Jak sprawdzić warunki w domu pracownika? Jak zadbać o BHP? Niestety, na te i inne ważne pytania dotyczące zasad pracy poza firmą przyszła ustawa nie odpowiada
Praca zdalna, formalnie jeszcze nieuregulowana, ale powszechnie praktykowana w okresie epidemii, bo dopuszczona specjalnymi przepisami, będzie niedługo unormowana prawnie. Zapowiada to kolejna, czwarta już tzw. tarcza antykryzysowa, uchwalona przez Sejm i skierowana do dalszych prac w Senacie.
Nie są to obszerne regulacje, ujęto je w sześciu przepisach, które po raz pierwszy określą zasady podejmowania pracy w formie zdalnej. Przede wszystkim jej rodzaj musi na to pozwalać. Ponadto ma być wykonywana na polecenie pracodawcy, który będzie mógł cofnąć je w każdym czasie.
Co być musi
Tarcza 4.0 zastrzega, że w takim trybie mogą pracować jedynie pracownicy, którzy mają do tego umiejętności, możliwości techniczne i lokalowe. Mogą oni wykorzystywać w szczególności środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale praca zdalna może polegać także na wykonywaniu części wytwórczych lub usług materialnych. Potrzebne do tego narzędzia i materiały, a także obsługę logistyczną, ma zapewnić pracodawca. Pracownik może używać własnych, jeśli umożliwiają poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę.
Na polecenie pracodawcy osoby pracujące zdalnie będą prowadzić ewidencję podejmowanych czynności, opisując je, podając datę oraz czas ich wykonania — w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu. I to tyle, co możemy przeczytać w tarczy 4.0 o organizowaniu pracy zdalnej, której nie należy uznawać za telepracę, już dawno unormowaną w Kodeksie pracy. Jak widać, brzmią dość ogólnie i mogą rodzić sporo pytań. Raczej oczywiste jest, że gdy tarcza przewiduje wykorzystanie w pracy zdalnej środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chodzi o telefon czy łącza internetowe, a gdy zaznacza, że firma musi zapewnić pracownikowi środki pracy, to oznacza przekazanie mu np. służbowego laptopa.
Wątpliwości rodzi natomiast wymóg, aby pracę zdalną wykonywały tylko osoby, które mają odpowiednie możliwości techniczne i lokalowe. Radca prawny Magdalena Wilkoszewska, dyrektor działu prawa pracy w TGC Corporate Lawyers, podkreśla, że pracodawca będzie mógł wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej jedynie po uprzednim sprawdzeniu, czy pracownik ma wymagane do tego warunki. W przeciwnym razie nie może jej powierzyć takiej osobie.
— Przepisy nie precyzują jednak, jak miałaby przebiegać weryfikacja, czy ktoś ma czy nie ma warunków do wykonywania takiej pracy — zauważa Radosław Żuk, doradca podatkowy i partner w ECDP Group.
Ernest Bucior, radca prawny z kancelarii adwokackiej Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy, mówi, że pracodawcy najczęściej żądają od pracowników pisemnych oświadczeń w takich sprawach. Rodzi się jednak pytanie, czy ktoś, kto twierdzi, że nie ma możliwości techniczno-lokalowych, może odmówić wykonywania pracy zdalnej.
— Kwestia może być istotna, jeżeli przykładowo pracodawca zatrudniający 50 osób będzie musiał utrzymywać i ponosić koszty mediów dla całego biura, a w rzeczywistości korzystać będzie z niego zaledwie 5 proc. personelu — wskazuje Ernest Bucior.
Co przepis to wątpliwość
Według Renaty Robaszewskiej, radcy prawnego z kancelarii Robaszewska & Płoszka, uchwalenie przez Sejm zasad zlecania pracy zdalnej daje możliwość podjęcia przez pracownika dyskusji nad zasadnością skierowania go do wykonywania zadań w takim trybie. Jednocześnie jednak nie przyznano mu prawa do żądania skierowania go do pracy online. Ponadto jej zdaniem regulacje te nie uwzględniają wielu aspektów związanych z tą nietypową formą pracy. W tarczy 4.0 nie zadbano o ważne prawa pracownicze.
— Brakuje w tych przepisach postulowanych rozwiązań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wypadków przy pracy. Ponadto pracownicy, którzy ponoszą koszty pracy zdalnej, nie mogą liczyć na dodatkowy ekwiwalent, np. na pokrycie wydatków na energię elektryczną — zwraca uwagę radca.
