Z możliwości przeprowadzenia aukcji elektronicznej korzysta dzisiaj jedynie garstka zamawiających w kraju — samorządów, szpitali oraz innych urzędów i instytucji. Taka e-aukcja jest na ogół „dogrywką” w przetargu — ostatnim etapem, w którym wykonawcy (już po zapoznaniu się z ofertami konkurencji) mogą przebić najniższą cenę. Odbywa się przez internet (podmioty publiczne muszą wskazać narzędzie informatyczne do jej przeprowadzenia) i — jak twierdzą niektórzy — nie jest bardziej skomplikowana niż aukcja na Allegro.
W 2018 r. za pomocą Platformy aukcji elektronicznych (jest to publiczny, bezpłatny serwis, dostępny przez internet) w całej Polsce przeprowadzono tylko 75 postępowań, w których pojawiła się aukcja elektroniczna — wynika z nowego Sprawozdania Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych (UZP). To niewiele, a zarazem aż 23 mln zł publicznych oszczędności. W całym kraju takich aukcji (a także licytacji elektronicznych, które zamawiający mogą przeprowadzić w przypadku zamówień o niższej wartości, tj. poniżej tzw. progów unijnych) było co prawda więcej, bo zamawiający korzystają też z komercyjnych portali i innych narzędzi (których nie uwzględnia sprawozdanie UZP). Wciąż jest ich jednak bardzo mało.
— Poprzez nasz portal e-zamówień od początku roku podmioty publiczne przeprowadziły łącznie ponad 100 aukcji elektronicznych, z czego tylko jeden — Porty Lotnicze — ok. 70. To mało, ale zainteresowanie aukcjami i licytacjami w zamówieniach publicznych rośnie. Kiedy zamawiający raz spróbuje, często potem już z nich korzysta. Powód jest prosty — generuje to spore oszczędności — informuje Anna Serpina-Forkasiewicz, prawnik i prezes PortaluPZP, komercyjnej platformy do e-zamówień.
Łącznie w 2018 r. w Polsce wartość wszystkich udzielonych zamówień publicznych wyniosła 202,1 mld zł (w 143,8 tys. postępowaniach przetargowych na roboty budowlane, dostawy i usługi). To aż 9,5 proc. PKB.
— Biorąc pod uwagę wartość całego rynku zamówień publicznych w kraju, można oszacować, że takie aukcje i licytacje elektroniczne mogłyby przynieść miliardy złotych oszczędności publicznej kasie. Prawo pozwala na ich stosowanie od dekady. Są jednak mało popularne — z dwóch powodów: UZP nie wywiera żadnej presji na podmioty publiczne w tym zakresie, a urzędnicy takie aukcje i licytacje wciąż traktują jako „nowinki technologiczne”, których z reguły się boją i nie chcą testować na własnej skórze — uważa Anna Serpina-Forkasiewicz.
Stolica tak, Kraków nie
Tymczasem duże miasta, które korzystają z aukcji elektronicznych, chwalą się milionowymi oszczędnościami.
— Korzystamy z aukcji i licytacji elektronicznych dosyć często. Od 2009 r. dzięki nim Warszawa zaoszczędziła łącznie 850 mln zł — mówi Łukasz Korba z biura zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Stołecznego Warszawy, które korzysta z jednej z komercyjnych platform do e-zamówień (Marketplanet).
W 2018 r., w którym wprowadzono w Polsce obowiązek elektronizacji zamówień publicznych powyżej progów unijnych (od października), stolica przeprowadziła rekordowe 54 licytacje i 414 aukcje. To — zdaniem Łukasza Korby — dało miastu 110 mln zł oszczędności.
— Kwotę oszczędności jesteśmy w stanie oszacować na podstawie różnicy między ceną wywoławczą a ostateczną ceną, za którą zamawiamy daną usługę lub produkt w przypadku licytacji. W przypadku aukcji jest to różnica między najniższą ceną, jaka została zaproponowana w pierwszym etapie przetargu i jest znana po otwarciu ofert, a ostateczną najkorzystniejszą wybraną ofertą już po przeprowadzeniu aukcji — tłumaczy Łukasz Korba.
