Prawnik na straży interesów firmy i klientów

24-09-2018, 22:00

Nawet jeżeli ustawa chroni tajemnice spółki, dodatkowa umowa je wzmocni i lepiej dopasuje do potrzeb — podkreślali eksperci podczas XI Forum Dyrektorów Działów Prawnych

Co daje świat nowych technologii dla wewnętrznych firmowych komórek, zajmujących się wszelkimi prawnymi aspektami działalności? Niewątpliwie — efektywniejszą pracę dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi. Ale też wyraźne zmiany w formach komunikacji z biznesem — nie tylko wewnętrznej. To oczywiście nie wszystko. Duże wyzwania niosą coraz częściej podejmowane innowacyjne przedsięwzięcia, których powodzenia często nie da się z góry przewidzieć, a wymagają one dużej dbałości o minimalizację ryzyka biznesowego. Prawne wsparcie jest w tym wręcz nieodzowne. Szczególnie, gdy znajdzie się inwestor chętny do zaangażowania swojego kapitału w taki projekt.

ZABEPIECZENIE PRZED PROCESEM:
Zobacz więcej

ZABEPIECZENIE PRZED PROCESEM:

Lekceważenie w transakcjach VC własności intelektualnej jest niebezpieczne. Może oznaczać dla inwestorów procesy sądowe o bezprawne wykorzystanie określonych praw — przestrzegały uczestników XI Forum Dyrektorów Działów Prawnych, przedstawicielki kancelarii Schoenherr: Paulina Klimek-Woźniak (z lewej), radca prawny i Weronika Kapica, prawnik. Jak podkreślały, kwestie te są często pomijane, a warto je uregulować w umowie inwestycyjnej i dołączanych do niej oświadczeniach. Fot. Marek Wiśniewski

Poufnie nie tylko z ustawy

Uczestnicy XI Forum Dyrektorów Działów Prawnych, corocznej konferencji „Pulsu Biznesu”, którego partnerami byli kancelaria Schoenherr i Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie, usłyszeli od ekspertów m.in. o renesansie praw własności intelektualnej w transakcjach venture capital (VC). Dofinansowanie z funduszy VC dla młodych przedsiębiorstw, szczególnie dla start-upów, to szansa na szybki rozwój, ale obie strony muszą zadbać odpowiednio o swoje interesy. I chociaż np. szczegółowe informacje o usługach, produktach firmy czy inne dane stanowiące wartość biznesową są chronione — jako ich tajemnica — na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, to jednak Paulina Klimek-Woźniak, radca prawny w Schoenherr zachęca do podpisania oprócz tego umowy o zachowaniu poufności.

— Co prawda dzięki ustawie, w razie naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa będzie można żądać zaniechania niedozwolonych działań, usunięcia ich skutków, naprawienia szkody czy wydania uzyskanych korzyści, ale mimo wszystko warto zawrzeć dodatkowo umowę o zachowaniu poufności. Ustawowy zakres ochrony jest niejednokrotnie węższy niż w przypadku postanowień dopasowanych do indywidualnych potrzeb — podkreśliła radca.

Jak mówiła, należy precyzyjnie wymienić w tym dokumencie informacje poufne i zarazem przestrzegała, aby zbyt pochopnie nie wskazywać w niej danych, które nie mają takiego charakteru. Mało tego, w samej umowie powinien być też określony sposób zabezpieczenia informacji przed niepowoływanymiosobami, utratą, zniszczeniem i zniekształceniem.

— Zazwyczaj wystarcza klauzula wskazująca na obowiązek rzetelnej ochrony takich informacji, aczkolwiek czasem niezbędne jest dokładne określenie zabezpieczeń technicznych. Poufne pliki umieszczane w zbiorach IT z pewnością warto opatrzyć hasłem dostępu znanym tylko upoważnionym osobom — radziła Paulina Klimek-Woźniak.

Przypomniała, że w umowie o zachowaniu poufności sprecyzowania wymagają też sankcje za jej naruszenie, ale lepiej — jej zdaniem — skupić się na wprowadzeniu mechanizmu nowoczesnych rozwiązań technologicznych, które będą zwiększały kontrolę nad obiegiem informacji niż na negocjowaniu zbyt wysokich kar umownych ze względu na późniejsze problemy dowodowe.

IP nie do pominięcia

Wiele kłopotów może przynieść też zlekceważenie zagadnień dotyczących własności intelektualnej (IP).

