Nawet nieznaczne pogorszenie koniunktury sprawia, że przedsiębiorcom koszty zaczynają ciążyć silniej niż zazwyczaj. Małe firmy, które będą potrafiły umiejętnie ograniczyć te najbardziej zbędne, mają duże szanse na zwiększenie swojej konkurencyjności. Trzeba tylko wiedzieć, co i jak można zmienić. Na pewno niewiele da się zrobić w przypadku najbardziej obciążających przedsiębiorców kosztów — obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, zarówno zatrudnionych w firmie pracowników, jak i własnych. Minimalny miesięczny koszt razem ze składką zdrowotną wynosi dziś 981 zł, czyli prawie 30 proc. średniego wynagrodzenia brutto. Na to nie ma rady, ale na szczęście oszczędności można szukać w innych obszarach, wśród tych kosztów, o których firma decyduje sama.
Zatrudniać inaczej, nie zwalniać
Pierwszy z nich to pracownicy. Zatrudnienie odpowiednich osób często zabiera sporo czasu, pieniędzy i zaangażowania pracodawcy. Ten kapitał nie zawsze się zwraca. To, czy inwestycja w zatrudnienie danej osoby jest opłacalna, często okazuje się dopiero po kilku miesiącach. A korzyści wynikające z pracy nowej osoby w określonym okresie powinny przewyższać koszty związane z jej zatrudnieniem.
W związku z tym, firmy, które nie potrzebują od razu zaangażowania wykwalifikowanego specjalisty, powinny szukać stażystów. Trzeba będzie ich wprowadzić w zakres obowiązków, dać dokładny instruktaż — a więc przede wszystkim poświęcićczas. Ale są też korzyści — stażysta z założenia traktuje pracę krótkoterminowo, a nie jest drogi.
— Dla młodych osób praca na podstawie krótkoterminowej umowy, w ramach stażu lub pracy wakacyjnej, nie jest problemem. Cenią sobie przede wszystkim możliwość zdobywania doświadczenia — mówi Izabela Kielczyk, coach biznesowy. Uważa ona, że młode osoby interesuje zdobywanie konkretnych umiejętności zawodowych i wcale nie marzą one o parzeniu kawy. Ponadto pewne zadania można zlecać osobom z zewnątrz. Tym sposobem firma może na jakiś czas zatrudnić najlepszych specjalistów, na których nie byłoby jej stać w pełnym wymiarze. Można ich znaleźć za pomocą dedykowanych serwisów internetowych, takich jak oDesk.com, freelancer. com czy polskie favore.pl zawierające rekomendacje firm, które skorzystały już z usług danego specjalisty. Pozwalają też dotrzeć do pracowników niezależnie od barier geograficznych. Na przykład warszawska firma, zatrudniając programistę z innego województwa, może znacznie obniżyć koszty choćby utrzymania własnego serwisu internetowego.
Era komputera
W biznesie warto też wykorzystywać nowe technologie, które często przyczyniają się do automatyzacji i uproszczenia procesów, a zatem i oszczędności. Nowym trendem jest tzw. cloud computing, dzięki czemu coraz mniej danych i programów znajduje się bezpośrednio na urządzeniach (komputerach, tabletach, telefonach, serwerach), a coraz więcej w „chmurze”, czyli na wirtualnych serwerach Google’a, Amazona, Microsoftu, Apple’a czy Adobe. Dzięki temu nie trzeba inwestować w urządzenia przechowujące dane czy firmową sieć komputerową, ale pracownicy mogą je zapisywać i wymieniać się nimi, wykorzystując dostępne przez dowolne urządzenia serwisy, np. Dropbox, dostępny od niedawna Google Drive czy box.com, szczególnie nastawiony na potrzeby firm.
— Serwisy takie są niewątpliwie bardzo wygodne w czasach, kiedy nasza efektywność i skuteczność w dużej mierze opiera się na mobilności i szybkim dostępie do danych. Ważne jest jednak również, aby określić zasady korzystania z nich w kontekście bezpieczeństwa i kontroli dostępu do dokumentów — wyjaśnia Bartłomiej Owczarek z firmy doradczej Goldenberry. Podobnym rozwiązaniem jest cloud sourcing, który odnosi się do procesów wykonywanych w firmie. W tym modelu przedsiębiorca nie eksportuje całych procesów do zewnętrznej firmy, ale jedynie zleca konkretne zadania aplikacjom w „chmurze”, które może powiązać z architekturą organizacji. Dzięki temu nie musi zatrudniać np. księgowej, ale może tę działkę prowadzić samodzielnie przy wsparciu zdalnej platformy internetowej.
— W ten sposób nawet kilkuosobowej firmie można zapewnić profesjonalne i bezpłatne czy też znacznie tańsze narzędzia nie tylko do księgowości, ale choćby do zarządzania relacjami z klientami, czyli tzw. CRM, e-learning czy system wspierający proces rekrutacji — wymienia Bartłomiej Owczarek. Ten trend zauważyły już instytucje finansowe, które coraz silniej angażują się w oferowanie różnego rodzaju narzędzi i usług za pośrednictwem internetu.
