Mimo że ostateczny termin obowiązkowego przerejestrowania spółki do Krajowego Rejestru Sądowego mija dopiero 31 grudnia 2003 r., już teraz warto dokonać czynności zmierzających do uzyskania rejestracji. Do takiego wniosku prowadzi analiza działań KRS oraz zasad funkcjonowania spółek.
1 stycznia 2001 r. weszła w życie ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. nr 17 z 2001 r.). KRS zastępuje dotychczasowy rejestr handlowy, który całkowicie zniknie 31 grudnia 2003 r. Od 1 stycznia 2001 r. sądy rejestrowe nie przyjmują już żadnych wniosków i nie dokonują wpisów. Zarejestrowanie danych, w przypadkach gdy prawo nakłada taki obowiązek, możliwe jest po przerejestrowaniu spółki do KRS.
Przepisy wprowadzające ustawę o KRS zobowiązują każdego przedsiębiorcę, uprzednio ujawnionego w rejestrze handlowym, do dokonania rejestracji w KRS. Wniosek o przerejestrowanie należy złożyć najpóźniej do 31 grudnia 2003 r.
Wydawać by się mogło, że termin ten jest dość odległy i w związku z tym organ zarządzający spółką może odwlec w czasie długotrwałą i kłopotliwą procedurę przerejestrowania spółki do KRS.
Jednak okazuje się, że korzystniejsze dla firm jest dużo wcześniejsze wszczęcie procedury przerejestrowania, aby nie czekać na ostatnią chwilę, co może przysporzyć firmie niemałych kłopotów.
Zgłoszenie spółki z o. o. do rejestru powinno zawierać m.in. firmę, siedzibę i adres spółki, przedmiot jej działalności, wysokość kapitału zakładowego, nazwiska i inne dane członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, sposób reprezentacji spółki. Także wszelkie zmiany ww. danych zarząd winien zgłosić sądowi rejestrowemu. Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku spółki akcyjnej.
Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS, pod rygorem grzywny, wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.
Oznacza to, że w ciągu 7 dni należy zgłosić każdą zmianę, np. wysokości kapitału zakładowego, składu organów spółki czy przedmiotu jej działalności.
Aby obecnie to uczynić, trzeba przerejestrować się do KRS, niezależnie od granicznego terminu 31 grudnia 2003 r. Niestety procedura rejestracyjna trwa długo. W tym okresie działalność firmy może ulec poważnym zakłóceniom, szczególnie w przypadkach, kiedy wpisy do rejestru są konstytutywne, czyli od ich dokonania zależą określone skutki prawne.
Należy też pamiętać, że w ciągu 6 miesięcy od upływu roku obrachunkowego spółki, powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. oraz zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółce akcyjnej. Zgromadzenia te mają na celu zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, podział zysku albo pokrycie straty oraz udzielenie członkom organów spółki absolutorium za wykonanie przez nich obowiązków.
W rejestrze zamieszcza się m.in. wzmiankę o podjęciu uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku bądź pokryciu straty. Zgodnie z art. 64 w zw. z art. 69 ustawy o rachunkowości, obowiązek zgłoszenia do rejestru rocznego sprawozdania finansowego wraz z opinią biegłego rewidenta oraz uchwałą o jego zatwierdzeniu dotyczy spółek akcyjnych oraz tych spółek z o.o., które spełniły przynajmniej dwa z następujących warunków: średnioroczne zatrudnienie w spółce wyniosło co najmniej 50 osób, suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w PLN co najmniej 2,5 mln EUR, przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w PLN co najmniej 5 mln EUR. Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia sprawozdania finansowego do rejestru, w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia i nie później niż 9 miesięcy od dnia bilansowego, podlega karze grzywny albo karze ograniczenia wolności.
Zasady funkcjonowania spółek, dbałość o kontakty gospodarcze zmuszają więc firmy do szybkiego podjęcia decyzji o przerejestrowaniu się do KRS.