mail, wirtualny faks zamiast rozwiązania sprzętowego, złożenie zamówienia to teraz kwestia formularza na stronie www, tradycyjna telefonia wypierana jest przez internetową, a bezpośrednie spotkania przez wideo czy telekonferencje. Nowe technologie to oczywiście też nowe możliwości i wiedza know-how, z której ci najlepsi dawno już korzystają — mówi Jerzy Kardaszewicz, prezes operatora telefonii HaloNet.
Prosty sposób na oszczędność
Zakupy — długoterminowe planowanie zaopatrzenia z dostawcami; redukcja liczby dostawców
Logistyka — optymalizacja tras
Zasoby ludzkie — zmiana struktury organizacyjnej; przemyślana redukcja zatrudnienia, wprowadzenie pracowników tymczasowych; wyeliminowanie dublowania obowiązków
Organizacja czasu pracy — zbyt wiele zebrań to strata czasu pracowników; wsparcie technologiczne — telekonferencja zamiast podróży służbowej do odległego miasta
Obsługa klienta — precyzyjny formularz, w którym większość danych jest od razu wpisana, skróci czas obsługi; przyda się też określenie zakresu działania pracowników działu obsługi
Praca biura — jednorazowe zlecenie większej ilości wydruków pozwoli wynegocjować rabat w drukarni; na biurowym sprzęcie drukuj w czarnym odcieniu, kolorowy toner kosztuje więcej