— Dzięki udostępnianiu coraz bardziej zaawansowanych platform bankowości elektronicznej rolę specjalisty od finansów firmy może teraz efektywnie przejąć sam właściciel, wspierany przez odpowiednie narzędzia, także te dostarczane przez bank — zaznacza Monika Szlosek, dyrektor Departamentu Bankowości Detalicznej w Deutsche Bank PBC. W kontekście internetu warto też pamiętać, że obecnie coraz więcej aplikacji jest darmowych. Np. z podstawowej wersji pakietu biurowego Google’a w „chmurze” można korzystać bez żadnych opłat.
Jeśli firma nie ufa cudzym serwerom, może korzystać z Open Office, biurowego pakietu dostępnego na otwartej licencji, co gwarantuje brak opłat, a jednocześnie spełnia podstawowe wymogi bezpieczeństwa. Oszczędzanie na oprogramowaniu umożliwia też korzystanie ze społecznościowego systemu operacyjnego. Popularną wersję Linuksa — Ubuntu — obecnie instaluje się i obsługuje tak łatwo jak komercyjne produkty, a dostępne aplikacje są w większości kompatybilne z innymi platformami. Darmowe oprogramowanie to także bardziej zaawansowane programy, kluczowe dla działania przedsiębiorstwa, jak np. CRM. Rozwiązania takie jak FreeCRM czy Zoho CRM utrzymują profesjonalne zespoły, które rozwijają oprogramowanie i oferują wsparcie. Producenci tych systemów działają w tzw. modelu freemium. Udostępniają darmowe oprogramowanie mikrofirmom, a zarabiają na sprzedaży wersji niezbędnych większym podmiotom.
W grupie taniej
Oszczędności może również generować choćby współpraca w grupie. Wynajęcie większej powierzchni biurowej wspólnie z innymi firmami jest przecież tańsze niż suma kosztów niewielkich biur.
— Efekt skali to jeden z głównych argumentów przy negocjacji warunków najmu — potwierdza Marcin Wasilewski z firmy Nuvalu, która zajmuje się pośrednictwem nieruchomości komercyjnych.
Właściciele są skłonni dać kluczowym najemcom więcej zachęt finansowych. Korzystają z tego firmy typu instant office i co-working, które wynajmują dużą powierzchnięw budynku i następnie oferują najem nawet jednego stanowiska pracy na dni lub godziny. To dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie potrzebują utrzymywać biur na stałe. W dużych polskich miastach istnieje już wiele centrów tzw. co-workingu, gdzie na jednej przestrzeni obok siebie działają różne małe przedsiębiorstwa i freelancerzy. Podobny efekt można osiągnąć, negocjując ceny dostaw przeróżnych materiałów, towarów czy usług, np. sprzątania. Warto też porównywać ceny wszelkich innych produktów czy usług, z których dana firma korzysta — np. oferowanych przez dostawców mediów czy produktów finansowych. Tym bardziej że internet, prąd, telefon, ubezpieczenie czy usługi bankowe to oferty, które nietrudno zestawić. A konkurencja jest duża.
W każdej branży znajdzie się ktoś, kto zaoferuje więcej, taniej czy coś nowego w celu przyciągnięcia klientów. Do tego w wielu przypadkach przedsiębiorca nie musi sprawdzać każdego usługodawcy oddzielnie, ale często pomogą mu w tym różnego rodzaju porównywarki internetowe. Internet warto też wykorzystać do zareklamowania własnej firmy. Taką reklamą będzie publikacja porad, przemyśleń, zdjęć, linków do rynkowych nowinek na firmowym blogu czy też profilu na Facebooku. Nic nie kosztuje, a może przynieść wiele korzyści. Łatwiej bowiem zauważyć małą firmę, która jest aktywna w internecie niż w jakikolwiek inny sposób. Przy szukaniu obszarów, w których można zaoszczędzić w trudniejszych czasach, warto się postarać, nie tylko ze względu na doraźne korzyści finansowe, ale także dlatego, że firma, która okaże się w tym zakresie bardziej kreatywna niż konkurencja, ma szansę zająć lepszą pozycję startową, kiedy gospodarka znowu zacznie się rozpędzać.
— Pomysły na ograniczenie kosztów w czasach spowolnienia są nie mniej ważne niż pomysły na rozwój biznesu — twierdzi Monika Szlosek.
Siedem złotych rad na oszczędzanie
1 Pomyśl o zatrudnieniu stażysty — jego koszt jest niski, zaangażowanie spore i z założenia krótkoterminowe.
2 Zleć niektóre zadania osobom z zewnątrz — to pozwoli skorzystać z usług najlepszych specjalistów, których nie musisz zatrudniać na stałe.
3 Korzystaj z cloud computingu — trzymaj dane w chmurze zamiast inwestować w urządzenia przechowujące dane czy firmową sieć komputerową.
4 Pomyśl o cloud sourcingu — niektóre zadania możesz wykonywać dzięki specjalnym aplikacjom, zamiast np. zatrudniać księgową.
5 Szukaj darmowych aplikacji i oprogramowania.
6 Współpracuj z innymi przedsiębiorcami — razem możecie np. wynająć większą przestrzeń biurową. Będzie taniej.
7 Porównuj oferty konkurencji w przypadku wszystkich instytucji, z których usług korzystasz.