Nie cała dokumentacja pracownicza wymagająca obecnie przechowywania przez 50 lat musi być przetrzymywana tak długo — uważa minister gospodarki. Przekonuje, że zasady i czas archiwizowania akt osobowych pracowników powinny zależeć od ich przydatności przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno- -rentowych. W Ministerstwie Gospodarki (MG) dokonano takiego podziału i przygotowano projekt odpowiedniej nowelizacji kodeksu pracy, który poddano już uzgodnieniom międzyresortowym i konsultacjom społecznym. Organizacje przedsiębiorców mają czas do 4 maja na zgłaszanie opinii.
Trzy „działy” teczek
W piśmie do przedstawicieli pracodawców, samorządów zawodów prawniczych, archiwistów oraz Komisji Trójstronnej Mariusz Haładyj, podsekretarz stanu w MG zapowiada, że celem projektowanej noweli jest obniżenie kosztów przechowywania akt pracowniczych. Obecnie dla większości z nich wymagane jest zachowanie formy pisemnej.
Pracodawca prowadzi akta osobowe w podziale na trzy części — gromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika i związane z ustaniem zatrudnienia. Pięćdziesięcioletni okres ich przechowywania liczy się od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.
Dotyczy to też dokumentacji płacowej, w której pracodawca jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne musi gromadzić listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których jest ustalana podstawa wymiaru emerytury lub renty. Zależnie od możliwości finansowo–organizacyjnych pracodawcy przechowują dokumentację byłych pracowników we własnym zakresie lub oddają ją na przechowanie profesjonalnym przechowawcom.
Nowy kalendarz ministra
Minister gospodarki proponuje trzy okresy przechowywania. Jeden to tzw. zerowy dla dokumentów, których nie trzeba archiwizować po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy, czyli obejmujący dane gromadzone wyłącznie w jego trakcie. Pozostałe miałyby być przetrzymywane przez 5 lat oraz 50 lat (maksymalnie) po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Krótszy z tych okresów ma dotyczyć akt pomocnych przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy. Uwzględniono w nim czas, w jakim przedawniają się takie roszczenia, który wynosi 3 lata, oraz statystyki uzyskane z Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczące trwania postępowań prowadzonych przez sądy pracy.
Dla ponad 99,6 proc. spraw jest to 5 lat — od dnia pierwszej rejestracji i uprawomocnienia się wyroku w sądzie I instancji. Pięćdziesięcioletni okres przechowywania miałby obejmować akta ważne przede wszystkim dla celów emerytalno-rentowych. Projektodawca przewiduje konieczność opracowania ścisłych wykazów tego rodzaju dokumentów oraz gromadzonych wyłącznie w trakcie trwającego stosunku pracy. Obie listy powinny być określone przez ministra pracy w rozporządzeniu wykonawczym do kodeksu pracy. Mariusz Haładyj przedstawił do konsultacji proponowane katalogi.
Dokumenty do zniszczenia po 50 latach
…i dwa katalogi
Lista dotycząca dokumentów do zniszczenia po ustaniu zatrudnienia liczy 23 pozycje. Figurują na niej np. kwestionariusz osobowy kandydata do pracy, wniosek o objęcie pracownika ruchomym czasem pracy czy zakładowej organizacji związkowejo potrącenie z wynagrodzenia pracownika składki związkowej.
Dłuższy jest wykaz podlegający obowiązkowi 50-letniego przechowania — wymienia 11 rodzajów akt, na które składa się 31 dokumentów. Do dokumentów archiwizowanych przez 5 lat mają należeć te, których włączenia do akt osobowych wymagają przepisy, ale nie znajdą się one we wspomnianych wykazach. MG wyjaśnia, że okres zerowy i pięcioletni to minimalne limity przechowywania.
Pracodawca będzie mógł zdecydować, czy od razu po tym czasie je zniszczy, czy związany z tym nakład pracy (np. weryfikacji danych do usunięcia i wydzielania ich z teczek) odsunie w czasie. Akta osobowe pracownika mają nadal składać się z trzech części, ale podzielonych według okresów ich przechowywania. MG chce, aby nowe zasady zaczęły obowiązywać od 2016 r.
Dokumenty do znieszczenia po 50 latach
- MG podpowiada, że na liście dokumentów, które należy przechowywać przez maksymalny ustawowy okres, powinny się znaleźć m.in.:
- świadectwa pracy
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania danej pracy czy na danym stanowisku
- zakres czynności/obowiązków, jeśli pracodawca go sporządza
- umowy o pracę, ich rozwiązania za porozumieniem, oświadczenia woli dotyczące zmian warunków pracy, wypowiedzeń, rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia
- dokumenty związane z uprawnieniami rodzicielskimi, korzystaniem z urlopu wychowawczego
- poświadczenia przyznania nagród pieniężnych