Planowanie zatrudnienia jest procesem złożonym i jednocześnie jedną z najpoważniejszych trudności w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Ma on szczególne znaczenie zwłaszcza teraz, gdy wiele firm narzeka na braki kadrowe, a pracodawcom coraz bardziej doskwierają koszty zatrudnienia.
- To strategiczny proces w każdym przedsiębiorstwie i jednocześnie jedno z największych wyzwań dla dyrektorów HR obok inicjatyw związanych z zapewnieniem dobrostanu, monitorowaniem zaangażowania zatrudnionych oraz poziomu satysfakcji. Ma on kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania organizacją, realizowania zakładanych celów biznesowych oraz konkurencyjności i pozycji na rynku - mówi Karolina Popiel, dyrektor ds. zasobów ludzkich w Wyser Executive Search.
Proces ten jest wieloetapowy i obejmuje przede wszystkim analizę posiadanych przez firmę zasobów ludzkich oraz prognozowanie przyszłych potrzeb w zakresie zatrudnienia.
- Poza tym powinien on uwzględniać również planowanie rekrutacji. Określenie, jakie talenty i na jakich stanowiskach będą potrzebne, jest kluczowe w tym procesie. Planowanie zatrudnienia obejmuje również rozwój pracowników, np. poprzez ich udział w szkoleniach. Jest to konieczne dla umożliwienia podwładnym zdobywania nowych kompetencji. Poza tym planowanie zakłada również kontrolę i monitorowanie. Konieczna jest bowiem regularna analiza zatrudnienia, dzięki czemu można na bieżąco reagować na zmiany, które mogą wymagać korekty planów – zwraca uwagę Joanna Zdanowicz, dyrektor HR w Gi Group Holding.
Czego unikać
Proces planowania jest złożony, a dodatkowo mogą go komplikować różne potencjalne trudności. Wymaga od przedsiębiorców myślenia strategicznego i przewidywania zmian rynkowych, które będą wpływały na potrzeby kadrowe i strukturę zatrudnienia. Według ekspertów z Wyser Executive Search wyzwanie to może dotyczyć przede wszystkim firm, które mają problem z niedoborem specjalistów o specyficznych umiejętnościach.
Częstymi błędami przedsiębiorców są opóźniona reakcja na zmiany rynkowe, stererotypowe podejście do poszukiwanych kompetencji, objawiające się założeniem, że te nigdy nie ulegną zmianie, a także ignorowanie potencjału obecnych pracowników i zbyt duże skupienie się na rekrutacji zewnętrznej.
- Niektóre firmy wprost pomijają możliwość wewnętrznego awansu i rozwoju posiadanych zasobów. Prowadzi to do zwiększenia rotacji, obniżenia motywacji i utraty lojalnych pracowników. Planowanie zatrudnienia, przeprowadzane z uwzględnieniem powyższych wyzwań i pułapek, pozwoli firmom lepiej radzić sobie w zmiennym środowisku biznesowym - uważa Joanna Zdanowicz.
Przedsiębiorcy nie powinni bagatelizować tego procesu, ponieważ odgrywa on strategiczną rolę nie tylko w zarządzaniu zasobami ludzkimi, ale również całościowo w rozwoju biznesu. Po pierwsze, zmniejsza koszty zatrudnienia, w tym te wynikające z nadmiernej rotacji. Po drugie minimalizuje ryzyko braków kadrowych. Poza tym wpływa pozytywnie na zwiększenie efektywności zespołów i zatrzymanie w firmie talentów. Dzięki temu procesowi przedsiębiorstwa są również bardziej odporne na zmiany rynkowe.
Kilka etapów
Od czego zacząć planowanie? Firma powinna w pierwszej kolejności przyjrzeć się posiadanym zasobom ludzkim, czyli zatrudnionym pracownikom. Ważna jest ocena ich kompetencji oraz wskazanie, gdzie w tym obszarze występują luki, które wymagają uzupełnienia.
- Następnie warto zastanowić się nad przyszłymi celami firmy. Wskazane jest również określenie kompetencji potrzebnych do ich osiągnięcia. Bierze się tu pod uwagę nie tylko strategiczne cele firmy, ale również trendy rynkowe. Umożliwia to przedsiębiorcy przygotowanie się na zmiany i wyzwania, które mogą się pojawić. Kolejnym krokiem jest opracowanie strategii. Przedsiębiorca tworzy wówczas plany rekrutacyjne, szkoleniowe i rozwojowe, które pozwolą zaspokoić zidentyfikowane potrzeby. To etap, w którym decyduje się, jakie działania należy podjąć, aby zapewnić firmie w danym czasie odpowiednie zasoby ludzkie. Potem należy wdrożyć plan i zrealizować te działania, co może obejmować rekrutację nowych pracowników, szkolenia oraz restrukturyzację zespołów – zaleca Jakub Kozłowski, menedżer w Ework Group.