Obieg dokumentów jest jak ubranie – musi pasować

Gdy w 1978 r. Frederick Lancaster, brytyjsko-amerykański informatyk, przedstawiał wizję biura bez papieru, wielu pukało się w głowę. Dziś, 44 lata później, mógłby zdenerwować niedowiarków, pytając: „A nie mówiłem?“. Największe korporacje już dawno wdrożyły elektroniczny obieg dokumentów (EOD). Sceptycy mieliby jednak rację, wskazując, że małe i średnie przedsiębiorstwa zwlekają z digitalizacją procesów biurowych.

Oszczędności, ekologia, reputacja... Co może przekonać sektor MŚP do nadania informacjom i dokumentom formy cyfrowej? Czy digitalizację powinny przeprowadzać same czy z pomocą zewnętrznych partnerów?

Średnie firmy (od 50 do 249 osób) poprzestają na analogowej dokumentacji: tylko 35 proc. z nich odejście od druku uważa za ważne – wynika z badań Canon Polska. Papierologii kurczowo trzymają się najmniejsze przedsiębiorstwa – wskazują specjaliści z Iron Mountain Polska.

– Aż 90 proc. naszych klientów stawia na archiwizację dokumentacji w formie papierowej. Najchętniej cyfryzowane są teczki kadrowe – mówi Jan Kubalski, menedżer ds. rozwoju biznesu w Iron Mountain.

Jak zmniejszyć opór przed EOD? Przez edukację rynku – uważa Łukasz Rumowski, dyrektor działu rozwoju produktu w spółce Arcus, według którego decydenci z MŚP nie orientują się dostatecznie w korzyściach, które oferuje cyfryzacja. Rozmowy z dostawcami mogą to zmienić.

– Klienci często chcą po prostu bardziej wydajnych urządzeń drukujących. To okazja do zapoznania ich z dobrodziejstwami technologii i zaoferowania im bardziej zaawansowanych rozwiązań, mogących podnieść stopień zautomatyzowania ich działalności – zwraca uwagę Łukasz Rumowski.

Celem wdrożeń jest jednak nie tyle eliminacja papieru, ile integracja usług z procesami biznesowymi w organizacji.

– Oczekiwania odbiorców dotyczące dokumentów są różne. Nasze zadanie polega na tym, by oprogramowanie i sprzęt dostosować jak najlepiej do ich biznesowej specyfiki, preferencji i potrzeb – tłumaczy ekspert spółki Arcus.

Przyszłość należy do digitalizacji, za czym przemawiają argumenty finansowe, ale też ekologiczne. Potwierdza to Tomasz Lis, zarządzający kluczowymi relacjami w polskim oddziale Epson Europe, według którego u decydentów biznesowych rośnie świadomość ekologiczna, co znajduje odzwierciedlenie we wdrożeniach.

– Przy podejmowaniu decyzji zakupowych coraz więcej firm zwraca uwagę na aspekt ekologiczny. Nasza firma idealnie wpisuje się w to zapotrzebowanie z drukarkami pracującymi w technologii heat free. To niewytwarzające ciepła rozwiązanie w porównaniu do tradycyjnych rozwiązań zużywa do 83 proc. mniej energii – informuje Tomasz Lis.

Mniej, a lepiej

Jak zoptymalizować procesy związane z produkcją? Najpierw trzeba wybrać drukarki. Sukces tkwi w uwzględnieniu całości kosztów użytkowania, a nie tylko ceny urządzeń. Produkty tanie w zakupie są z reguły drogie w użytkowaniu, i na odwrót.

– Dążąc do zmniejszenia wydatków na druk powinniśmy myśleć przede wszystkim o wydatkach na materiały eksploatacyjne, przeglądy serwisowe, naprawy i rachunki za prąd – wymienia Łukasz Rumowski.

Następny ważny krok to audyt, w tym inwentaryzacja sprzętu. Koniecznością jest zebranie informacji o wszystkich jednostkach, ich rozmieszczeniu w biurze, obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i klasie energetycznej. Choć minęły czasy, gdy na każdym biurku stała drukarka, w wielu miejscach ciągle jeszcze jest za dużo urządzeń, zwykle wysłużonych, mało wydajnych i prądożernych. Czas zastąpić je kilkoma wielkoformatowymi urządzeniami MFP (ang. multi function printer), które umożliwiają wiele czynności: skanowanie, faksowanie, kopiowanie i produkcję zarówno zwykłych dokumentów, jak i folderów, broszur czy plakatów.

– Proponujemy pozbyć się niepotrzebnych maszyn, bo to, czego jest za dużo, przeszkadza, zabiera przestrzeń, czas i uwagę użytkowników – podkreśla Łukasz Rumowski.

