„Posłuchajcie. Widzicie te czarne pudełka? To telefony. Zdradzę wam mały sekret na ich temat. Same nie zadzwonią. Bez was są tylko bezużytecznym badziewiem z plastiku. Jak naładowany M16 bez żołnierza, który pociągnie za spust” — taką gadkę motywacyjną wygłosił do swoich sprzedawców zdemoralizowany do cna makler giełdowy Jordan Belfort, tytułowy bohater „Wilka z Wall Street”. Akcja filmu rozgrywa się w 1990 r. W kontekście rozwoju technologii komunikacyjnych 26 lat, które minęły od tamtego czasu, to co najmniej epoka. Można by się więc spodziewać, że w biznesie nabiurkowe aparaty zostały całkowicie wyrugowane przez modele przenośne. Nic bardziej mylnego — według najnowszego raportu Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE), dla 93 proc. polskich firm telefon stacjonarny pozostaje ważnym narzędziem kontaktu.
Nie zmienia to faktu, że symbolem nowoczesności jest smartfon — i trudno nazwać go „bezużytecznym badziewiem z plastiku”, skoro nie tylko handlowcy, ale także specjaliści z innych dziedzin i menedżerowie nie wyobrażają sobie pracy bez tego gadżetu. Nic dziwnego, urządzenie to umożliwia im wykonywanie obowiązków poza siedzibą przedsiębiorstwa i tworzenie tzw. wirtualnych zespołów.
Powinno być elastycznie…
Jak podkreśla Bo Lykkegaard, konsultant z IDC, satysfakcja zatrudnionych zależy od tzw. czynników wolności — jak praca zdalna i w trybie zadaniowym. Rozwiązania mobilne temu sprzyjają. Problemem są procedury i mentalność kierowników, którzy nie nadążają za rozwojem komunikacji na odległość.
— W amerykańskich spółkach przez rewolucję mobilną rozumie się nie tyle wdrażanie aplikacji i urządzeń mobilnych, ile wynikające z tego korzyści, które dotyczą np. zarządzania ludźmi. Europejskie przedsiębiorstwa mają w tej sferze wiele do zrobienia — inwestycje w technologie to nie wszystko, powinno im towarzyszyć rozpowszechnianie elastycznej kultury pracy — uważa Bo Lykkegaard.
Ta elastyczna kultura często określana jest jako smart working (inteligentna praca). Ten model aktywności zawodowej propaguje Zuzanna Mikołajczyk, członek zarządu i dyrektor ds. handlu i marketingu w spółce Mikomax Smart Office, inicjatorka projektu badawczego „Smart Working Guidebook for Modern Service Centers in Poland”. Jej zdaniem, za smart workingiem przemawia koncentracja na efektywności pracy, a nie czasie, który ona zabiera.
— W niektórych sytuacjach naszą kreatywność lepiej pobudzi wygodna sofa w strefie relaksu, szybkie spotkanie na stojąco lub wykonanie obowiązków w domu. Ten model pracy wymaga jednak zaufania wobec pracowników i zapewnienia im większej swobody w organizowaniu swojego czasu — twierdzi Zuzanna Mikołajczyk.
Czego obawiają się zwierzchnicy w związku z pracą zdalną? Po pierwsze, pozostawieni bez nadzoru pracownicy mogą bumelować. Po drugie, nie ma pewności, że nie narażą firmy na cyberataki przez nieumiejętne lub nieodpowiedzialne korzystanie z rozwiązań mobilnych.
…ale bezpiecznie…
Praca w dowolnym miejscu i zdalny dostęp do firmowych plików, poczty i kalendarza pozytywnie wpływa na moją wydajność — tego oczekuje niemal trzy czwarte (74 proc.) zatrudnionych w małych i średnich przedsiębiorstwach w Polsce. To o 5 proc. wyższy wskaźnik niż europejska średnia — wynika z badania „Nowoczesne IT w MŚP 2016”, przeprowadzonego przez Ipsos MORI dla Microsoftu.
Zalety pracy na odległość, wykonywanej m.in. za pomocą mobilnych innowacji, docenia 64 proc. Francuzów, 53 proc. Niemców, 72 proc. Czechów i 76 proc. Ukraińców. Co do respondentów z Polski — 82 proc. twierdzi, że chce, aby dane były chronione niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Średnia dla Europy w tej dziedzinie to 78 proc.
Naszych szefów powinny ucieszyć deklaracje pracowników. Sęk w tym, że rozmijają się z rzeczywistością. Należymy do państw, w których rynek cyberprzestępczości rozwija się najszybciej — wynika z raportu PwC „W obronie cyfrowych granic”. Zdaniem 70 proc. krajowych przedsiębiorców, najsłabszym ogniwem w systemach cyfrowej ochrony są pracownicy — dają się nabrać na fałszywe faktury lub otwierają zainfekowane pliki, które automatycznie instalują złośliwe oprogramowanie na komputerach i urządzeniach przenośnych. Beztroskę zwykłych zjadaczy korporacyjnego chleba potwierdzają też ubiegłoroczne badania Integrated Solutions, biznesowego ramienia Orange Polska: 45 proc. przedstawicieli małych i średnich firm uznało, że ataki prowokuje nieprzestrzeganie przez personel procedur bezpieczeństwa. Według Intel Security Poland, można się spodziewać coraz więcej incydentów związanych ze sprzętem mobilnym.
