Polska jest najpopularniejszą w Europie lokalizacją centrów usług biznesowych. Do grona jego klientów powoli dołącza administracja. Rząd od roku ma Centrum Usług Wspólnych, które odpowiada za zakupy dla urzędów. Miasta idą dalej.
— Wybraliśmy jednego brokera, który zajmuje się ubezpieczeniem majątku miasta. Górnośląski Związek Metropolitalny zleca zakup energii dla większości zrzeszonych miast — wymienia przykłady Piotr Uszok, prezydent Katowic. Samorządowiec ma dużo więcej pomysłów.
— Chcielibyśmy wprowadzić wspólną księgowość, budżetowanie i finanse dla szkół — mówi Piotr Uszok. Podobne plany ma Wrocław. Na razie to niemożliwe.
— Prawo wymaga, by w każdej szkole zatrudniona była księgowa na etacie. Pytanie, czy na pełnym, czy może na 1/36 etatu, żeby mogła być jedna księgowa na 36 szkół. Prawo jest niejasne, a nikt nie chce podejmować decyzji — mówi Paweł Panczyj, ekspert Ernst & Young.
— Te przepisy powstały w czasach, gdy nikt nie myślał o centrach usług wspólnych. Musimy o tym porozmawiać z minister edukacji narodowej Krystyną Szumilas. Chciałbym, by takie centra można tworzyć w roku szkolnym 2013/14 — mówi Piotr Uszok.
Pomysły na oszczędności
O wiele mniej popularny w administracji jest outsourcing.
— Nie znam wielu przypadków korzystania z outsourcingu przez urzędy w Polsce. Nasze najnowsze wdrożenia to projekty w kilku urzędach geodezji i kartografii. Głównie jednak nasze wdrożenia w gminach dotyczą tylko sprzedaży oprogramowania. Nie świadczymy kompleksowych usług outsourcingowych — przyznaje Konrad Rochalski, prezes Outsourcing Experts, grupy firm zatrudniających w Polsce ponad 6 tys. osób.
Jego zdaniem, jest wiele obszarów, gdzie zewnętrzne firmy mogłyby wspomóc urzędy.
— Call center pojawiło się we Wrocławiu. Jest jaskółka, może dołączą inne miasta, które z czasem — tak jak duże firmy — odejdą od wykonywania tej usługi własnymi siłami i zaczną oddawać ją w outsourcing. Druga możliwość to biura podawczo-odbiorcze. Każdy urząd to wielka kancelaria. Gdyby proste prace wykonywała firma outsourcingowa — a zrobi to zdecydowanie efektywniej — specjaliści z urzędu mogliby się skoncentrować na pracy merytorycznej — mówi Konrad Rochalski. Niełatwo jednak wprowadzić outsourcing.
— W sektorze publicznym outsourcing wiąże się ze zwolnieniami, więc dodatkowo istnieje obawa przed oporem społecznym — wyjaśnia Paweł Panczyj. Jest na to sposób.
— W Wielkiej Brytanii funkcjonuje tzw. model TUPE [Transfer of Undertakings (Protection of Employment)], który został skonstruowany głównie z myślą o ochronie pracowników, których obowiązki są transferowane do realizacji przez inne podmioty gospodarcze. TUPE głównie ma zastosowanie w sektorze publicznym i m.in. zapewnia pierwszeństwo w kontynuacji świadczenia pracy przez pracownika, którego obowiązki są oddawane w outsourcing. Niejednokrotnie pracownik nadal pozostaje przy biurku, lecz odpowiedzialność za jego pracę przejmuje outsourcer. W Polsce też jesteśmy w stanie dojść do podobnego modelu, choć trzeba będzie dokonać kilku zmian w przepisach — mówi Wiktor Doktór, szef SWS BPO w Polsce.
Wyspiarze potrafią
W Wielkiej Brytanii co tydzień pojawiają się przetargi organizowane przez sektor publiczny, i to zarówno przez urzędy miast, gmin czy organizacje zarządzające, np. transportem miejskim.
— Tylko w ubiegłym tygodniu pojawiło się 17 przetargów o charakterze outsourcingowym, a wśród nich dotyczące m.in. obsługi kadr i płac dla kilku linii metra w Londynie, ankiet dotyczących obsługi osób niepełnosprawnych dla jednego z miejskich szpitali, 24 godzinnej obsługi infolinii dla obcokrajowcóww jednej z gmin, obsługi księgowej dla poczty, długoterminowej obsługi prawnej dla jednej z gmin i wiele innych — mówi Wiktor Doktór.
— Gminy myślą o outsourcingu, ale nie wiedzą, jak się do niego zabrać. Jesteśmy otwarci, by usiąść wspólnie do stołu i zastanowić się nad tym. Kłopotem jest ustawa o zamówieniach publicznych. Ważne jest ustalenie odpowiednich kryteriów przy przetargu, bo istnieje obawa, że wygrają firmy z najtańszą ofertą, ale kompletnie nieprzygotowane. Urzędnicy boją się podejmować takie decyzje — uważa Marek Grodziński, wiceprezes BPO Capgemini Polska i wiceprezes Związku Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL).
MINIWYWIAD
Obawy przed rolą pioniera
„Puls Biznesu”: W jakich obszarach polskie samorządy mogą zastosować outsourcing?
Mariola Belina-Prażmowska, wiceprezes BSS: Poza kilkoma wyjątkami wynikającymi z ograniczeń formalno-prawnych jednostki samorządowe mogą stosować outsourcing w takim samym zakresie jak podmioty działające w sektorze prywatnym. Tylko kwestią czasu pozostaje wdrażanie w sektorze publicznym coraz bardziej zaawansowanych usług outsourcingu związanych m.in. z obszarami finansów czy kadr i płac.
Jakie przeszkody należy usunąć, by takie rozwiązania stały się popularne?
Joanna Rzeźniczak, dyrektor ds. strategii i rozwoju BSS: Pomijając kwestie formalno- -prawne, sektor publiczny nie różni się niczym od sektora prywatnego — decyzja o delegowaniu zadań na zewnątrz jest trudna dla każdego przedsiębiorcy. Bariery mentalne dotyczące outsourcingu są więc takie same, jednak wciąż niewielka liczba przykładów wdrożenia outsourcingu w sektorze publicznym powoduje obawy przed byciem pionierem.