Nadmiarowość może dotyczyć też planowanych inwestycji. Nieraz klient chce kupić więcej rozwiązań niż potrzebuje albo zamówiony sprzęt jest tak zaawansowany technologicznie, że będzie wykorzystywany tylko w małej części.

– Niektórzy klienci są zainteresowani za dużą liczbą urządzeń i zbyt obszernym oprogramowaniem, jak na skalę ich działalności, realizowane procesy czy liczbę pracowników. Profesjonalnego dostawcę, integratora poznać po tym, że stara się przekonać przyszłego użytkownika do rezygnacji ze zbytecznych rzeczy – stwierdza dyrektor z Arcusa.

Wdrożenie jest jak ubranie – powinno pasować. Standardem w biznesie są wspomniane modele MFP. W części firm praca jest jednak hybrydowa lub zdalna, przez co potrzebują one mniejszych biur. Może to skutkować odejściem od „korytarzowego” modelu rozmieszczenia drukarek – w nowym kupuje się większą liczbę małych, kompaktowych urządzeń i stawia w wielu miejscach. Ogranicza to ryzyko powstawania skupisk pracowników, co z powodów zdrowotnych i sanitarnych może mieć duże znaczenie.

– W wielu przypadkach wyposażenie biura w większą liczbę drukarek wpływa pozytywnie na produktywność ludzi. Krócej oczekują na wydruki, dzięki czemu tracą mniej czasu i mogą efektywniej wykonywać swoje obowiązki – argumentuje Piotr Baca, dyrektor regionalny spółki Brother.

Druk jako usługa

Jakie standardy powinien spełniać sprzęt drukujący? Bez względu na branżę, profil i wielkość firmy są to optymalizacja kosztów, bezpieczeństwo i usprawnienie pracy zdalnej. Wymogi te spełniają produkty japońskiej marki Kyocera, o czym przekonała się m.in. Spółdzielnia Mleczarska (SM) Ryki. Urządzenia te pozwalają na autoryzację wydruku – rozpoczynają działanie dopiero po zalogowaniu się uprawnionego użytkownika za pomocą kodu PIN, karty zbliżeniowej lub aplikacji mobilnej. System rejestruje, kto korzysta ze sprzętu oraz ile produkuje dokumentów w kolorze i czarno-bieli. Działa tu czynnik psychologiczny. Zatrudnieni pilnują się bardziej, gdy koszty wydruków są raportowane. Kontrola dostępu podwyższa również poufność danych podczas ich przetwarzania (tajne materiały nie trafią w niepowołane ręce).

Oprogramowanie umożliwia też stały nadzór nad stanem technicznym maszyn. Problemy są szybko wykrywane i natychmiast eliminowane. Dokonuje się to zdalnie, czyli bez konieczności fizycznej ingerencji administratora lub technika.

– Dodatkowym atutem urządzeń Kyocera jest trwałość, którą zapewniają stosowane przez producenta innowacje, na czele z ceramicznym bębnem – zaznacza Dariusz Warowny, administrator w dziale IT SM Ryki.

Jeśli przedsiębiorstwa nie stać na nowoczesne drukarki, może je wydzierżawić. To gratka dla klientów z ograniczonym budżetem, ale ze wspólnego użytkowania korzystają również bogate korporacje nastawione na redukcję kosztów druku.

– Zakup urządzeń na własność ma uzasadnienie wtedy, gdy wytwarzanie dokumentów lub druk jest główną działalnością użytkownika. W innej sytuacji lepiej kierować się filozofią „używać, zamiast posiadać” i po prostu dzierżawić sprzęt w ramach abonamentu – uważa Łukasz Rumowski.

Dzierżawa sprzętu i outsourcing

Ale tym, co naprawdę robi różnicę, jest MDS (ang. managed document services), czyli kompleksowe zarządzanie obiegiem dokumentów – od wydruku, kopiowania i archiwizacji przez zapewnienie bezpieczeństwa danych po troskę o środowisko naturalne.

– Nawet o 40 proc. można zmniejszyć koszty produkcji i obiegu dokumentów dzięki odpowiedniemu zarządzaniu tymi procesami, najlepiej ze wsparciem zewnętrznego partnera technologicznego – uświadamia Łukasz Rumowski.

Jest też dobra wiadomość dla tych, którzy chcą pozostać bodaj częściowo przy tradycyjnym obiegu dokumentów: wbrew wizji Fredericka Lancastera rewolucja informatyczna nie wyprze papieru z miejsc i działań, w których się on sprawdza. Jesteśmy na etapie integracji procesów analogowych z cyfrowymi. Digitalizacja z czasem stanie się normą i jeśli nie jesteśmy w niej dobrzy, lepiej zaufać zewnętrznym partnerom technologicznym – ekspertom od inteligentnego druku i elektronicznego obiegu dokumentu.