Czy państwa firma niszczy zbędną a zawierającą istotne informacje dokumentację? Takie pytanie w drugiej połowie 2010 r. dostało 479 warszawskich przedsiębiorców, w przeważającej większości małych i średnich. 79 proc. z nich odpowiedziało twierdząco, a 21 proc. przyznało się, że dokumenty po prostu wyrzuca.
Badacze postanowili to sprawdzić i ruszyli na warszawskie śmietniki. A tam… cała gama papierów bardzo interesujących nie tylko dla potencjalnych konkurentów: od faktur, rachunków, list pracowników po listy płac, różnego rodzaju umowy i korespondencję firmową. W sumie 676 dokumentów całkowicie identyfikowalnych i czytelnych w 567 workach ze śmieciami.
Nurkowanie w kontenerze
To, co wyrzucamy do śmieci, ma ogromne znaczenie, szczególnie dla naszych konkurentów. Takie informacje, jak koszty produkcji, ceny zakupu, marże na produktach, ale także wszelkiego rodzaju dane o kontrahentach, strategii, księgowe czy korespondencja pionu menedżerskiego mogą stanowić w ich rękach potężne narzędzie. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że najstarsze metody ich poszukiwania wcale nie umarły.
— Przetrząsanie koszy na śmieci jest starą i wciąż popularną praktyką w walce konkurencyjnej przedsiębiorstw — twierdzi dr Marek Ciecierski, ekspert profesjonalnego wywiadu gospodarczego Skarbiec.
Jego zdaniem, skala zjawiska jest trudna do oszacowania, ale choćby raport z 2011 r. na temat kradzieży tożsamości przygotowany przez amerykańską firmę Javelin Strategy & Research pokazuje, że jedną z najpopularniejszych metod kradzieży informacji jest właśnie „nurkowanie w kontenerze” przez oszustów poszukujących niezniszczonych dokumentów zawierających dane osobowe, finansowe, korporacyjne itp. Mało? W 2001 r. głośny był przypadek przeszukiwania śmieci na zlecenie jej największego konkurenta Procter & Gamble (P&G).
— Zarząd korporacji P&G zatrudnił niezależną firmę wywiadowczą, aby gromadziła informacje o konkurencji, ze szczególnym uwzględnieniem Unilever. Zatrudniona agencja z kolei wynajęła wielu podwykonawców, których pracownicy przeszukiwali śmieci konkurencji, śledząc ich drogę z siedziby firmy na wysypiska publiczne — opowiada dr Marek Ciecierski.
Zgromadzono wówczas ok. 80 dokumentów dotyczących trzyletnich planów Unilevera w zakresie kosmetyków do pielęgnacji włosów wprowadzanych na amerykański rynek.
Ze śmietników można brać
Przedsiębiorcy twierdzą, że są świadomi konieczności skutecznego niszczenia wszelkiego rodzaju dokumentacji.
— Częste medialne doniesienia o znalezionych gdzieś na śmietniku dokumentach zrobiły swoje — przekonuje Grzegorz Głodek z firmy Baj-Pros Eko.
Jednak opisany na wstępie raport firmy Fellowes Polska „Bezpieczeństwo danych a zawartość śmietników” pokazuje, że wciąż zbyt wiele zawierających istotne informacje dokumentów trafia do kosza.
— Problemem według mnie nie są jednak dokumenty najbardziej chronione, one zazwyczaj trafiają do niszczarki. Gorzej wygląda sytuacja ze strategicznymi dokumentami, które nie są uważane za tajne, np.: budżet firmy, lista klientów, lista płac. Tego typu dokumenty można znaleźć w maszynie ksero, w drukarce lub w koszu obok. Bardzo często zdarza się, że kilka kartek źle się wydrukuje, ponieważ kończy się toner. W takim przypadku zazwyczaj dokumenty lądują w koszu, a powinny zostaćzniszczone — twierdzi Jacek Świgost, marketing manager w Fellowes Polska.
A trzeba pamiętać, że to, co znajdą konkurenci na śmietniku, będzie należało do nich.
— Nie istnieje problem naruszenia prawa, kiedy firma pozbywa się swoich śmieci na zewnątrz — mówi dr Marek Ciecierski. W takim wypadku nie zadziałają przepisy o tajemnicy przedsiębiorstwa. Informacja chroniona taką tajemnicą musi spełniać łącznie trzy przesłanki, z których jedna mówi o tym, że przedsiębiorca powinien podjąć niezbędne działania w celu zachowania poufności takiej informacji.
Niszczarki i nieniszczarki
Aby się skutecznie uchronić przed wyciekiem wrażliwych danych, przede wszystkim należy opracować klarowne procedury postępowania z dokumentami.
— W każdej firmie powinna być procedura określająca, jak postępować z dokumentami znajdującymi się w obiegu w danej firmie, włącznie z drukowanymi e-mailami — mówi Grzegorz Głodek.
Ważne będzie określenie, które dokumenty należy zniszczyć i w jaki sposób. Na pewno nie wystarczy własnoręczne przerwanie kartki na pół czy nawet kilka części.
— Jeśli chodzi o stopień zabezpieczenia, przyjmuje się, że dane tajne lub ściśle tajne powinny być niszczone w standardzie DIN4. Oznacza to, że jedna kartka zostanie pocięta na min. 2500 ścinków — mówi Jacek Świgost.
Tego są w stanie dokonać profesjonalne niszczarki, których wybór na rynku jest obecnie bardzo duży. Wybrać trzeba dobrze, bo często niedrogi sprzęt, kupiony w jednej z dużych sieci handlowych, może nie załatwić sprawy.
— Są firmy, które potrafią ze ścinków z niszczarek złożyć dokument. W niektórych przypadkach nie jest to trudne nawet dla zwykłego człowieka. Biorąc jeszcze pod uwagę fakt, że duża część ścinków trafia do pojemnika ze śmieciami komunalnymi gdzieś na zapleczu biurowca, to tam konkurencja może szukać wiedzy o konkurencie — przestrzega Grzegorz Głodek.
— Istnieją firmy oferujące „nieniszczarki”, urządzenia, które rekonstruują dokumenty z kawałków — wtóruje mu dr Marek Ciecierski.
Nikomu nie ufać
Jeżeli przedsiębiorstwo dysponuje większą ilością dokumentów, najlepiej przekazać je firmie, która profesjonalnie zajmuje się niszczeniem dokumentów.
— Jeśli brak nam zaufania, wybierzmy taką, która przyjdzie z mobilnym sprzętem i na miejscu, w naszej obecności, dokona zniszczenia — radzi Grzegorz Głodek.
Warto też przed podpisaniem umowy sprawdzić doświadczenie takiej firmy, rozmiar i strukturę, referencje, dotychczasowe osiągnięcia itp. Przede wszystkim jednak trzeba bardzo uważać na wszystko, co trafia do kosza. Praktyki konkurentów mogą być bardzo zaawansowane.
— Jednym ze sposobów na wyciągnięcie informacji jest na przykład wykorzystanie osób sprzątających do dostarczenia dokumentów. Nie trzeba wcale włamywać się do systemów, często wystarczy po prostu przejrzeć śmieci — twierdzi Jacek Świgost.
Ważne jest również przeszkolenie, a także nadzór własnych pracowników. Mogą to być wyrywkowe kontrole sprawdzające, czy i jak stosują się oni do obowiązujących zasad, polegające np. na przeszukiwaniu koszów na śmieci.
— Można także rozważyć centralne składowanie papierowych śmieci i zapewnić nadzór kamer nad tym miejscem — zauważa dr Marek Ciecierski.