Czym jest procedura KYC i kogo dotyczy?
Procedurę kryjącą się za skrótem KYC (ang. know your customer) po polsku określamy mianem „poznaj swojego klienta”. Chodzi w niej o to, że instytucje finansowe, m.in. banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, fundusze inwestycyjne i wiele innych wymienionych we właściwych przepisach, przed rozpoczęciem współpracy z klientem muszą poznać go bliżej i zgromadzić określone informacje na jego temat. Przede wszystkim weryfikujemy jego tożsamość, tzn. czy mamy do czynienia z osobą, za którą się podaje. Sprawdzamy, czy działa on zgodnie z obowiązującym prawem oraz czy nie jest zamieszany w pranie pieniędzy, finansowanie terroryzmu, naruszanie sankcji międzynarodowych lub nadużycia finansowe. Przepisy prawa wymagają od nas bieżącego monitorowania aktywności klientów, w tym przeprowadzanych przez nich transakcji, a także aktualizacji posiadanych przez bank informacji na ich temat.
Jeszcze kilka lat temu nie było wcale oczywiste, że banki mogą pytać klientów firmowych o różne kwestie. Wpływ na obecne wymogi dotyczące procesu KYC miały nie tylko zagrożenia związane z cyberprzestępczością czy zwiększenie popularności rajów podatkowych, ale także zdarzenia o podłożu terrorystycznym.
Można powiedzieć, że przełomowym momentem dla obszaru przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu był 11 września 2001 r., kiedy nastąpił atak na WTC w Nowym Jorku. Okazało się wówczas, że terroryści funkcjonowali w zachodnim systemie finansowym, mieli aktywne rachunki i mogli w niekontrolowany sposób realizować różnego rodzaju transakcje. Stany Zjednoczone jako pierwsze wprowadziły prawodawstwo utrudniające osobom podejrzanym o terroryzm korzystanie z systemu finansowego.
Inne kraje poszły za przykładem USA, nakładając na instytucje finansowe obowiązek poznawania klientów, aby maksymalnie ograniczyć finansowanie terroryzmu, unikanie opodatkowania, współpracę z krajami objętymi sankcjami czy też wprowadzanie do obrotu środków pochodzących z nielegalnych źródeł. Musimy stosować procedurę KYC, a nawet więcej: chcemy ją stosować, gdyż tworzy ona bezpieczne środowisko biznesowe i ekonomiczne dla każdego z podmiotów uczestniczących w obrocie. W uproszczeniu, jeżeli banki rzetelnie weryfikują wszystkich klientów, to każda firma ma pewność, że jej kontrahent, posiadający rachunek w danym banku, również został zweryfikowany. Innymi słowy: obrót gospodarczy staje się bardziej bezpieczny. Dla wszystkich uczestników rynku KYC niesie ostatecznie konkretne korzyści.
Czy wszystkie instytucje finansowe w Polsce przestrzegają tej procedury?
Wszystkie są zobowiązane te regulacje wprowadzić i stosować. Jako bank weryfikujemy klienta nie tylko wówczas, gdy chce otworzyć u nas rachunek. Procedura KYC trwa przez cały okres współpracy z klientem.
Czy procedurą KYC objęte są wszystkie firmy, czy tylko średnie i duże?
Procedura obowiązuje każdy podmiot – nawet osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. W ich przypadku weryfikacja jest na pewno łatwiejsza, np. ze względu na to, że informacje najczęściej dostępne są w oficjalnych rejestrach, a struktury właścicielskie nie są skomplikowane. Dzięki zaawansowanym mechanizmom weryfikacyjnym w znacznej większości przypadków jest dla klienta niezauważalna. Niemniej otwarcie konta również tutaj jest poprzedzone oceną.
Jak wygląda realizacja KYC w przypadku większych podmiotów?
Pytamy nie tylko o podstawowe dokumenty rejestrowe, ale też o to, czym firma będzie się zajmowała, jakich będzie miała kontrahentów, czy będzie prowadziła działalność za granicą, np. czy będzie kupowała lub sprzedawała tam towary. Firma prowadzi operacje przez rachunek bankowy, a my nakładamy na nie algorytmy, które pokazują, czy pasują one do zadeklarowanego przez klienta profilu działalności, przychodów czy też udziału gotówki. Monitorujemy, czy nie występują transakcje, które odbiegają od zazwyczaj wykonywanych przez klienta i nie są w łatwy sposób wytłumaczalne. Oczywiście bierzemy pod uwagę, że na początku firma może prowadzić transakcje tylko na rynku polskim, a później się rozwijać. Cyklicznie dokonujemy całościowego przeglądu: sprawdzamy aktualność posiadanych dokumentów rejestrowych, weryfikujemy, czy nie zmienili się beneficjenci, nazwa, siedziba itd. Jeżeli nie jesteśmy w stanie ustalić wszystkich informacji samodzielnie, prosimy klientów o ich przekazanie. Jeżeli firma nie jest w stanie wiarygodnie odpowiedzieć na zadane pytania lub unika kontaktu z nami, kończymy taką relację. W przypadku podejrzenia, że zachowanie klienta może mieć związek z działaniami niezgodnymi z prawem, jesteśmy zobowiązani do przekazania takich informacji odpowiednim organom.
