Aby działać w zgodzie z prawem i normami oraz minimalizować ryzyko naruszenia przepisów, w wewnętrznych firmowych systemach dotyczących tych kwestii (tzw. politykach compliance) nie może zabraknąć dbałości o należyte wywiązywanie się z zobowiązań podatkowych. Przy czym ta dbałość nie może spoczywać wyłącznie na komórkach, sekcjach lub działach podatkowych i finansowych — mówili eksperci podczas V Forum Compliance Officer, zorganizowanego przez „Puls Biznesu”.
— Już chociażby skala potencjalnych sankcji za nieprawidłowości sprawia, że tych kwestii nie należy ignorować. Działy powołane do rozliczania podatków, niezależnie od tego, że świetnie znają przepisy, mogą nie być w stanie samodzielnie zapewnić firmom bezpieczeństwa podatkowego — stwierdził Tomasz Pabiański, doradca podatkowy, dyrektor w PwC.
Poza pokojem księgowej
Źródło ryzyka naruszeń i problemów nie musi bowiem leżeć w pokoju księgowej, lecz chociażby w relacjach handlowców z dostawcami, które mogą prowadzić np. do nieświadomego wkręcenia przedsiębiorstwa w karuzelę VAT.
— Szefowie firmy mogą nie zdawać sobie sprawy, że nabyła ona towary od znikającego podatnika czy od oszusta albo że sprzedała swoje produkty nierzetelnemu kontrahentowi, który tylko udawał przedsiębiorcę zagranicznego, a w rzeczywistości sprzedawał je w Polsce. Co prawda z orzecznictwa unijnego wynika zasada, że nie ma co martwić się o konsekwencje, jeżeli podatnik wkręcony w łańcuch dostaw służących działalności przestępczej o tym nie wiedział ani też — przy dochowaniu należytej staranności — nie był w stanie dowiedzieć się o tym, ale trzeba to udowodnić — wyjaśniał Tomasz Pabiański.
Podkreślał, że firma musi liczyć się z dotkliwymi sankcjami, gdy padną wobec niej zarzuty o to, że nie dochowała należytej staranności w relacjach biznesowych mających wpływ na zobowiązania w VAT oraz że nie sprawdziła kontrahenta.
— Fiskus zabierze od nas podatek, którego nie rozliczył kontrahent, albo nakaże go zapłacić, gdy oszust kupił towar. Za tym mogą iść sankcje w podatku dochodowym i inne zobowiązania podatkowe. Ponadto grozi za to osobista odpowiedzialność karna skarbowa lub karna. Trzeba zabezpieczyć się przed tym ryzykiem — mówił doradca.
Jego zdaniem całkowite wyeliminowanie ryzyka wejścia w relacje z potencjalnym przestępcą w biznesie w zasadzie nie jest możliwe. Sprawdzenie kontrahentów jest konieczne, aby zniechęcić ich do takich działań wobec danej firmy. Ponadto jest to istotny argument w sporze z urzędem skarbowym, że dochowała ona należytej staranności (wymaganej zresztą prawem), gdy zostanie wykorzystana do oszustwa. Trzeba też dokumentować procesy tych weryfikacji i je powtarzać przy zmianie zasad dotychczasowej współpracy. Nie należy przy tym mieć skrupułów w obawie przed reakcją partnera biznesowego.
— Często pojawia się dylemat, jak działać, aby kontrahent nie odniósł wrażenia, że traktujemy go jako potencjalnego oszusta. Na to jest rozwiązanie — stwierdził Tomasz Pabiański.
Radził, aby wyjaśnić kontrahentowi, że takie są wymagania i że minister finansów wydał wytyczne dla podległych mu organów, jak kontrolować dochowanie należytej staranności przez podatników w ich relacjach biznesowych dla przestrzegania prawa podatkowego. Do tego dokumentu należy się więc zastosować. Tym bardziej że choć jest przeznaczony dla organów skarbowych, to może posłużyć jako instrukcja dla przedsiębiorstw, z której dowiedzą się, co robić, aby móc bezpiecznie funkcjonować na rynku.
— Można kontrahentowi wyjaśnić, że musimy dbać o własne bezpieczeństwo, więc zwracamy się do niego, aby pomógł nam zweryfikować kilka zagadnień z tej ministerialnej listy, bo są to sprawy, o których on wie, a nam są nieznane — radził przedstawiciel PwC.
