Nowe zasady wykonywania zawodowych obowiązków zdalnie przyspieszą cyfryzację MŚP. Wyzwaniem dla pracodawców mogą być jednak rozliczenia z fiskusem.
Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej nakładają na pracodawców sporo obowiązków. Wielu z nich musi sprostać wyzwaniom związanym z cyfryzacją przedsiębiorstw. Kolejne, z którymi będą musieli się zmierzyć, dotyczą m.in. rozliczeń z fiskusem. Chodzi o odliczenia od podatku komputerów i urządzeń przekazywanych pracownikom.
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy osoby zatrudnione mogą wykonywać służbowe obowiązki całkowicie lub częściowo w formule online. Pracownik ma możliwość wyboru miejsca ich świadczenia. Musi jednak uzgodnić to z pracodawcą. Po pandemii zainteresowanie takim modelem pracy wśród podwładnych nie maleje.
Wydajność pracowników bez zmian
Z raportu firmy Microsoft „Wielkie oczekiwania: efektywna praca hybrydowa” wynika, że aż 87 proc. pracowników jest zdania, że nie straciło nic ze swojej produktywności, wykonując obowiązki służbowe z domu.
– Jednak by tak rzeczywiście było, pracodawcy muszą udostępnić zatrudnionym odpowiednie narzędzia wspierające ich pracę w ramach tzw. rozproszonych zespołów działających z różnych miejsc i często w różnym czasie. Na znaczeniu zyskał elektroniczny obieg dokumentów. Umożliwia on m.in. wspólną pracę nad wspomnianymi dokumentami, tworzenie własnych ścieżek przesyłania plików i arbitralne nadawanie uprawnień do ich edycji. Daje on również możliwość wglądu do faktur, umów, aneksów, wniosków niezależnie od miejsca, w którym członkowie zespołów wykonują obowiązki służbowe – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes spółki BrainShare IT.
Pracownicy, którzy pracują z domu, korzystają z różnych narzędzi i platform wspomagających elektroniczny obieg dokumentów.
– Przyspiesza on procesy biznesowe, usprawnia komunikację między pracownikami i znacznie zmniejsza ilość papierowej dokumentacji. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów do przedsiębiorstw może przyczynić się do amortyzacji kosztów związanych z ich prowadzeniem. Eliminuje on wysokie koszty papieru i druku, a także ogranicza wysyłanie dokumentów tradycyjną pocztą. Zamiast tego są one przesyłane drogą elektroniczną, a ich akceptację umożliwia podpis cyfrowy – zaznacza Krzysztof Wojtas.
Nie ma wątpliwości, że przechowywanie dokumentów elektronicznych w chmurze lub na serwerach firmowych jest tańsze niż utrzymanie miejsca do ich archiwizacji w przedsiębiorstwie.
Ekwiwalent za zużycie energii
Ponadto Krzysztof Wojtas zwraca uwagę, że wcześniejsze regulacje z czasów pandemii umożliwiały pracodawcom wydawanie polecenia pracy zdalnej w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii. Znowelizowane przepisy – jak zaznacza – dotyczą wszystkich aspektów związanych z home office.
– Pracodawca, który zdecyduje się na oddelegowanie pracowników do pracy zdalnej, musi pokryć koszty z nią związane. Wśród nich są m.in. ekwiwalent za zużycie energii elektrycznej i opłata za internet. Podwładnemu, który korzysta ze swojego sprzętu, w tym komputera lub telefonu, należy się pieniężny ekwiwalent za jego użytkowanie – zaznacza Krzysztof Wojtas.
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie księgowej inFakt, wyjaśnia, że jedną z opcji jest wypłacanie pracownikom ryczałtu, który odpowiada przewidywanym kosztom związanym ze świadczeniem obowiązków służbowych w trybie home office.
Weź udział w kolejnej edycji kongresu “HR Summit 2023” >>
Aplikacje biurowe
Jakie problemy podatkowe mogą mieć przedsiębiorcy w związku z uregulowaniem pracy zdalnej? Nawet jeśli pracownik wykonuje obowiązki zawodowe z domu, to zwykle pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie mu niezbędnych narzędzi. W praktyce najczęściej jest to komputer wyposażony w potrzebne aplikacje biurowe. W grę może wchodzić też drukarka i inne urządzenia. Koszty wspomnianych sprzętów zazwyczaj pokrywa pracodawca.
– Niestety tu zaczyna się problem. Od tego roku przedsiębiorcy, którzy wybrali estoński CIT, będą musieli zapłacić podatek od 50 proc. wydatków związanych z wykorzystaniem nie tylko służbowych samochodów, lecz również urządzeń, w tym laptopów czy telefonów, jeśli nie udowodnią, że ich pracownicy korzystają z nich tylko w celach służbowych – podkreśla Krzysztof Wojtas.
Jego zdaniem, w przypadku przedsiębiorców stosujących ryczałt od dochodów spółek, wykazanie celowości podatkowej wydatków na sprzęt komputerowy i urządzenia przekazane pracownikom do domu może być trudne. Dlaczego?
– W przepisach są zbyt ogólne definicje pojęć takich jak ukryte zyski i wydatki. Nawet przedstawiciele organów podatkowych mają problem, aby stwierdzić dokładnie, jakie wydatki wymuszają obowiązek zapłaty podatku. Przedsiębiorcy stosujący zwykłe zasady opodatkowania CIT lub PIT muszą jedynie zadbać o to, by określić celowość podatkową zapewnianych świadczeń. Natomiast firmy korzystające z estońskiego CIT, a jest ich sporo, mogą mieć problem z wykazaniem wspomnianej celowości – uważa Krzysztof Wojtas.
Według Krajowej Informacji Skarbowej, w przypadku przedsiębiorstw na estońskim CIT używanie samochodów służbowych traktowane jest czasem jako wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą, który podlega opodatkowaniu.
– Analogicznie można wnioskować, że w przypadku komputerów i urządzeń przekazanych pracownikowi do domu może być trudno wykazać, że służyły one wyłącznie do celów służbowych – podkreśla Krzysztof Wojtas.
