Prawda jest brutalna: jeżeli przedsiębiorcy sami nie zatroszczą się o swoje pieniądze i należności kontrahentów, nikt za nich tego nie zrobi. Aby ograniczyć ryzyko, warto zastosować się do kilku wskazówek.
Najważniejszym błędem wierzycieli jest lekceważenie zagrożenia. Mimo wyraźnych sygnałów, nie zauważają, że z kontrahentem dzieje się coś złego. Tymczasem każdy dzień bierności kosztuje.
— Nie ma cudownej recepty na zatory płatnicze. Jest jednak złota zasada: na każde opóźnienie należy reagować niezwłocznie — im szybciej, tym lepiej — mówi Krzysztof M. Matela, prezes EGB Investments, firmy windykacyjnej.
Warunkiem szybkiej reakcji jest dobra orientacja. A tu podstawą jest rzetelna księgowość. Zdaniem Krzysztofa Mateli, bałagan w dokumentacji to jedna z przyczyn większości zatorów. Skuteczność gwarantują sprawy prozaiczne: księgowanie dat płatności, oryginalne dokumenty, podpisy osób upoważnionych, przechowywanie korespondencji z dłużnikiem. Niezbędne są również: zapasowa kopia systemu księgowego i aktualne programy antywirusowe.
— Zabezpieczy to przed utratą danych i dowodów. Na ich podstawie należy sporządzać analizę rozliczeń dłużników. Raporty takie powinny być sporządzane często i regularnie, nawet codziennie — uważa Krzysztof Matela.
Informacji o sytuacji dłużnika należy szukać także poza firmą. Warto śledzić prasę, rozmawiać z innymi kontrahentami dłużnika, zajrzeć na strony internetowe, na których prowadzone są aukcje oraz giełdy wierzytelności i zobaczyć, czy zobowiązania kontrahenta tam nie trafiły.
Co robić, kiedy pojawią się zaległości?
— Nie trzeba od razu zrywać interesów, jeżeli jednak zdecydujemy się dalej handlować, powinniśmy wzmóc kontrolę transakcji i zaostrzyć warunki sprzedaży — wyjaśnia Krzysztof Matela.
Zanim skorzysta się z usług firmy ściągającej długi, można samemu spróbować uzyskać zapłatę. Rozmowy wymagają jednak talentów negocjacyjnych. Należy zachować spokój, co nie zawsze jest proste, gdy chodzi o pieniądze. Trzeba być także elastycznym. Z wierzytelnością da się wiele zrobić — potrącić, rozłożyć na raty, zmniejszyć odsetki, zamienić na udział w kapitale zakładowym — dłużnik może zaakceptować którąś z ofert. Czasami warto umorzyć część długu.
— Nie ma sensu robić z dłużnika wroga, ale trzeba być konsekwentnym. Jeżeli przedsiębiorca grozi oddaniem wierzytelności do windykacji, jego słowa muszą mieć pokrycie. Sprawa powinna być już wcześniej umówiona z firmą windykującą i jeżeli dłużnik nie reaguje, należy spełnić zapowiedzi. Inaczej będzie czuł się bezkarny — ostrzega Krzysztof Matela.