Niewyjaśnione są też obowiązki i uprawnienia związane z wymaganą od pracowników ochroną poufnych danych, jeśli pracując zdalnie, mieliby korzystać z własnego sprzętu. Przepisy nie określają zasad spełnienia tego warunku. Według Aleksandry Księżyk, radcy prawnego z kancelarii Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy, można przyjąć, że składając oświadczenie o posiadaniu odpowiednich warunków techniczno-lokalowych, pracownik deklaruje także odpowiednie zabezpieczenie sprzętu komputerowego.
— Z punktu widzenia pracodawcy bezpieczniejszym rozwiązaniem jest jednak umożliwienie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej na służbowym laptopie wyposażonym w odpowiednie programy i zabezpieczenia — zastrzega Aleksandra Księżyk.
Prawnicy mają najwięcej zastrzeżeń do przepisu, który pozwala pracodawcy cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie. Renata Robaszewska uznaje to uprawnienie, oznaczające nawet nakazanie niezwłocznego powrotu na stanowisko stacjonarne, za dyskusyjne.
— W praktyce to uprawnienie pracodawcy może oznaczać, że pracownik dowie się z jednodniowym wyprzedzeniem o tym, że ma stawić się w miejscu pracy. Tymczasem niekiedy powrót do biura wymaga np. zorganizowania opieki na dziećmi. Ta sprawa powinna zostać uregulowana w bardziej szczegółowy sposób, np. przez wskazanie terminu na powiadomienie pracownika o cofnięciu pracy zdalnej — mówi Magdalena Wilkoszewska.
Zdaniem obojga radców z kancelarii Russell Bedford Dmowski i Wspólnicy, nie wiadomo, czy sformułowanie „w każdym czasie” oznacza, że pracodawca będzie mógł skierować pracownika do powrotu do zakładu w trakcie świadczenia przez niego pracy zdalnej, czy raczej w dniu następnym lub kolejnych. Podkreślają, że przepis ten nie uwzględnia sytuacji osobistej pracowników, którzy w związku ze świadczeniem pracy zdalnej byli zmuszeni wprowadzić pewne tymczasowe rozwiązania, np. w kwestii opieki nad dziećmi. Według radców przydałaby się regulacja — a tej ustawodawca nie przewiduje — wprowadzająca obowiązek podpisania porozumienia z pracownikiem, w którym zostałby wskazany termin powrotu do miejsca pracy u pracodawcy po cofnięciu polecenia pracy zdalnej.
— Brak szczegółów przy wykonywaniu pracy zdalnej pozwala z jednej strony na elastyczne kształtowanie jej zasad, ale z drugiej strony będzie prowadził do sporów w relacji pracodawca—pracownik — komentuje Radosław Żuk.
Do unormowania na nowo
— Pracodawcy i pracownicy wiedzą w tej chwili więcej o organizacji pracy zdalnej, niż przystępując do niej w marcu, ale trudno nazwać przyjęte rozwiązania kompleksowymi. Jest to rozwiązanie czasowe. W związku z oswojeniem się z tym trybem pracy i bardzo prawdopodobnym przeorganizowaniem rynku w tym właśnie kierunku warto myśleć o pełniejszym ustaleniu prawnych rozwiązań home office na czasy po pandemii — ocenia Renata Robaszewska. Według Magdaleny Wilkoszewskiej nie ulega wątpliwości, że niektórzy pracodawcy będą chcieli, aby pracownicy również w przyszłości świadczyli pracę zdalnie. To oznacza potrzebę wprowadzenia nowych regulacji.
— Ta forma powinna zostać unormowana w polskim prawie przez odpowiednie dostosowanie przepisów o telepracy bądź wprowadzenie do Kodeksu pracy szczegółowo opracowanej pracy zdalnej. W obu przypadkach ważny będzie dialog reprezentacji pracodawców i pracowników dla jak najlepszego uwzględnienia interesów obu stron — podkreśla przedstawicielka TGC Corporate Lawyers.
Wyjaśnia, że prawo powinno określać tryb zlecania przez pracodawcę pracy w formie zdalnej lub wnioskowania przez pracownika o jej wykonywanie oraz warunki jej świadczenia. Istotną kwestią wymagającą ujęcia w przepisach są obowiązki zarówno pracodawcy, jak i pracownika, np. z zakresu BHP i ochrony danych osobowych.
— Dotychczas pracodawcy określali te sprawy w regulaminach pracy zdalnej. Wydaje się jednak, że ich uregulowanie w powszechnych przepisach będzie korzystne — dodaje.
Podpis: Iwona Jackowska