Na aukcje częściej decydują się samorządy i instytucje, które korzystają z komercyjnych narzędzi elektronicznych w przetargach. W Krakowie, który od października ubiegłego roku (gdy wszedł w życie obowiązek elektronizacji zamówień publicznych powyżej progów unijnych) prowadzi przetargi poprzez publiczną bezpłatną platformę do e-zamówień (miniPortal), urzędnicy sceptycznie podchodzą do aukcji i licytacji w przetargach, choć dawniej je organizowali. Miasto nie ma dodatkowych komercyjnych umów z dostawcami narzędzi do elektronicznej obsługi przetargów.
— Urząd Miasta Krakowa już nie korzysta z tych narzędzi jak aukcje elektroniczne z uwagi na charakter naszych postępowań. Mieliśmy w związku z nimi problem. Wynikał z ryzykownego zaniżania cen w dodatkowych licytacjach na sprzęt komputerowy — informuje Joanna Dubiel z biura prasowego Urzędu Miasta Krakowa.
Łódź z kolei ma zamiar po raz pierwszy skorzystać z aukcji elektronicznej w tym roku.
— Zostało wszczęte postępowanie w tym trybie i jest w toku. O ewentualnych oszczędnościach będzie można mówić po zakończeniu postępowania. Korzystamy bezpłatnie z platformy UZP — mówi Jolanta Baranowska z Urzędu Miasta Łódź.
Małe miasta i wykonawcy na „nie”
Mniejsze samorządy na ogół w ogóle nie korzystają z aukcji i licytacji w przetargach — z różnych powodów. Często wskazują, że wydłużają one czas postępowania, a napięte, roczne harmonogramy zamówień publicznych i brak zasobów kadrowych praktycznie uniemożliwiają testowanie „nowinek”.
— W Nowej Soli nigdy jeszcze nie korzystaliśmy z tego trybu. Jesteśmy małym miastem, gdzie zamówienia na ogół mają małą wartość. W związku z tym do udziału w przetargu na ogół nie ustawia się kolejka chętnych firm z Polski i zagranicy, jak np. w Warszawie. Dużą rolę odgrywa specyfika konkretnego zamówienia oraz lokalnego rynku wykonawców — mówi Wojciech Babiarczuk, naczelnik wydziału zamówień publicznych w Urzędzie Miasta w Nowej Soli.
Dodaje, że wykonawcy są niechętni aukcjom elektronicznym.
— W Nowej Soli działają małe, rodzinne firmy, nieprzyzwyczajone do takich narzędzi. Żeby ich zachęcić do udziału w przetargu, musimy myśleć ich kategoriami. Firmy są niechętne do obniżania ceny, gdy już raz policzyły koszty robót budowlanych, a my w ostatnim czasie mieliśmy problem z pozyskaniem jakichkolwiek wykonawców, bo na rynku komercyjnym firmy budowlane często mogą zarobić więcej — mówi Wojciech Babiarczuk.
W nyskim ratuszu też do tej pory nikt nie prowadził aukcji ani licytacji elektronicznych, mimo że miasto — podobnie jak Nowa Sól — w ostatnich latach dużo inwestuje i organizuje sporo przetargów, wyróżniając się pod tym względem na tle innych gmin.
— Nie mamy na to czasu. Gdy tylko zakończymy jeden przetarg, musimy gonić z następnym, bo harmonogram zamówień jest napięty. Aukcja elektroniczna wymaga rzetelnego przygotowania i wydłuża całe postępowanie. Nie możemy sobie pozwolić na opóźnienia i uczenie się nowych rzeczy. To oczywiście skutek tego, że mamy ograniczone zasoby kadrowe i nigdy nie ma czasu na testowanie tego typu narzędzi. Być może dodatkowa osoba w zespole umożliwiłaby nam korzystanie z dodatkowych narzędzi, jakie przewiduje prawo zamówień publicznych — mówi Jacek Krzywoń, kierownik biura zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Nysa.
96 - tyle dni trwa przeciętne postępowanie w przypadku zamówień publicznych powyżej progów unijnych. Urzędy i instytucje nie chcą go dodatkowo wydłużać o aukcję elektroniczną, w której wykonawcy ponownie licytują cenę. Zyskują czas, tracą pieniądze.