Tylko do końca lutego pracodawcy mają czas na sporządzenie za pracowników ich zeznań za 2015 r. Warto przy tym sprawdzić, czy ich dane są aktualne, np. adres zamieszkania.
Jeśli pracownik przekazał pracodawcy PIT-12, to znaczy, że niedługo powinien otrzymać od niego w zamian rozliczenie swoich rocznych dochodów i podatku należnego za cały 2015 r. Jak co roku, płatnik powinien sporządzić je na formularzu PIT-40, przeznaczonym na roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika. Jego wypełnienie przez pracodawcę i wysłanie do urzędu skarbowego w imieniu pracownika jest tożsame ze złożeniem przez niego zeznania podatkowego. Tyle, że wykonawcą tego obowiązku jest płatnik, który musi ten dokument przekazać podatnikowi do końca lutego, w tym roku do 29 lutego.
Odpowiedzialność za PIT-12
Przypomnijmy, że ten PIT pracodawca może wypełnić wyłącznie na wyraźny wniosek podatnika, czyli gdy złożył on pracodawcy wspomniany PIT-12 - oświadczenie dla celów dokonania rocznego obliczenia podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym. Z takim „zleceniem” może wystąpić tylko osoba, która nigdzie indziej nie uzyskała innych dochodów opodatkowanych według skali podatkowej i nie korzysta z wielu różnych przywilejów. Takich na przykład, jak odliczenia (z wyjątkiem tych, których może dokonać wyłącznie płatnik, czyli składek ubezpieczeniowych) czy możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem lub samotnie wychowywanym dzieckiem. Oświadczenie PIT-12 jest właśnie deklaracją pracownika, że z tych praw nie korzysta i że zarabia wyłącznie u tego pracodawcy.
Płatnik nie musi sprawdzać, czy deklaracja pracownika jest zgodna z faktami. Podatnik odpowiada za swoje oświadczenie. Na PIT-12 jest zresztą pouczenie, że za podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy i przez to narażenie podatku na uszczuplenie grozi odpowiedzialność przewidziana w Kodeksie karnym skarbowym.
e-deklaracja dla urzędu
Do urzędu skarbowego musi być przesłany dokładnie tak samo wypełniony PIT-40, jak egzemplarz przygotowany dla pracownika. Płatnik, który w ciągu roku pobiera i odprowadza zaliczki podatkowe od nie więcej niż pięciu podatników (osób fizycznych) i gdy tego nie robi w jego imieniu biuro rachunkowe, ma prawo przesłać ten dokument urzędowi w dwóch formach – papierowej i elektronicznej. W pierwszym przypadku z tego obowiązku musi wywiązać się do końca stycznia. W drugim ma więcej czasu, do końca lutego.
Przesyłka w postaci elektronicznej wymaga użycia bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (BPE). Nie dotyczy to płatników, którzy prowadzą działalność jako osoby fizyczne. Od 1 stycznia 2015 r. mają oni możliwość podpisywania formularzy PIT-40 danymi autoryzującymi.
Płatnik, u którego dochody uzyskuje więcej niż niż pięciu pracowników nie ma innej możliwości, lecz tylko elektronicznie musi złożyć PIT-40 urzędom skarbowym. W terminie do końca lutego. Także on powinien użyć BPE, chyba że jest osobą fizyczną, wówczas wystarczy podpis danymi autoryzującymi.
Niedopłata podatku
Jeżeli z rozliczenia sporządzonego przez pracodawcę wyniknie niedopłata w podatku należnym za cały rok, płatnik musi pobrać tę kwotę i ją odprowadzić na konto urzędu skarbowego. Powinien ją potrącić z dochodu pracownika za marzec, ewentualnie za kwiecień, jeśli podatnik wystąpi z wnioskiem o takie przesunięcie w czasie uregulowania niedopłaty z organem podatkowym.
Nadpłata podatku
W razie nadpłaconego podatku jego kwotę należy zaliczyć na poczet zaliczki na PIT za marzec. Jeżeli nadpłata przekracza zaliczkę, nadwyżkę trzeba zwrócić pracownikowi w gotówce.
Korekta błędów w PIT-40
PIT-40 składa płatnik. On też jest zobowiązany do jego poprawienia, gdy popełni w nim błędy, np. źle zsumuje zaliczki, czy nie uwzględni jakiegoś dochodu do opodatkowania. Nie ma znaczenia, czy błędy te wykryje sam płatnik, czy podatnik. W obu przypadkach to pracodawca musi sporządzić i wysłać urzędowi korektę tego PIT.
Urzędy skarbowe przypominają też, aby przed wypełnieniem PIT-40 płatnicy dokładnie sprawdzili dane identyfikacyjne podatnika. Bywa, że płatnicy posługują się nieaktualnym adresem zamieszkania pracownika. To jest dość częsty błąd.
Ministerstwo Finansów przypomina, że płatnicy PIT, którzy chcą aby deklaracja została złożona w ich imieniu przez pełnomocnika, powinni udzielić pełnomocnictwa do podpisywania i składania deklaracji i złożyć je w urzędzie skarbowym w formie papierowej na formularzu UPL-1 (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej). Jedno pełnomocnictwo wystarczy do obsługi deklaracji składanych do wszystkich urzędów skarbowych.
Podpis: Iwona Jackowska