Jako przykład można wskazać, że w sytuacji dużych rozbieżności pomiędzy deklaracją co do celu i sposobu korzystania z rachunku, a rzeczywistymi operacjami, które są na nim dokonywane, może dojść do czasowego zablokowania możliwości dokonywania transakcji – do czasu wyjaśnienia sprawy. Jeśli operacje znacznie odbiegają od deklaracji, a wyjaśnienia klienta nie są wiarygodne lub klient nie reaguje na zapytania z banku, nie dostarcza dokumentów, mamy prawo wypowiedzieć umowę. Nie następuje to oczywiście natychmiast. Przywiązujemy bardzo dużą wagę do odpowiedniej komunikacji z klientami. Staramy się, aby rozumieli, dlaczego pytamy o niektóre rzeczy i prosimy o dostarczenie konkretnych dokumentów. Realizujemy wiele rozłożonych w czasie etapów kontaktu z klientami. Są one zaprojektowane tak, aby mieli oni czas zareagować na nasze prośby. Ten obowiązek nakłada na nas ustawa z marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Niektóre kraje, jak Iran, są objęte sankcjami od wielu lat, inne, w tym bliższe naszym przedsiębiorcom Rosja i Białoruś, od niedawna. Jak w takich przypadkach działa procedura?
Na bieżąco informujemy klientów, których krajów dotyczą sankcje i co konkretnie jest nimi objęte. Sprawdzamy, czy firmy będące naszymi klientami nie narażają się na negatywne konsekwencje, przeprowadzając transakcje w tych krajach. W przypadku Rosji i Białorusi, na które sankcje zostały nałożone stosunkowo szybko, wielu klientów – w reakcji na nasze pytania i wątpliwości – wycofało się z kontraktów we właściwym czasie.
Czasem sytuacja jest bardzo skomplikowana, a my musimy dotrzeć do sedna. Jeśli firma chce ukryć, kto jest rzeczywistym właścicielem – np. z tego powodu, że jest to osoba figurująca na liście sankcyjnej – tworzą tym samym łańcuszek powiązań kapitałowo-osobowych, zakładają spółki w różnych krajach, gdzie każda jest właścicielem kolejnej itd. Ustalenie, kto jest rzeczywistym beneficjentem, wymaga ogromnej wiedzy, umiejętności. Nie otworzymy rachunku dla firmy, jeśli uznamy, że jej beneficjent stanowi zagrożenie z punktu widzenia prania pieniędzy czy naruszeń sankcji. Zawsze gdy spółka pochodzi z obcego rynku, musimy sięgać do zagranicznych rejestrów i wywiadowni oraz umieć we właściwy sposób interpretować znajdowane w nich informacje.
Czy wasi doradcy ostrzegają w jakiś sposób klientów, np. przed wejściem na dany rynek?
Na naszych stronach internetowych publikujemy dostępne dla klientów analizy makroekonomiczne, w których informujemy o perspektywach wzrostu gospodarczego, wysokości inflacji, stopach procentowych, rynkach i towarach, sytuacji w poszczególnych branżach – nie tylko w Polsce, ale także na świecie. Doradcy często rozmawiają o tym z przedstawicielami firm, zwłaszcza tych, które eksportują lub inwestują za granicą. Potencjalne zagrożenie może stanowić także koncentracja firmy na dostawach do jednego lub dwóch odbiorców, ponieważ wycofanie się takiego partnera powoduje, że przedsiębiorstwo nie ma możliwości zrealizowania celów biznesowych.
Czy firmy, szczególnie małe, bez wyspecjalizowanych kadr, z ograniczonymi zasobami finansowymi na korzystanie z usług wywiadowni, mogą spytać doradcę bankowego o wiarygodność swojego nowego kontrahenta, zwłaszcza gdy jest to podmiot zagraniczny?
Choć rzeczywiście weryfikujemy każdego klienta i korzystamy z rejestrów międzynarodowych, obowiązuje nas tajemnica bankowa. Dlatego klient nie otrzyma od nas informacji o swoim kontrahencie. Takich usług nie możemy świadczyć. Rozumiemy, że korzystanie z wywiadowni może być dla wielu firm, szczególnie małych i mikro, zbyt kosztowne. Dlatego kilka lat temu stworzyliśmy portal Aleo.com. To centrum wiedzy o firmach, działające z wykorzystaniem różnych baz dostępnych w Polsce. Można z niego uzyskać np. informacje o właścicielach spółki i osobach powiązanych, a także o tym, w jakich innych firmach mają one udziały. Korzystanie z portalu jest bezpłatne dla wszystkich klientów, nie tylko ING. Od ubiegłego roku prowadzimy także portal Firmove.pl skierowany do osób chcących założyć działalność oraz do firm. Oferuje on porady w różnych dziedzinach – od podatków po regulacje; omawiamy tam też krok po kroku procesy biznesowe.
Rozmawiała Beata Tomaszkiewicz