Niepewna sytuacja gospodarcza i rosnące koszty pracy sprawiają, że pracodawcy szukają oszczędności. Zdaniem Małgorzaty Starczewskiej-Krzysztoszek, głównej ekonomistki PKPP Lewiatan, firmom zależy jednak na jakości produktów i usług.
— MSP nie są i nie będą nastawione na obniżanie kosztów, ale na ich optymalizację, czyli na takie zarządzanie kosztami, aby ich ograniczanie nie wpływało negatywnie na sprzedaż i możliwości rozwojowe — przekonuje.
Bez względu na to, jaka sytuacja rzeczywiście panuje obecnie w danej firmie, powinna ona zastanowić się wcześniej, co można zrobić, aby obniżyć albo zoptymalizować koszty, żeby nie podejmować nieracjonalnych działań za pięć dwunasta.
— Firmy na ogół nie zajmują się metodyczną redukcją kosztów operacyjnych dopóty, dopóki kolejne zamówienia sprzedaży przychodzą z rynku, faktury są płacone przez klientów, a wskaźniki finansowe nie wykazują straty — zauważa Jan Ruchniewicz z firmy doradczo-szkoleniowej Palpp.com. Dopiero po fakcie zaczynają się gorączkowe działania i cięcia kosztów.
Wydatki też obniżą koszty
Metody na optymalizację kosztów zależą oczywiście od wielu czynników specyficznych dla każdej firmy, ale wiele z nich jest dość uniwersalnych. Ostatecznością dla wielu pracodawców nawet w trudniejszej sytuacji jest zwalnianie pracowników.
Zamiast tego można np. zmienić wielkość etatu konkretnego pracownika albo kilku z nich bądź skorzystać z pracy tymczasowej. To ostatnie rozwiązanie pozwala organizacji dopasować wielkość kadry do zapotrzebowania na usługi i produkty firmy. Pracodawca korzysta, bo nie musi wiązać się z pracownikiem na dłużej, a pracownik dzięki temu zyskuje możliwość wejścia na rynek pracy.
— Osoby zatrudnione przez agencję pracy tymczasowej w momencie, kiedy sprawdzą się u jednego pracodawcy, mogą liczyć na przedłużenie umowy u kolejnego — mówi Małgorzata Riabcew, konsultant ds. rekrutacji w Job Impulse Polska.
Można również w trudniejszych chwilach skorzystać z rozwiązań wymagających zainwestowania pieniędzy, które zwrócą się po pewnym czasie, np. usprawnienia produkcji albo zwiększenia kadry zajmującej się sprzedażą. Istotnym elementem mogą się również okazać szkolenia nie tylko dla menedżerów wyższego szczebla, ale także kierowników liniowych czy brygadzistów.
— Rozwój kompetencji miękkich w grupie liniowej kadry menedżerskiej przekłada się na sprawniejsze zarządzanie zespołem, zmniejsza rozmiary absencji, zapobiega częstej rotacji pracowników, przekładając się na redukcję kosztów — zachęca Sylwia Sędrowicz, menedżer ds. szkoleń i HR z Job Trainings.
Również zdaniem Małgorzaty Starczewskiej-Krzysztoszek, warto zastosować wydatki, które obniżą koszty operacyjne, oraz inwestować w innowacje zarówno organizacyjne,które mogą przynieść poprawę wewnętrznej efektywności działania firmy, oraz marketingowe, które pozwolą lepiej dostosować się do zmieniającej się sytuacji na rynku.
Można pomyśleć także o sprzedaży internetowej, która pomoże dotrzeć do nowych grup klientów, albo zainwestować w innowacje produktowe, które umożliwią wykorzystanie niestandardowych możliwości rynkowych, np. EURO 2012.
— Zatem ważne jest nie tylko oszczędzanie, ale także wydatki, które pozwolą firmom uciec do przodu i spowodują, że relacja kosztów do przychodów polepszy się, a tym samym poprawie ulegnie rentowność firmy i jej pozycja na rynku. Samo obniżanie kosztów może poprawić na chwilę sytuację firmy, ale ograniczy jej zdolność do przetrwania w dłuższym okresie. Aby bowiem przetrwać, potrzebny jest rozwój — mówi Małgorzata Starczewska-Krzysztoszek.
