Co do zasady praca zdalna wykonywana na terytorium Polski nie rodzi żadnych dodatkowych obowiązków dla pracownika i pracodawcy w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i ubezpieczeń społecznych.
Jeśli jednak praca miałaby być wykonywana z zagranicy, należy sprawdzić, czy nie powoduje konsekwencji w zakresie podatków, ubezpieczeń społecznych, legalizacji pracy i pobytu pracownika za granicą i czy lokalne prawo nie nakłada dodatkowych wymogów na pracodawcę lub pracownika. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą doprowadzić do zaległości i narazić na ewentualne sankcje.
Pracownik przed rozpoczęciem pracy za granicą powinien sprawdzić swoje uprawnienia do wjazdu, pobytu i wykonywania jej z terytorium innego państwa. O ile w przypadku obywateli państw UE/EOG/Szwajcarii przemieszczających się w ramach tych państw nie ma większych problemów, a standardem zwykle jest jedynie rejestracja pobytu na terytorium danego państwa, to obywatele państw trzecich mają w tym zakresie więcej kwestii do sprawdzenia i uregulowania. Konieczne jest tu zweryfikowanie, czy przepisy danego kraju dopuszczają pobyt w celu pracy i jakie wymogi należy spełnić, by mogła być ona świadczona legalnie. To samo dotyczy pracy w kraju poza obszarem UE/EOG/Szwajcarii.
Jakie są skutki podatkowe pracy z zagranicy? Analizując kwestie podatkowe dotyczące wykonywania pracy poza granicami Polski, w pierwszej kolejności należy ustalić status rezydencji podatkowej (tj. miejsce zamieszkania dla celów podatkowych). Jeśli pracownik posiada ją w Polsce, to zobowiązany jest rozliczyć całość dochodów w naszym kraju. Może jednak zdarzyć się tak, że dochód uzyskany przez pracownika z tytułu pracy wykonywanej fizycznie w danym kraju będzie podlegał opodatkowaniu w tym kraju. W takim przypadku na pracownika mogą zostać nałożone obowiązki wynikające z przepisów lokalnych w kraju wykonywania pracy. Obowiązki z tego tytułu mogą zostać nałożone również na pracodawcę. Taka sytuacja będzie miała konsekwencje również przy rozliczaniu dochodów z pracy w Polce. Dodatkowo praca zdalna wykonywana przez pracownika za granicą może spowodować powstanie u pracodawcy zakładu podatkowego w państwie wykonywania tej pracy. W takim przypadku konieczne może być rozliczenie części dochodów działalności w danym kraju.
Praca zdalna za granicą może rodzić obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym w kraju, w którym jest wykonywana. Główna zasada: składki na ubezpieczenie społeczne płaci się w państwie wykonywania pracy. To państwo może wymagać np. dokonania przez pracodawcę rejestracji w zagranicznym odpowiedniku ZUS oraz potrącania i odprowadzania składek w tym państwie oraz składania odpowiednich deklaracji rozliczeniowych.
W przypadku niektórych państw zastosowanie mają przepisy UE lub umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym, jakie Polska zawarła z danym krajem. W pewnych przypadkach pozwalają one w trakcie czasowego wykonywania pracy za granicą na to, aby kontynuować opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne wyłącznie w Polsce. W tym celu konieczne będzie przedstawienie właściwego dokumentu wystawionego przez ZUS (np. certyfikatu A1 w przypadku pracy w innym państwie UE). Pracodawca powinien zweryfikować również, jak wyglądają zasady dotyczące korzystania przez pracownika z opieki medycznej w państwie wykonywania pracy.
Agata Deptuch, doradca podatkowy, starszy menedżer, Vialto Partners Poland
