Przygotowany przez Ministerstwo Finansów (MF) projekt ustawy wprowadzający sporo zmian w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), przesuwa niektóre obowiązki przedsiębiorców na późniejsze terminy. Dzięki temu zyskują oni czas, aby odpowiednio przygotować się do nowych wymogów. Obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach – dla firm, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w tym roku kwotę 200 mln zł, wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. Natomiast pozostałych obejmie dwa miesiące później.
Sporo udogodnień
Tomasz Groszyk, starszy menedżer w Crido, zwraca uwagę na ułatwienia przewidziane w przyszłej regulacji.
– Do 31 lipca 2026 r. nie będzie wymogu podawania numeru KSeF w płatnościach, a także w ramach tzw. mechanizmu podzielonej płatności. Również do tego czasu nie będą nakładane kary za nieprzestrzeganie obowiązków dotyczących KSeF, w tym za niewystawienie faktury w systemie – podkreśla Tomasz Groszyk.
Zauważa, że w przypadku tzw. podatników wykluczonych cyfrowo faktury o wartości 450 zł brutto można będzie wystawiać w tradycyjnej formie do końca września 2026 r. Warunek jest jeden: ich łączna wartość w miesiącu nie może przekroczyć kwoty 10 tys. zł.
Ponadto – jak dodaje – do końca przyszłego roku ma być wprowadzony tryb offline dla wszystkich podatników.
– Kolejną zmianą, istotną z punktu widzenia wielu przedsiębiorców, jest możliwość wystawiania w KSeF e-faktur dla konsumentów. Dotychczas wspomniana opcja była wyłączona z planów ustawodawcy. Przedsiębiorcy sami zdecydują, czy chcą korzystać z e-faktur również w relacjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, czy też chcą pozostać przy tradycyjnych formach dokumentów. Takie rozwiązanie daje im nieco większą elastyczność w działaniu i pozwala łagodniej przejść do pełnej cyfryzacji –zaznacza Tomasz Groszyk.
Starszy menedżer w Crido zwraca ponadto uwagę, że wdrożenie KSeF w firmach może wymagać kompleksowych zmian zarówno w procedurach księgowych, podatkowych, jak i w systemach informatycznych.
– Przedsiębiorcy, którzy już wcześniej rozpoczęli zaawansowane prace nad KSeF, ale przerwali je ze względu na odroczenie wspomnianych terminów, powinni zweryfikować dotychczas przyjęte założenia pod kątem najnowszych zmian w tzw. schemie FA(3). Warto, aby sprawdzili, czy nie wprowadzili rozwiązań, które zostały zniesione lub zmodyfikowane w najnowszym projekcie MF. Ponadto w okresie zawieszenia wspomnianych prac mogły pojawić się nowe strumienie sprzedaży lub nowe wymogi kontrahentów, które mogą wpływać na ostateczny kształt procesów fakturowania – zaznacza Tomasz Groszyk.
Natomiast przedsiębiorcy, którzy nie mają jeszcze żadnego doświadczenia dotyczącego wdrażania KSeF, powinni jak najszybciej przyjrzeć się nowym obowiązkom.
– Warto, aby przeanalizowali procesy sprzedażowe i zakupowe. Powinni też zwrócić uwagę na przypadki, które mogą wymagać innego podejścia pod kątem podatkowym. Ponadto warto zweryfikować zakres danych wymaganych najnowszą schemą, a także możliwości e-fakturowania oferowane przez narzędzia informatyczne – wylicza Tomasz Groszyk.
Jednolity Plik Kontrolny
Za wdrożenie KSeF w firmach odpowiadają zazwyczaj te same zespoły fachowców, które obecnie pracują nad raportowaniem danych dotyczących CIT w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego.
– Choć rozpoczął się już pierwszy okres sprawozdawczy obejmujący nowy obowiązek wspomnianego raportowania, wielu przedsiębiorców nie przeprowadziło jeszcze analizy gotowości dotyczącej tego wymogu. Priorytetem dla nich będzie zajęcie się tym zagadnieniem, a dopiero w dalszej kolejności przystąpienie do prac nad KSeF. Takie podejście do sprawy pomoże im uniknąć przeciążenia zespołów księgowych i IT, a także zapewni odpowiednią jakość obu projektom – podkreśla Tomasz Groszyk.