Nie ma jednej dla wszystkich krajów Unii Europejskiej (UE) zasady ustalania tzw. rezydencji podatkowej, od której zależy, gdzie trzeba płacić podatki od wszystkich uzyskiwanych dochodów. Błąd może narazić na spór z organami podatkowymi. Problemy może mieć nie tylko podatnik, ale też pracodawca, który skierował kogoś do pracy poza Polską. Rezydencję podatkową trzeba analizować z uwzględnieniem prawa kraju, z którego podatnik pochodzi i do którego jedzie zarabiać, a także postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartych przez oba państwa. Te dwustronne porozumienia są rozstrzygające, gdy na podstawie wewnętrznych przepisów krajowych delegowany pracownik może być uznany za rezydenta zarówno w kraju pochodzenia, jak i pobytu.
Certyfikat rezydencji
Według Ministerstwa Finansów (MF), podatnik może skorzystać z zasad opodatkowania wskazanych we właściwej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania, o ile dysponuje aktualnym na dany czas certyfikatem rezydencji podatkowej z państwa, w którym dla celów podatkowych ma tam miejsce zamieszkania. Posiadanie lub brak takiego dokumentu nie pozostaje też bez wpływu na miejsce rozliczeń podatku od transakcji zawieranych między zagranicznymi przedsiębiorcami — tj. poboru tzw. podatku u źródła, tam gdzie wypłacana jest należność, np. za licencję. Ustalenie tego nie jest łatwe.
— Usługi nabywane od kontrahentów z zagranicy często są przedmiotem zapytań o wykładnię przepisów i wyroków sądów administracyjnych — podkreślają doradcy podatkowi Maria Kukawska i Mariusz Machciński, partnerzy w Stone & Feather. W 2014 r. organy podatkowe wydały wiele interpretacji, w których wskazywano na skutki braku wspomnianego certyfikatu, np. niemożność zastosowania niższego podatku wynikającego z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Jak mówią partnerzy w Stone & Feather, interpretacje te świadczą o dążeniu do opodatkowania wszelkich usług o charakterze niematerialnym, niezależnie np. od tego, czy są wymienione w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). O problemach interpretacyjnych świadczy to, że chociaż spora część niekorzystnych rozstrzygnięć zostaje podważona przez sądy, to również podejście składów sędziowskich nie jest jednolite.
Przenosiny i co dalej
183 — to jest graniczna liczba dni przebywania w danym kraju stanowiąca jedno z najczęstszych i podstawowych kryteriów ustalenia, w którym kraju ktoś podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów. Jednak nie zawsze ono okazuje się decydujące. Czasem pobyt wcale nie musi trwać dłużej niż 183 dni, aby być uznanym tam za rezydenta podatkowego. Przykładów nie trzeba szukać daleko. Według polskich przepisów, istotne jest też, gdzie znajduje się centrum życiowych, osobistych interesów danej osoby (np. mieszkanie, najbliższa rodzina) i ośrodek jej interesów ekonomicznych.
Wystarczy, że w Polsce znajduje się czyjeś centrum interesów gospodarczych (czyli główne źródło dochodów bądź wszystkich) i tutaj zorganizowano ognisko domowe, a podatnik może być uznany za polskiego rezydenta — niezależnie od czasu przebywania w naszym kraju. Resort finansów przypomina na portalu podatkowym, że ten, kto posiada w Polsce status rezydenta, podlega tzw. nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli tutaj są opodatkowane jego wszystkie dochody, bez względu na to, w jakim państwie je uzyska.
Dla nierezydenta obowiązek podatkowy jest ograniczony wyłącznie do dochodów (przychodów) osiągniętych na terytorium Polski. Do takich zalicza się zarobki z pracy wykonywanej w Polsce (bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia), z działalności wykonywanej osobiście (także bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia), działalności gospodarczej prowadzonej na terenie naszego kraju oraz dochody z położonej na terytorium Polski nieruchomości, w tym z jej sprzedaży.
Co kraj, to niuans
Te zasady odnoszą się zarówno do naszych rodaków, jak i obcokrajowców.
W konsekwencji, jeżeli Polak wyjedzie za granicę, trzeba ustalić, czy pozostawi tutaj miejsce zamieszkania, czy je przeniesie do kraju, w którym ma wykonywać pracę. Oczywiście istotne jest też, jak tam jest definiowana rezydencja.
— W różnych krajach decydują o tym niuanse i nie można z góry przesądzić, że wszyscy, którzy jadą np. do Wielkiej Brytanii, pozostają rezydentami w Polsce lub nie albo ci, którzy jadą do Holandii, będą tam mieli miejsce zamieszkania — zwraca uwagę Katarzyna Serwińska, dyrektor działu prawno-podatkowego PwC.
W niektórych państwach np. znaczenie ma wyłącznie kryterium interesów osobistych lub gospodarczych, w innych tylko czas przebywania, a w wielu oba warunki, ustalane według różnych metod. Są państwa, gdzie brakuje ścisłej definicji rezydenta. Sprawdzenie tych niuansów leży także w interesie pracodawcy, który jest płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń zatrudnionego.
— Jeśli pracownik jest rezydentem podatkowym w Polsce, bo tu zostawia swoją rodzinę, a np. wyjeżdża do Niemiec na dłużej niż 183 dni, to po upływie tego okresu niemieckie organy skarbowe mogą żądać zapłaty podatku od dochodu, który osoba ta uzyskuje z polskiego kontraktu. Nie ma znaczenia, że ktoś nie jest zatrudniony za granicą — wyjaśnia Katarzyna Serwińska.
Im dłużej, tym łatwiej
Nie ma też wspólnej dla wszystkich zasady co do tego, czy tylko rodzimy pracodawca odprowadza zaliczki. To zależy m.in. od systemu obowiązującego w danym kraju. Czasami podmiot przyjmujący pracownika przejmuje na siebie obowiązki płatnika.
— Inaczej jest jednak, gdy pracownik zaczyna podlegać opodatkowaniu w drugim kraju. Zgodnie z polskimi przepisami, polska firma nie pobiera zaliczek, nie odprowadza ich, chyba że podatnik o to się zwróci. W zależności od tego, co się dzieje za granicą, część pieniędzy podatnik sam przeznacza na swój podatek bądź jeżeli polska firma ma obowiązki za granicą (bo może tak być), to ona je kieruje na podatek zagraniczny — mówi Katarzyna Serwińska.
Podkreśla przy tym, że w przypadku nierezydenta polski pracodawca nie potrąca podatku od chwili, gdy taki pracownik zaczyna pracę za granicą. Nie ma znaczenia, czy będzie podlegał opodatkowaniu w drugim kraju, czy nie. Inaczej też płatnik wypełni roczny PIT-11 dla pracownika, bo dochodów nierezydenta uzyskanych za pracę na terytorium innego państwa nie obejmuje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Skutki błędnego ustalenia rezydencji mogą być różne. Mniej lub bardziej dotkliwe.
— Jeżeli pracodawca pobrał zaliczki, a nie powinien, pracownik może mieć do niego pretensje i roszczenia. W zobowiązaniach wobec fiskusa żadnego uszczuplenia nie będzie — wyjaśnia przedstawicielka PwC.
Gorzej, gdy w wyniku nieprawidłowo ustalonego miejsca zamieszkania osobę tę uznano za nierezydenta i od razu płatnik przestał odprowadzać podatek. Wówczas powstaje zaległość w zaliczkach, perspektywa zapłaty odsetek za zwłokę i ewentualnie kara za niewłaściwe wywiązywanie się z obowiązków.
Z doświadczeń Katarzyny Serwińskiej wynika, że tego rodzaju problemy towarzyszą szczególnie krótkim wyjazdom. W przypadku kontraktów dłuższych, np. dwuletnich, ustalenie rezydencji nie sprawia tak wielu trudności.