Nie odrzucaj kandydata do pracy z powodu poglądów

01-08-2018, 22:00

Nawet jeśli ktoś z własnej woli przekaże rekruterowi wrażliwe dane, to bez wyraźnej zgody pracodawca nie może ich zachować

Wśród nowych zasad przetwarzania danych osobowych widać pewne rozluźnienie, jeśli chodzi o niektóre dotychczasowe reguły rekrutowania pracowników. Nie dotyczy to jednak tematów poruszanych na spotkaniach z osobami ubiegającymi się o pracę. Nadal nie można z nimi rozmawiać o wszystkim bez wyjątku, na dodatek prawo jeszcze bardziej niż kiedyś precyzuje, że zakres informacji żądanych od kandydatów musi odpowiadać celowi, dla którego są one zbierane.

EDUKACJA REKRUTERA:
Zobacz więcej

EDUKACJA REKRUTERA:

Pracodawcy wdrażają specjalne procedury, aby sprostać nowym wymaganiom dotyczącym RODO, a rekruterzy uczą się, jak prowadzić rozmowy kwalifikacyjne — mówi Michał Lisawa, adwokat w kancelarii CMS. Fot. Marek Wiśniewski

Nie tylko kodeks

Obecnie rekrutację regulują w zasadzie dwa podstawowe akty prawne — Kodeks pracy i unijne ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Pierwszy wprost wymienia informacje o kandydacie, jakie można od niego uzyskać, a drugi definiuje je ogólnymi regułami pozyskiwania danych osobowych.

— Art. 22 [1] Kodeksu pracy, który będzie najprawdopodobniej w najbliższym czasie znowelizowany, określa dane podstawowe, których pracodawca może zażądać od kandydata. Należy uznać, że zbiera je w celu zawarcia umowy. I to odpowiada przesłance z unijnego rozporządzenia z jego art. 6 ust. 1 lit b, czyli podjęciu działań zmierzających do zatrudnienia danej osoby. W każdym procesie rekrutacji należy dbać o to, aby wszelkie informacje były pozyskiwane tylko w takim celu i zakresie, jaki jest niezbędny do nawiązania stosunku pracy — i absolutnie jest zakazane gromadzenie ich na zapas, na wszelki wypadek — podkreśla Paulina Dawidczyk, dyrektor zespołu ds. sektora zdrowia, zatrudnienia i szkolnictwa w Urzędzie Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Minimalizacja zbieranych danych, adekwatność i celowość ich przetwarzania to jedne z podstawowych zasad wynikających z RODO, które w praktyce obowiązuje od 25 maja.

— Przepisy wymagają zbierania tylko informacji koniecznych i adekwatnych do osiągnięcia danego celu, który musi być konkretny i prawnie uzasadniony. Dlatego np. dane pozyskane dla potrzeb rekrutacji nie mogą być używane np. w działaniachmarketingowych. Poza tym ich przetwarzanie jest dopuszczalne tylko w okresie niezbędnym do osiągnięcia danego celu — wyjaśnia Michał Lisawa, adwokat w kancelarii CMS.

Jednocześnie przypomina o konieczności wypełnienia obowiązku informacyjnego, sprecyzowanego w RODO.

— Pracodawca musi poinformować m.in., po co dane są zbierane, kto będzie ich administratorem i jak długo będą przechowywane, a także o prawach kandydata — wglądu do informacji o nim, żądaniu ich sprostowania lub usunięciu oraz wniesieniu skargi do organu nadzoru, czyli prezesa UODO. Ani unijne rozporządzenie, ani polskie przepisy nie precyzują, jak długo można przechowywać te informacje. Jeśli nie da się tego dokładnie przewidzieć, można po prostu stwierdzić, że pracodawca będzie je wykorzystywał do zakończenia procesu rekrutacyjnego. Jak się wydaje, może też zaznaczyć, że będą one przetwarzane dłużej, np. przez sześć miesięcy, z uwagi na możliwość ewentualnych roszczeń ze strony kandydata — mówi adwokat.

Reguły zgody

Obowiązki informacyjne wynikają z art. 13 RODO, a powinny być spełnione w chwili pozyskania danych, co może wiązać się pewnymi trudnościami, ponieważ lista informacji do przekazania jest dość długa — Dobrą praktyką jest umieszczanie ich w ogłoszeniach o pracę — twierdzi Paulina Dawidczyk.