Uwaga na dochodowe
Weryfikacja kontrahentów to tylko jedno z zadań, jakie firma powinna sobie wyznaczyć, aby zadbać o własne bezpieczeństwo podatkowe. Dr Michał Rams, adwokat z PwC Legal, zwracał uwagę, że minimalizowanie ryzyka odpowiedzialności za nieprawidłowości w rozliczeniach z fiskusem wymaga opracowania i wprowadzenia swoistej konstytucji podatkowej czy wewnętrznego kodeksu zarządzania podatkami w spółce na różnych jej szczeblach — i nie tylko w odniesieniu do obowiązków związanych z VAT.
— Z naszych obserwacji wynika, że obecnie wysokie zagrożenie wiąże się z rozliczeniem podatków dochodowych, np. uznawaniem w CIT określonych wydatków za koszty uzyskania przychodów. Ponadto obecnie skarbówka prowadzi intensywne kontrole cen transferowych. Rozwiązania compliance w sferze podatkowej nie mają jednak na celu zrzucenia z kogoś odpowiedzialności karnej skarbowej czy jej rozmydlenia, jak mawiają niektórzy. Chodzi o takie ułożenie wewnętrznego systemu, żeby nie było nieprawidłowości, a jeżeli do nich dojdzie, to rzadko i tylko wtedy, gdy nie można było ich przewidzieć, a w rezultacie trudno komuś zarzucić działanie przestępne, czyli umyślne — mówił dr Michał Rams.
Radził, aby określić w firmie, co jest istotne dla podatków w jej działaniach czystobiznesowych, czyli zadaniach pionów sprzedaży, zakupów czy marketingu, a co w obowiązkach sekcji finansowych.
— Jeśli będą przyjęte odpowiednia procedura, podział obowiązków i podejmowanie decyzji, to pracownicy lepiej zadbają o dokumentowanie ich czynności i wydatków, mając świadomość własnej odpowiedzialności za naruszenia. Natomiast dział finansowy będzie mógł wykazać, że rozliczeń na zewnątrz dokonał w zaufaniu do dokumentów otrzymanych od komórek zajmujących się operacyjnymi, biznesowymi zadaniami w firmie. Powinna ona wydzielić pewne sfery działalności, z którymi może wiązać się określone ryzyko i przyjąć regułę, że w razie wykrycia uchybień, np. przy potwierdzaniu faktur czy zleceń, zostanie uruchomiony mechanizm angażujący większą grupę osób z różnych sekcji do podjęcia niezbędnych decyzji — podpowiadał adwokat.
Co zobaczy urzędnik
Jego zdaniem podejmowanie decyzji w sprawach trudnych nie powinno należeć do kompetencji jednej osoby. Podział obowiązków to atut.
— Urząd skarbowy widzi wtedy, że w firmie panuje przejrzystość wewnętrznych procesów biznesowych, czyli podejmowania decyzji, identyfikowania ryzyka w sferze podatkowej oraz kolegialnych i szczegółowo ustalonych sposobów decydowania w sprawach podatkowych. Ponadto spółka posiadająca taki system postępowania jawi się przed fiskusem jako przedsiębiorstwo dojrzałe. Gdyby zatem dążyła do popełnienia przestępstw, nie wyznaczałaby tylu odpowiedzialnych za podatki i nie angażowała wielu ludzi w proces decyzyjny — wyjaśniał przedstawiciel PwC Legal.
Podkreślał, że najwięcej uchybień w VAT stwierdzano w firmach na szczeblach ich handlowców, którzy mieli bezpośredni kontakt z nieuczciwymi kontrahentami. Finalnie jednak to zarząd spółki ponosił za to odpowiedzialność, składając podpisy na deklaracjach podatkowych, kwestionowanych potem przez organy podatkowe. Kierownictwo firmy musi zatem wyraźnie dać do zrozumienia, że np. komórka handlowa też odpowiada za podatki przedsiębiorstwa — za potwierdzenie wykonania usług czy przyjęcie faktur. Jeśli to zrobi, spółka może liczyć na to, że na każdym szczeblu, aż po dział księgowy, przed zatwierdzeniem czynności zostanie ona zweryfikowana i odnotowana. W razie błędu czy nieprawidłowości, które mimo starań mogą się pojawić, łatwiej będzie obronić się przed zarzutem świadomie popełnionego przestępstwa.