— Z naszej praktyki wynika, że te kwestie są często pomijane. To niebezpieczne, bo w przyszłości może oznaczać dla inwestora wszczęcie procesów sądowych — mówiła przedstawicielka kancelarii.

W trakcie przygotowań transakcji VC przedsiębiorstwo jest oceniane (np. w badaniu due diligence) pod wieloma względami — nie tylko jego kondycji czy sytuacji prawnej, ale też tego, czy nie wygasła ochrona patentowa albo czy i jakie oraz z kim wiążą firmę umowy dotyczące praw autorskich. W umowie inwestycyjnej wieńczącej negocjacjemuszą znaleźć się także postanowienia dotyczące transferu IP. Kwestie te są dodatkowo potwierdzane w załącznikach.

— Inwestor musi zapewnić sobie bezpieczeństwo. Stąd umowy inwestycyjne mają załączniki w postaci m.in. oświadczeń i zapewnień, co jest szczególnie ważne, gdy nie przeprowadzono badania due diligence — zauważyła Weronika Kapica, prawnik w kancelarii Schoenherr.

Jednym z takich załączników powinna więc być umowa o przeniesieniu własności intelektualnej, a dodatkowe oświadczenia — potwierdzać fakty przekazane w negocjacjach, np. że nazwy handlowe lub nazwy domen spółki nie naruszają praw osób trzecich ani nie są przedmiotem postępowania o naruszenie czy roszczeń.

Krótko, zwięźle, na temat

Z obrad forum nasuwa się też wniosek, że dla powodzenia prowadzonych rozmów biznesowych, stawiania jasnych zasad współpracy i relacji czy to z inwestorem, klientem czy z kontrahentem, duże znaczenie ma sposób przekazu istotnych treści — podczas bezpośredniego dialogu, w pismach, dokumentach i wymianie korespondencji. Sebastian Grzywacz, radca prawny, szef działu prawnego, prokurent w Antalis Poland, zwrócił uwagę na to, jak słowo — podstawowy nośnik danych — może być różnie odbierane, zależnie od sposobu jego użycia (także w określonym środowisku), a w konsekwencji być efektywne albo nie. Wskazał m.in. na niebezpieczeństwa uproszczeń w biznesie, takich jak makaronizmy, anglicyzmy, kalki i żargon oraz zobrazował je takim komunikatem: „Nie dostaliśmy approvala na tego requesta, forwardnij nam to ASAP”. Ale też sporo uwagi poświęcił językowi prawa, którego skomplikowanie sprawia, że na świecie (też w Polsce) powstały oficjalne zalecenia, jak powinny być tworzone akty prawne — mają być jasne (czyli zrozumiałe i jednoznaczne), proste i zwięzłe (bez niepotrzebnych elementów), precyzyjne (niepozostawiające wątpliwości). To samo powinno cechować pisma, dokumenty, komunikaty — ma być krótko i zwięźle.

— Zasady komunikacji pisemnej to: myśl o odbiorcy, pisz krótkie zdania, zadbaj o strukturę pisma, poszukaj synonimów, opracuj tekst graficznie, szanuj czas czytelnika — wyliczał Sebastian Grzywacz.

Gdy mówił o komunikacji prawników z biznesem, stwierdził, że ich język musi być precyzyjny, opinie wyrażane w sposób zdecydowany, ale też zauważył, że tej współpracy nie ułatwia chaos w dokumentach firmowych, stosowanie wielu wersji szablonów tego samego rodzaju pism czy skanowanie umów i ich udostępnienie na żądanie. Jego zdaniem, można nie tracić na to wszystko czasu, czemu sprzyjają dostępne technologie. Wystarczy wprowadzić w firmie program, który zautomatyzuje działania rutynowe, tak, aby w systemie można było sprawdzać aktualne dane, znaleźć wzór umowy, samodzielnie ją opracować, skierować do zatwierdzenia i uzyskać parafki. Wszystko to powinno być możliwe dzięki integracji systemów IT (z dostępem do danego etapu dla uprawnionych osób), co może pozwolić np. na automatyczne pobieranie danych klientów z ich bazy do tworzonego dokumentu. W rezultacie można przekazać klientowi mailem dostęp online do stworzonej dla niego umowy.

— Zwięzłość treści i prostota językowa w połączeniu z przejrzystą formą to jest właściwa pomoc prawna — podsumował Sebastian Grzywacz.

Sprawdź program "X Kongresu Prawo Konkurencji", 15 listopada 2018, Warszawa >>

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Wyniki spółek / Prawnik na straży interesów firmy i klientów