Zwraca uwagę, że na wykorzystanie danych w kolejnych rekrutacjach konieczna jest odrębna zgoda kandydata, a w klauzuli informacyjnej pracodawca powinien wskazać przewidywany okres ich przetwarzania w związku z następnymi naborami.

Osobnego przyzwolenia wymaga także gromadzenie informacji wykraczających poza zakres kodeksowy. Przy czym różna może być tego forma.

— W związku z nowym podejściem RODO do zgody, można uznać, że nie musi być ona osobną klauzulą podaną podczas aplikowania na określone stanowisko. Już przez samo przesłanie danych można przyjąć, że kandydat godzi się na ich przetwarzanie. Jeśli jednak zamieści w dokumentach aplikacyjnych treści wykraczające poza zakres tzw. informacji zwykłych, a więc wrażliwe, podlegające szczególnej ochronie, i dostarczy je w CV bez wyraźnego zaznaczenia, że godzi się na ich wykorzystanie, wtedy pracodawca powinien je usunąć, bo nie będzie miał w takim przypadku żadnych podstaw do ich gromadzenia — tłumaczy Paulina Dawidczyk.

Problem ze zgodą na przetwarzanie danych spoza dopuszczalnego katalogu istniał od lat, a brał się z wymogu, aby była ona wyrażana dobrowolnie.

— Podkreślano, że zawsze trzeba oceniać, czy rzeczywiście tak było, co mogło nastręczać trudności. Kandydat, któremu zależy na uzyskaniu pracy, może przystać na wszystko. Zdarzało się, że zgadzał się na przetwarzanie dodatkowych danych z obawy przed negatywnymi skutkami ewentualnej odmowy. Dlatego należy badać, czy zgody udzielono w pełni swobodnie i dobrowolnie oraz czy mogły grozić negatywne konsekwencje za brak jej udzielenia, np. wykluczenie z rekrutacji. Gdy trudno to sprawdzić, należy przyjąć, że nie była ona dobrowolna — mówi Michał Lisawa.

Według organu nadzoru, i sądów zwracających uwagę na brak równowagi w relacjach z pracodawcą, to on jest silniejszą stroną, może więc z łatwością wymusić zgodę.

— Bywało więc, że pozyskanie nawet „niewinnych” informacji uznawano za zagrożenie dla czyichś praw i firmy miały wątpliwości, czy w ogóle mogą to robić. RODO to zmieniło, a nowe podejście uwzględniono w projekcie nowelizującym także Kodeks pracy. Ma się w nim pojawić przepis, że pracodawca może przetwarzać dane spoza ustawowej listy, jeżeli ktoś na to się godzi (z wyjątkiem dotyczących karalności), a w przypadku danych wrażliwych, np. dotyczących zdrowia — wyłącznie jeśli zostały przekazane z inicjatywy samego kandydata. Dotyczy to także pracowników. Natomiast brak zgody lub jej wycofanie nie może powodować dla nich żadnych negatywnych konsekwencji — dodaje Michał Lisawa.

Pracodawcy mogą pozyskiwać także informacje nieuwzględnione w Kodeksie pracy, jeśli to wynika z innych przepisów.

— Chodzi na przykład o rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej dotyczące prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, zgodnie z którym pracodawca może żądać od kandydata m.in. wypełnienia kwestionariusza osobowego. Zawiera on np. pola na wpisanie obywatelstwa oraz dodatkowych uprawnień, umiejętności i zainteresowań, czego kodeks nie przewiduje. Wzór tego dokumentu, będący załącznikiem do rozporządzenia, nie jest obowiązkowy, ale wiele firm z niego korzysta. Osoby rekrutowane wypełniają wszystkie rubryki, podając informacje powiązane ze stanowiskiem, na które aplikują, ale też np. prywatne zainteresowania i hobby. Myślę, że obecnie uprawnienia do zbierania danych trzeba interpretować, biorąc pod uwagę łącznie Kodeks pracy oraz oba rozporządzenia, unijne i ministerialne — podpowiada Michał Lisawa.

Jego zdaniem, pytania o umiejętności czy zainteresowania są dopuszczalne, gdy wiążą się bezpośrednio z określoną pracą. Wynika to ze wspomnianej zasady minimalizacji i adekwatności pozyskiwania danych osobowych. Problem może pojawić się, gdy rozmowa rekrutacyjna dotyka np. prywatnej sfery albo kwestii, które mogą stać się źródłem nierównego traktowania kandydatów.

— Było i nadal jest zakazane podejmowanie w rozmowie kwalifikacyjnej tematów, które dotyczą przede wszystkim życia prywatnego, rodzinnego i które mogą być powodem dyskryminacji w zatrudnieniu. Nie wolno żądać od kandydata nadesłania razem z CV zdjęcia i niedopuszczalne są pytania o stan cywilny, plany macierzyńskie, poglądy polityczne, wyznanie, orientację seksualną, przynależność związkową, stan zdrowia, nałogi czy przebyte choroby — przyznaje Natalia Bogdan, prezes Jobhouse.

Przestrzega, że kandydat pytany podczas rozmowy rekrutacyjnej o życie osobiste może oskarżyć pracodawcę o naruszenie jego dóbr osobistych. Ten, kto nie zostanie przyjęty do pracy na skutek nieudzielenia odpowiedzi na takie pytania — lub dlatego, że odpowie inaczej, niż oczekiwał pracodawca — może domagać się odszkodowania z tytułu dyskryminacji i naruszenia zasady równego traktowania.

W cztery oczy

— Rozmowa kwalifikacyjna powinna skupiać się na kwestiach odpowiadających informacjom wymienionym w Kodeksie pracy i rozporządzeniu ministerialnym. Rekrutera powinien interesować przebieg kształcenia, dotychczasowego zatrudnienia, zdobyte umiejętności, w tym tzw. miękkie, doświadczenie — i na tej podstawie powinna być oceniana czyjaś przydatność do danej roli. Tymczasem pracodawcy czasem pytają o karalność albo proszą o szczegółowe udokumentowanie niekaralności. Generalnie nie mają takiego prawa, poza szczególnymi przypadkami określonymi w innych przepisach, co dotyczy m.in. ochroniarzy czy niektórych osób ubiegających się o zatrudnienie w sektorze finansowym — radzi adwokat z CMS.

Dodaje, że przede wszystkim nie wolno poruszać zagadnień, które przy odrzuceniu danej kandydatury mogą być przedmiotem zarzutów o dyskryminację, np. ze względu na płeć, gdy rozmowa zejdzie na temat ewentualnej ciąży kandydatki czy macierzyństwa i związanych z tym planów.

— Ponadto te kwestie wykraczają poza dozwolony katalog rekrutacyjny i ktoś może uznać, że naruszono jego dobra osobiste. Gdy z własnej woli podniesie je na spotkaniu, dobrą praktyką jest podziękować za te informacje, zaznaczyć, że to rekrutera nie interesuje, i w żaden sposób nie utrwalać, nawet w odręcznych notatkach — dodaje Michał Lisawa.

Z jego praktyki wynika, że poziom świadomości co do przepisów dyskryminacyjnych i ochrony danych osobowych rośnie — po obu stronach.

— Widzę, że pracodawcy przygotowują się do nowych obowiązków, zakazów i konsekwencji ewentualnych naruszeń. W firmach są wdrażane specjalne procedury, a rekruterzy — uczeni, jak prowadzić nabór, jakie pytania zadawać, a jakich nie. W przypadku, gdy sprawa trafi na drogę sądową, może być trudno dowieść takiego, a nie innego przebiegu rozmowy kwalifikacyjnej. Co prawda zdarza się, że spotkania są utrwalane na różne sposoby, np. nagrywane, jednak może to być postępowanie prawnie wątpliwe — podkreśla Michał Lisawa.

Przewiduje, że spraw w sądach o odszkodowanie za dyskryminację lub zadośćuczynienie za naruszenie dóbr osobistych w trakcie rekrutacji raczej nie przybędzie. Można spodziewać się więcej skarg do organu nadzoru, który obecnie ma prawo nakładać wysokie kary za naruszenie zasad przetwarzania danych osobowych.

Kodeksowa lista danych

Podczas rekrutacji od kandydata można żądać następujących informacji:

  • imię (imiona) i nazwisko
  • imiona rodziców
  • data urodzenia
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
  • wykształcenie
  • przebieg zatrudnienia.

Niektóre branżowe przepisy przewidują pozyskiwanie dodatkowych danych z uwagi na ich specyfikę.

Sprawdź program warsztatu "Stosowanie RODO w działach HR po 25 maja", 16.11.2018, Warszawa >>

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Wyniki spółek / Nie odrzucaj kandydata do pracy z powodu poglądów