Pracownik pod lupą — raz na kwartał, co pół roku czy co rok? Jak przeprowadzić rzetelną ocenę zespołu?
Ocenianie pracowników to jedna z ważniejszych i wywołujących największe emocje funkcji zarządzania personelem.
— System ocen wiąże się z polityką płacową, szkoleniową i planowaniem ścieżek karier. Aby był skuteczny, trzeba go dopasować do potrzeb organizacji. Powinien uwzględniać specyfikę działania firmy, jej wielkość, cele strategiczne i kulturę organizacyjną — mówi Joanna Neumann, menedżer z firmy doradczej Inwenta People Management Solutions.
Dzięki ocenie pracodawca może przewidzieć wykorzystanie potencjału pracownika dla realizacji celów firmy, zaś pracownik — podsumować stopień wywiązywania się z powierzonych mu obowiązków i zaplanować ścieżki rozwoju oraz przyszłe cele.
— W niektórych przedsiębiorstwach ocena odbywa się raz do roku, ale są firmy, gdzie bardziej skuteczna okazuje się ocena przeprowadzana raz na pół roku lub raz na kwartał. Można też ustalić różne harmonogramy ocen dla różnych działów — na przykład handlowców oceniać kwartalnie, a inne działy operacyjne — co pół roku — uważa Barbara Kochańska-Mierzejewska, dyrektor personalny FPA Group.
Informacje z każdego źródła
Proces oceny powinno się starannie przygotować. Zarówno procedury, jak i kryteria (dotyczące efektywności, kwalifikacji, zachowań, cech osobowości) muszą być znane wszystkim zainteresowanym przed rozpoczęciem okresu, który ocena ma obejmować.
Zanim menedżer przystąpi do oceny, zbiera informacje o pracowniku z wielu różnych źródeł — od przełożonych, podwładnych i od klientów. Ma to zapewnić obiektywizm i pozwolić uniknąć błędów.
— Głównym elementem jest dialog przełożonego z pracownikiem. Nawet najlepiej przygotowana procedura czy formularz pełnią tylko funkcję pomocniczą — zwraca uwagę Joanna Neumann.
Ważne, aby organizacja zadbała o odpowiednie przeszkolenie i przygotowanie menedżerów do prowadzenia rozmów okresowych.
— Najpopularniejsza forma oceny pracownika zakłada wykorzystanie formularza, przygotowanego wcześniej według określonych kryteriów. Wypełnia go przełożony, a następnie przekazuje do wglądu pracownikowi, by ten mógł się przygotować do rozmowy oceniającej — wyjaśnia Barbara Kochańska-Mierzejewska.
W trakcie takiej rozmowy omawiane są wyniki oceny i określane cele na kolejny rok. Ważna jest atmosfera podczas rozmowy — powinna być pełna wzajemnego szacunku i uznania. Celem zarówno menedżera, jak i ocenianego musi być skupienie się nie, błędach i brakach, ale na tym, co pracownik mógłby zrobić lepiej.
Szczera rozmowa
Niezmiernie ważne, by pracownik miał szansę powiedzenia, jak on widzi organizację i swoją w niej rolę.
— Pracownik ma prawo — i nawet powinien — odnieść się do ocen. Jeżeli z jakiegoś powodu nie udało mu się osiągnąć założonych celów, dobrze, gdy się go zapyta, dlaczego, według niego, tak się stało. Rozmowa kończąca ocenę jest też świetną okazją do wyjaśnienia konfliktów i zastanowienia się wspólnie, co można zrobić, by je rozwiązać i uniknąć kolejnych — mówi Joanna Neumann.
Oceniany powinien wyjść z rozmowy w przekonaniu, że jest dla organizacji cenny i z wiedzą, co może zrobić, by stać się jeszcze cenniejszy. Powinien czuć się wysłuchany, zmotywowany do dalszej pracy, sprawiedliwie i rzetelnie oceniony.
— Menedżer musi pamiętać, że nie ocenia osobowości pracownika, lecz wyłącznie jego pracę, wyniki, kwalifikacje i postawy w pracy. Ocena nie ma służyć karaniu podwładnego, ale temu, by poprawił swoją pracę — zwraca uwagę Barbara Kochańska-Mierzejewska.
Trzeba być również szczerym w rozmowie z podwładnym — nie ma sensu wmawiać mu, że wszystko jest w porządku, jeżeli w planach firma ma jego zwolnienie. Ocena powinna być zrównoważona — jeżeli jest coś, co pracownik musi poprawić, trzeba dać mu też sygnał, że są rzeczy, które robi dobrze.
Formalizm w cenie
Niestety, niekiedy oceniający menedżerowie nie potrafią ustrzec się podstawowych błędów. Do najczęstszych należy m.in. brak obiektywizmu (patrz ramka).
— Powodem może być niewystarczające przygotowanie się menedżera do oceny, opieranie się na stereotypach lub na własnym zdaniu o pracowniku. Aby temu zapobiec, firma powinna dążyć do sformalizowania procesu oceny, na przykład dzięki przygotowaniu formularzy, których wypełnienie wymaga kontaktu z przedstawicielami wszystkich środowisk wpływających na wykonywanie przez pracownika zadań — mówi Joanna Neumann z Inwenta People Management Solutions.
Na koniec warto przypomnieć generalny cel dokonywania oceny okresowej: ocenia się przeszłość, by wyciągnąć wnioski służące efektywniejszej pracy.