Zanim pójdziesz na spotkanie biznesowe

  • Marta Maj
opublikowano: 03-11-2022, 20:00
Play icon
Posłuchaj
Speaker icon
Close icon
Zostań subskrybentem
i słuchaj tego oraz wielu innych artykułów w pb.pl

Przygotowanie merytoryczne i otwartość na drugą rozmówcę to nie wszystko. O czym jeszcze warto pamiętać, udając się na spotkanie biznesowe?

Przeczytaj artykuł i dowiedz się:

  • O czym warto pamiętać, idąc na spotkanie biznesowe?
  • Jakie elementy naszego zachowania mają wpływ na tzw. pierwsze wrażenie?

Prowadzenie i rozwijanie własnego przedsiębiorstwa, jak i praca etatowa łączą się nierozerwalnie ze spotkaniami biznesowymi. Podczas rozmów ważne jest, jak odbierze nas rozmówca, jak i to, z jakimi odczuciami wyjdzie po spotkaniu. Co warto wiedzieć i jak się przygotować, by było ono owocne?

– Sposób przygotowania będzie zależał od różnych czynników, m.in. od jego charakteru - czy jest formalne czy nie. Również od tego, z kim się spotykamy - jaka jest jego funkcja czy nawet typ osobowości i od tego, jaki jest cel spotkania – mówi Katarzyna Królak, psycholożka biznesu prowadząca firmę Ordinary Guru.

Specjaliści do spraw komunikacji społecznej wskazują, że w odbiorze rozmówcy dużą wagę odgrywa mowa ciała. Dlatego warto znać jej podstawy. Barbara Pachter, autorka książki "The Essentials Of Business Etiquette", twierdzi, że ludzie wierzą w to, co swoją postawą reprezentuje druga osoba. Dlatego jeżeli ktoś swoim zachowaniem wyraża pewność siebie i wiarygodność, właśnie tak zostanie odebrany. To, czy w rzeczywistości ta postawa jest tylko pozą, zdaniem Barbary Pachter w tym przypadku nie jest ważne. Podaje ona kilka wskazówek dotyczących mowy ciała: warto przyjąć postawę otwartą, czyli nie zakładać rąk na biodra, nie krzyżować ich na klatce piersiowej, wskazywać kierunek czy przedmioty otwartą dłonią. Trzeba też zwracać uwagę na swój wyraz twarzy.

- Większość osób prowadzących biznes ma świadomość wagi przygotowania merytorycznego, ma opanowane techniki prezentacji, komunikacji czy nawet operowania wizerunkiem i głosem. Pracując z klientami obserwuję, że w wyrażeniu “spotkanie biznesowe” zbyt duży nacisk kładziemy na człon “biznesowe”, a stosunkowo rzadko utrzymujemy w świadomości “spotkanie”. “Biznesowe” budzi skojarzenia z kluczowymi aspektami rozmowy, takimi jak efektywność, realizacja celu. Zakłada pewną dynamikę i tempo, w której można łatwo stracić z oczu czynnik ludzki – wskazuje Katarzyna Królak.

Ważna jest równowaga

Wielu przedsiębiorców uważa, że konwersację na temat zagadnień biznesowych warto poprzedzić luźną rozmową – tzw. small talkiem. Będzie to okazja do bliższego poznania się, zebrania informacji o rozmówcy i budowania relacji. Specjaliści uważają, że każdy człowiek lubi, gdy ktoś wyraża zainteresowanie jego osobą. Warto więc wykazać ciekawość rozmówcą – to może zaprocentować w przyszłej współpracy.

- Żeby móc się spotkać z drugą osobą, trzeba ją zauważyć, zainteresować się nią, dać przestrzeń do wypowiedzenia się. Napięcie związane z tym, jak wypadnę na spotkaniu, czy uda mi się zrealizować cel, koncentracja na własnych przeżyciach - to zawęża pole uwagi do siebie samego. W takim odizolowaniu trudno o budowanie relacji z innymi, zadawanie trafnych merytorycznie pytań, a w efekcie realizację celu biznesowego spotkania. Reasumując, im więcej równowagi ja versus rozmówca, tym szanse na powodzenie spotkania biznesowego wzrastają – zauważa psycholożka biznesu.

Poznaj program konferencji online “Komunikacja menedżerska” >>

Pierwsze wrażenie

Nie ulega wątpliwości, że odbiór drugiej osoby w wielu przypadkach odbywa się na podstawie szybkiej zewnętrznej lustracji. Trzeba jednak pamiętać, że na taką ocenę często wpływają nieświadome uprzedzenia.

- Unconscious bias - to zjawisko, które ma sporą szansę wystąpić podczas każdej pierwszej interakcji. Mowa tu o mimowolnej pozytywnej przychylności lub mimowolnym negatywnym nastawieniu wobec innych, powstałym na bazie doświadczeń, wychowania i tła kulturalnego, w jakim dana osoba się wychowała – dodaje Katarzyna Królak.

Przez to u rozmówcy rodzi się - często w ułamku sekundy – pozytywny lub negatywny stosunek do drugiej osoby, co ma bardzo duży wpływ na jej postrzeganie.

- Nasz umysł jest wygodny, dąży do uproszczeń. Tu warto dodać, że – również dlatego - nie mamy dużego wpływu na to, jak jesteśmy odbierani przez drugą stronę. Jednych ta myśl przerazi i będą starali się jeszcze bardziej kontrolować siebie, by odpowiedzieć na założone potrzeby rozmówcy, a innym pozwoli odpuścić i skupić się na aspektach rozmowy, na które mamy wpływ. Podstawą jest dobre przygotowanie merytoryczne. Dobrze rozumiana autentyczność, pewność siebie, równowaga uwagi i tolerancja możliwości wystąpienia błędu - to najlepsi przyjaciele w budowaniu dobrego pierwszego wrażenia – podkreśla Katarzyna Królak.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane