Nie zwlekaj, bierz sygnalistów pod skrzydła

Już 17 grudnia Polska powinna wprowadzić do swojego prawa przepisy wdrażające normy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Tymczasem projekt ustawy regulującej zasady tej ochrony, poddany konsultacjom w październiku, nie trafił nawet do parlamentu. Nie ma szans, abyśmy dotrzymali terminu koniecznej implementacji unijnych rozwiązań. Nawet jeśli za chwilę zajmie się projektem Sejm, to zważywszy, że jeszcze będzie nad nim pracować Senat, ten nowy akt raczej nie wejdzie w życie w tym roku. Zwłaszcza, że przewidziano dla niego dwutygodniowe vacatio legis.

W konsekwencji przedsiębiorcy zobowiązani już w grudniu do wdrożenia w swoich firmach postanowień unijnej dyrektywy, nie otrzymają na czas szczegółowych prawnych wymagań co do trybu zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych, służących eliminowaniu sygnalizowanych nieprawidłowości oraz ochrony autorów takich zgłoszeń przed ewentualną zemstą. W tym miesiącu powinni być w pełni do tego przygotowani pracodawcy zatrudniający przynajmniej 250 osób. Przedsiębiorstwa liczące minimum 50 pracowników mają czas do 17 grudnia 2023 r. Mniejszych podmiotów ustawa nie będzie dotyczyć.

Zdefiniowana zemsta

Dyrektywa została przyjęta w 2019 r., więc wielu pracodawców analizuje jej treść nie od dziś i wiedzą od dłuższego czasu o wprowadzonym przez nią zakazie niekorzystnego traktowania osób, które wewnątrz przedsiębiorstwa będą zgłaszać, że ktoś dopuścił się nieprawidłowości i naruszył prawo, np. podatkowe.

Wytyczne są więc znane, a wiele rozwiązań firmy powinny wypracować same, by nie dopuścić do odwetu, którego przejawy zostaną prawnie wskazane. Zdefiniowano je w projektowanej ustawie jako bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania, spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym nieprawidłowości i które naruszają lub mogą naruszyć prawa zgłaszającego bądź wyrządzają lub mogą wyrządzić mu szkodę.

Karolina Barszczewska, aplikantka adwokacka w kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy zwraca uwagę, że w relacjach pracodawca – pracownicy etatowi przyszła ustawa odnosi się nie tylko do osób aktualnie zatrudnionych, ale też do byłych pracowników oraz kandydatów do pracy.

– Projekt nie ogranicza się zatem, co słuszne, wyłącznie do nadużyć i naruszeń dostrzeżonych w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych, ale również zauważonych i sygnalizowanych w trakcie rekrutacji – mówi Karolina Barszczewska.

Określony w projekcie katalog działań pracodawcy uznanych za niekorzystne traktowanie sygnalistów odpowiada każdemu z etapów powiązań z firmą. Poza tym jest to zbiór otwarty, zawierający przykładowe zachowania. W ocenie aplikantki z DGTL duże znaczenie w kwalifikowaniu jako odwetowe decyzji podejmowanych wobec zgłaszających naruszenia będą miały stanowiska i interpretacje organów państwowych i unijnych, oraz orzeczenia sądów.

Sprawdź program “VII Forum Compliance Officer” >>

– Niekorzystne traktowanie sygnalisty, zakazane przyszłą ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia, to rozwiązanie umowy o pracę, wstrzymanie awansu, pominięcie przy przyznawaniu nagród czy wystawienie niezasadnie negatywnej okresowej oceny pracy – wyjaśnia Katarzyna Czyżewska, adwokat, wspólnik w kancelarii adwokackiej Czyżewscy.

Jej zdaniem przy tworzeniu wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń prawa pracodawca powinien również rozważyć rozwiązania, które będą służyły ochronie sygnalistów przed niekorzystnym traktowaniem przez przełożonych i współpracowników.

Poufność tożsamości

– Wprawdzie projektowane przepisy nie wymagają, aby system obejmował również anonimowe doniesienia o nieprawidłowościach, niemniej uwzględnienie możliwości przyjmowania sygnałów od osób nieujawniających swojej tożsamości może pozwolić na uzyskanie zgłoszeń w sytuacji, w której mogłyby one zaszkodzić zgłaszającemu. Na przykład, gdy dotyczą bezpośredniego przełożonego sygnalisty – twierdzi przedstawicielka kancelarii Czyżewscy.

Ponadto podpowiada, aby przewidzieć w firmach możliwość stworzenia kanałów zgłoszeń od osób spoza lokalnej struktury firmy, gdy miałyby dotyczyć np. kierownictwa danego przedsiębiorstwa. W każdym natomiast modelu sygnalizowania o nieprawidłowościach trzeba zadbać o to, aby tryb przyjmowania takich doniesień i ich weryfikacji oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych realnie uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom. Zachowanie poufności tożsamości sygnalisty oznacza konieczność – podkreśla Katarzyna Czyżewska – ochrony poufności również informacji, na podstawie których można chociażby pośrednio zidentyfikować autora zgłoszenia.

Mateusz Cedro, partner w Taxeo Komorniczak i Wspólnicy podkreśla, że dzięki odpowiednim kanałom dokonywania zgłoszeń i zapewnieniu procedury poufności przełożony sygnalisty po prostu nie powinien wiedzieć, kto nim jest.

– W konsekwencji nie może się zemścić – wyjaśnia Mateusz Cedro.

Zwraca przy tym uwagę, że skutkiem niezapewnienia wymaganej ochrony będzie brak zgłoszeń. Tymczasem celem dyrektywy i krajowych przepisów ma być lepsze egzekwowanie prawa, wykrywanie naruszeń i ich ściganie – podkreślono w uzasadnieniu do projektu ustawy przygotowanego przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.

Prawa pracodawcy

Łagodne traktowanie sygnalisty nie jest jednak bezwzględne. Projektowana ustawa nie odbiera firmie pracodawcy prawa do jego ukarania, jeśli na to zasługuje z przyczyn obiektywnych, a nie z powodu zgłoszenia naruszeń. Będzie jednak musiała to udowodnić i liczyć się z sankcjami (nawet karą pozbawienia wolności) w razie uznania, że doszło u niej do odwetu za doniesienia o łamaniu prawa.

– Jeśli na przykład firma chce zwolnić sygnalistę, pracodawca powinien zapewnić przejrzystość procesu decyzyjnego i zabezpieczyć prawa tego pracownika. W takim przypadku powinna wystarczyć dokumentacja obiektywnych i uzasadnionych przyczyn zwolnienia. Takie działania powinny być podejmowane nie tylko wobec samych sygnalistów, ale również osób, których zgłoszenie dotyczy, czyli świadków czy pomocników – mówi Mateusz Cedro.

Jego zdaniem, w razie gdyby jednak sygnalista został w firmie pokrzywdzony w wyniku dokonanego zgłoszenia, zadaniem pracodawcy powinno być niezwłoczne wsparcie takiej osoby, np. poprzez zapewnienie pomocy prawnej czy psychologicznej.

Według projektu parasol ochronny powinien także objąć osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz związane z sygnalistą Warunkiem jest, aby pozostawały one w stosunku pracy z pracodawcą zgłaszającego naruszenie.

– Projektodawca zdaje się przy tym nie dostrzegać, że podstawę siatki zatrudnienia nie tworzą obecnie w firmach wyłącznie umowy pracownicze, ale też zlecenia czy o współpracę B&B. W myśl projektu, zatrudnieni w takich formach sygnaliści, jak i osoby wspierające, nie będą objęte szeroką ochroną – zauważa Karolina Barszczewska.

Jej zdaniem ograniczenie katalogu działań odwetowych wobec tych osób jedynie do rozwiązania, wypowiedzenia lub odmowy nawiązania stosunku prawnego, jest nieuzasadnione.