SZJ zbudowany według ISO 9001 można doskonalić, wykorzystując wytyczne ISO 9004:2000. Normy te stanowią spójną parę.
Z danych ISO Survey wynika, że do końca 2004 r. 670 399 organizacji w 154 krajach wprowadziło systemy oparte na ISO 9001. Norma trafiła do różnych podmiotów na całym świecie — od Chin (ponad 130 tysięcy certyfikatów) po Malediwy czy Andorrę (1 certyfikat). System wprowadzają zarówno jednoosobowe firmy jak i wielkie korporacje zatrudniające tysiące osób. Branża także nie ma znaczenia — normą może posługiwać się każdy.
— ISO 9001:2000 została tak napisana, aby nie przeszkodzić nikomu w jej stosowaniu — żartuje Krzysztof Trzciński, trener jednostki Kema Quality Polska.
Braki w normie
W trakcie opracowywania ISO 9001 nie udało się wykorzystać wszystkich pomysłów. Jednym z pierwotnych założeń projektu normy była skuteczność rozumiana jako umiejętność osiągania celów i efektywność. Ostatecznie ISO 9001:2000 mówi tylko o skuteczności. Motywem przewodnim każdego systemu zarządzania są potrzeby i oczekiwania klienta. Ale każda firma ma właścicieli, pracowników, dostawców, partnerów, otoczenie lokalne oraz społeczeństwo jako takie. Każda z tych grup ma swoje potrzeby i oczekiwania, które trzeba brać pod uwagę w zarządzanej firmie. Tymczasem norma nie wspomina o tzw. stronach zainteresowanych. Nie uwzględniono również propozycji zarządzania informacją.
— Te wszystkie elementy systemu zarządzania organizacją można natomiast znaleźć w normie ISO 9004:2000, która stanowi swojego rodzaju biznesowy pomost do ISO 9001 — zapewnia Krzysztof Trzciński.
Normy ISO 9001:2000 i ISO 9004:2000 są spójną parą norm dotyczących systemu zarządzania. Wzajemnie się uzupełniają. Są przy tym tak skonstruowane, aby można było je zastosować niezależnie.
— W ISO 9004 podano szerszy zestaw wytycznych niż w ISO 9001. Dotyczy to zwłaszcza efektywności organizacji, jej skuteczności oraz ciągłego doskonalenia funkcjonowania. Celem ISO 9004:2000 jest wsparcie kierownictwa organizacji w doskonaleniu systemów zarządzania w firmie z punktu widzenia potrzeb biznesowych — opowiada Jarosław Sołtys, zastępca dyrektora departamentu rozwoju korporacyjnego w Polkomtelu.
— Wytyczne dla kierownictwa przedstawione w ISO 9004:2000 dotyczą wszystkich wymagań zawartych w ISO 9001:2000, a ich sformułowania oparto na ośmiu zasadach zarządzania jakością — dodaje Krzysztof Trzciński.
Przewodnik dla ambitnych
ISO 9001 podaje wymagane minimum. W wytycznych ISO 9004 zawiera się informacja, jak stosować wymagania ISO 9001 i jak można przekraczać owo minimum.
— A ponadto dowiadujemy się jak stosować osiem zasad zarządzania jakością, jak traktować dostawców i partnerów oraz inne zainteresowane strony, jak zarządzać zasobami finansowymi, jak wykorzystywać dane dotyczące finansów przy ocenie systemu, jak stosować samoocenę, jak łączyć potencjalne korzyści stosowania ISO 9004 i samooceny, jak podchodzić do wymagania ciągłego doskonalenia i jaką wybrać drogę doskonalenia — wylicza Krzysztof Trzciński.
ISO 9004 należy więc traktować jak przewodnik dla tych organizacji, których kierownictwo chce wyjść ponad wymagania podane w ISO 9001.
W ISO 9004:2000 pada również szereg przykładów. Każda organizacja jest więc w stanie bez pomocy konsultantów samodzielnie stosować jej wytyczne.
— Taka organizacja musi jednak wiedzieć, czego chce. I nie może oczekiwać, że przeczytanie normy wystarczy. Trzeba jeszcze pomyśleć, jak zastosować te wskazówki w konkretnej firmie — zaznacza Krzysztof Trzciński.
W tej normie zawarto wytyczne specyficzne dla innych systemów zarządzania, jak systemy zarządzania środowiskowego, zarządzania bezpieczeństwem pracy i ochroną zdrowia, zarządzania finansami lub zarządzania ryzykiem. Ponadto organizacje, które stosują wymagania tej normy, mogą dostosować swój system zarządzania do innych systemów lub je integrować.
Warto podkreślić, że norma ta nie stanowi podstawy do certyfikacji gdyż nie zawiera wymagań, lecz wytyczne.