Wyeliminować zbędne
Istotna jest także eliminacja tego, co w firmie jest zbędne.
— Przy obniżaniu kosztów warto pamiętać, żeby w pierwszym rzędzie zająć się redukcją marnotrawstwa, czyli tych kosztów, które nie mają wiele wspólnego z tworzeniem wartości dodanej w produkcie lub usłudze w pojęciu klienta — radzi Jan Ruchniewicz.
Dodaje, że w długim okresie znacznie lepiej sprawdza się podanie dobrego obiadu w hotelowej restauracji, przyrządzonego z najwyższej jakości produktów niż przekonywanie klienta, że obiad musi być dobry, skoro jest podawany w czterogwiazdkowym hotelu.
Metodą na podniesienie efektywności procesów łańcucha dostaw przy jednoczesnej redukcji kosztów w środowiskach produkcyjno-handlowych może być lean manufacturing (system zarządzania produkcją, którego celem jest redukcja marnotrawstwa). Warto pomyśleć o zastosowaniu metody Kazien czy 5S, których celem jest usprawnienie pracy.
Pozwalają one na uzyskanie oszczędności poprzez eliminację zbędnych czynności i kosztownych narzędzi czy wykorzystywanych materiałów. Skraca się również czas pracy, przeznaczony przez pracowników na wykonywanie konkretnych czynności. Jednak, zdaniem Jana Ruchniewicza, nawet najlepiej poukładana produkcja nie zagwarantuje dotrzymania potwierdzonej daty dostawy ani minimalnych, ale bezpiecznych kosztów operacyjnych.
— Uporządkowanie operacyjnej strony biznesu, np. za pomocą metodologii lean, wymaga co najmniej równoległego zajęcia się w podobnym duchu obszarem planowania, i to w horyzoncie długo-, średnio- i krótkookresowym — twierdzi Jan Ruchniewicz.
Dodaje, że zbudowania i wdrożenia systemowego planowania oraz sterowania procesami integrującego wszystkie kluczowe obszary biznesu nie można rozpoczynać od zakupu drogiej aplikacji informatycznej oraz często koniecznej kosztownej infrastruktury sprzętowej.
Przed decyzją o zakupie i wdrożeniu oprogramowania MRPII/ERP trzeba podjąć szereg działań, m.in. odpowiednio podzielić kompetencje, role i odpowiedzialność w procesie decyzyjnym, określić przedmioty planowania oraz badane na dostępność zasoby na wszystkich poziomach planowania, przygotować metody, narzędzia oraz procedury powalające na cykliczne ważenie popytu na zasoby z ich dostępnością oraz na wypracowywanie równowagi popytowo-podażowej przed każdorazową autoryzacją planu, zapewnić odpowiednią wiarygodność danych.
— Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której okaże się, że nie mamy czym „nakarmić” naszej drogiej aplikacji, która choć zaawansowana technologicznie, nie jest niczym więcej jak tylko maszyną do przeliczania danych — przestrzega Jan Ruchniewicz.
OKIEM EKSPERTA
Strach motywuje do oszczędzania
MAREK KŁOCZKO
sekretarz generalny Krajowej Izby Gospodarczej
Małe i średnie firmy to bardzo szeroka i różnorodna grupa, ale można dostrzec obecnie większą skłonność tego sektora do oszczędzania, co jest głównie spowodowane niepewnym otoczeniem gospodarczym. Ich rzeczywista sytuacja zależy od wielu czynników, m.in. wielkości firmy czy branży, w której działa, ale mimo to wielu właścicieli firm, straszonych różnymi informacjami, problemami z zatorami płatniczymi itp., nawet jeśli nie ma obecnie żadnych kłopotów, woli prześwietlić możliwe obszary oszczędzania, niż zostać zaskoczonym trudniejszą sytuacją. Warto wtedy spojrzeć do księgowości i zastanowić się, które koszty mogą zostać zmniejszone. Być może istnieje możliwość negocjowania niższych cen wynajmu nieruchomości albo zrezygnowania z wypłacania pracownikom nagród uznaniowych. Wielu przedsiębiorców w pierwszej kolejności myśli też o ograniczeniu wydatków na promocję i reklamę, przygląda się konieczności wyjazdów służbowych, na pewno nie zwiększa zatrudnienia.