— Cyberprzestępcy na ogół nie są zainteresowani urządzeniem jako takim, ale chcą za jego pośrednictwem uzyskać dostęp do innych urządzeń i infrastruktury firmy. Cenne są dla nich przechowywane i przepływające przez smartfony dane — mówi Arkadiusz Krawczyk, dyrektor regionalny Intel Security Poland.
W czym może się przejawiać nieodpowiedzialność pracowników?
— Otwarte systemy operacyjne naszych smartfonów to pożywka dla cyberprzestępców. Jeśli na niezabezpieczonym urządzeniu łączymy się z otwartą siecią w kawiarni i przeglądamy serwisy społecznościowe, logujemy się do poczty korporacyjnej i odpowiadamy na służbowe maile lub opłacamy rachunki, to bardzo poważnie naruszamy zasady bezpieczeństwa teleinformatycznego. Narażamy firmowe dane i pieniądze — ostrzega Łukasz Formas, główny inżynier w Integrated Solutions.
Każdy cyberatak potęguje strach użytkowników, a tym bardziej ich przełożonych. Tymczasem — według Arkadiusza Krawczyka — nie należy ulegać panice. Czasem na smartfonie wyświetla się komunikat o naruszeniu praw, żądanie opłaty lub informacja o wirusach atakujących kartę SIM z odesłaniem do rzekomo chroniącego programu. Poza tym dowiadujemy się, że mamy tylko kilkadziesiąt sekund na reakcję. Łatwo wtedy stracić głowę i dać się zwieść formalnemu tonowi wiadomości. Taki błąd może sporo kosztować.
— Często niemal odruchowo chcemy kliknąć w okienko, które ma nas ochronić przed niebezpieczeństwem. Nie powinniśmy tego robić. Lepiej wcześniej zabezpieczyć swoje urządzenia i uważnie przyglądać się e-mailom i załącznikom, które dostajemy. Wystarczy chwila nieuwagi, by kontrolę nad naszymi smartfonami przejął ktoś niepowołany — wyjaśnia Arkadiusz Krawczyk.
…i w chmurze
Wracając do podziału telefonów na stacjonarne i mobilne — w biznesie to rozróżnienie powoli traci rację bytu. Powodem są dwie tendencje technologiczne: usługi VoIP i tzw. cloud phone, na które zwraca uwagę Marcin Krasnodębski, menedżer z grupy LoVo.
Według danych UKE, od kilku lat liczba abonentów telefonii stacjonarnej w Polsce pozornie się zmniejsza. Odwrotne zjawisko można zaobserwować w przypadku VoIP (Voice over Internet Protocol), czyli współczesnego telefonu stacjonarnego 2.0. Rozwiązanie to cieszy się coraz większym uznaniem wśród przedsiębiorców, zwłaszcza zatrudniających powyżej 50 osób. W 2015 r. liczba użytkowników VoIP sięgnęła miliona. Mimo to wielu ludzi biznesu nigdy jeszcze o VoIP nie słyszało — 15 proc. badanych przyznaje się, że nie wie, co to jest.
Jeszcze bardziej w stronę mobilności telefonię stacjonarną przesuwają usługi wykorzystujące technologię GSM, połączone z wirtualnymi bazami danych i rozwiązaniami chmurowymi (cloud computing). Brzmi dość tajemniczo, prawda? Cyfrowym laikom niech wystarczy to, że tzw. cloud phone może być używany do odbierania połączeń z dowolnego miejsca z dostępem do sieci GSM.
— Telefonia VoIP i usługi oferowane dzięki infrastrukturze GSM, jak LoVoS, pozwalają zachować tradycyjny charakter numeru przywiązanego do miejsca, jednocześnie dając niedostępną wcześniej możliwość korzystania z telefonu stacjonarnego w sposób mobilny — mówi Marcin Krasnodębski.
Kto chciałby postawić na tzw. stacjonarkach krzyżyk, musi poczekać jeszcze wiele lat — urządzenia te pozostają ważnym elementem biznesu m.in. z powodów wizerunkowych, wskazują, że używająca tych rozwiązań firma ma fizyczne biuro i nie jest jakimś „krzakiem”. Z drugiej strony, nabiurkowe telefony coraz częściej wkraczają w sferę mobilności i chmury — dlatego nawet najwięksi miłośnicy cyfrowych mód i gadżeciarze nigdy nie uznają ich za „bezużyteczne badziewie z plastiku”.