Kilkanaście lat temu w polskich biurach dominowały małe gabinety i pokoje. Później zaczęto z nich rezygnować na rzecz open space’ów (otwartych przestrzeni). Teraz w pracowniczą rzeczywistość wkraczają tzw. biura elastyczne. — Po kryzysie na przełomie lat 2008 i 2009 firmy były nastawione na optymalizację kosztów, w tym także utrzymania biura. W wielu przypadkach skutkowało to ograniczaniem zajmowanej przestrzeni i przechodzeniem na efektywniejsze powierzchniowo open space’y.
Dopiero w 2012 r. tendencja się odwróciła. Był to czas, kiedy firmy zaczęły się bardziej orientować na pracowników i chciały oferować im coś więcej niż zwykły open space. Równocześnie już nie wchodził w grę powrót do podziału na gabinety ze względu na lepszą komunikację między ludźmi w otwartych przestrzeniach. Poniekąd na te potrzeby odpowiadała koncepcja biur elastycznych — otwartych, ale z pokojami do cichej pracy, małymi salami do rozmów telefonicznych lub spotkań wewnętrznych, gabinetami rezerwowanymi na jeden dzień i dostępnymi dla wszystkich pracowników na tych samych zasadach — wyjaśnia Mikołaj Sznajder, zastępca dyrektora w dziale wynajmu powierzchni biurowych CBRE.
Poznać potrzeby
Zaprojektowanie biura stało się wyzwaniem nie tylko dla architektów, ale również dla socjologów, którzy coraz częściej są zapraszani do współpracy przez firmy zmieniające lub modernizujące biuro.
— Obok siebie pracuje kilka pokoleń ludzi, którzy mają różne przyzwyczajenia i upodobania. Wyzwaniem jest takie zaprojektowanie biura, by każdy czuł się w nim dobrze i miał optymalne warunki do pracy. Projektowane obecnie open space’y to już nie tylko ciągnące się po horyzont biurka — mówi Igor Czmyr, zastępca dyrektora w dziale wynajmu powierzchni biurowych CBRE.
Jak wyjaśnia Sylwia Pędzińska, dyrektor działu workplace innovation, partner w Colliers International, przestrzenie tradycyjnie rozumiane jako open space nie sprzyjają koncentracji i efektywności pracowników. Stąd zmiany w podejściu do ich projektowania. Istotnym elementem sprzyjającym koncentracji jest akustyka — nie tylko hałas, który do nas dociera, ale również pogłos.
Jak u mamy
Zmieniają się także rodzaje używanych materiałów i mebli. Teraz w biurze ma być miękko i przytulnie jak w domu. Coraz więcej firm projektuje wszystkie elementy biura począwszy od mebli, a na kolorach ścian i rodzaju oświetlenia skończywszy, by stworzyć lepszą atmosferę. — Zmiana wystroju na rzecz bardziej domowego zaczyna być standardem.
Są oczywiście firmy, w których, ze względu na specyfikę branży, sterylny design jest odpowiedni, ale nawet takie aranżacje przenikają się z domowymi elementami. Architekci coraz bardziej świadomie nawiązują w swoich projektach do natury. Ponadto badania dowodzą, że istotny wpływ na koncentrację mają zieleń w biurze i przyjazne, naturalne otoczenie — dodaje Sylwia Pędzińska. Inne jest także podejście firm meblarskich, które dostrzegły, że nie mogą już sprzedawać tylko zwykłych biurek i krzeseł. Gotowe są zaprojektować każdy mebel od podstaw, by sprostać oczekiwaniom klientów.
— Czołowe firmy meblarskie wydają spore pieniądze, żeby poznać oczekiwania i wymagania klientów. Jeszcze kilka, kilkanaście lat temu wybór był niewielki, teraz widać ogromną zmianę. Od potentatów na rynku nie odstają także mniejsze polskie firmy produkujące meble — zauważa Mikołaj Sznajder. W ten sposób do biur trafiły biurka o regulowanej wysokości, pufy w kształcie piłek zamiast zwykłych krzeseł, fotele z rozbudowanymi wygłuszającymi zagłówkami, hamaki, przesłony z miękkich materiałów (które nie tylko zdobią, ale też wygłuszają) zamiast ścianek stawianych między biurkami, wszelkiego typu kanapy i wiele innych rozwiązań, dla których ograniczeniami są tylko fantazja i budżet firmy. Zmiany wymusza też wszechobecna technologia.
— Absolutną podstawą przy projektowaniu elastycznych przestrzeni są wi-fi, laptopy, procedury BYOD (bring your own device — przynieś swoje urządzenie), bezpieczny dostęp do plików firmowych z każdej lokalizacji — rozwiązania typu VPN (wirtualna sieć prywatna), możliwość dzielenia się plikami w czasie rzeczywistym, systemy elektronicznego obiegu dokumentów czy inteligentne systemy rezerwacji sal — wymienia Sylwia Pędzińska.