Zanim twój wniosek trafi do kosza

opublikowano: 19-11-2012, 00:00

Finansowanie Jeśli twój projekt ma mieć szansę na dotację, nie może zawierać nawet najmniejszego błędu. Decydują szczegóły

W programach z unijnym dofinansowaniem jest jeszcze wiele milionów do wzięcia. Podstawa, aby ubiegać się o pieniądze, to poprawny wniosek — nawet najbardziej pomysłowe projekty nie zdadzą się na nic, jeśli będą w nich nieprawidłowości. Dla oceniających formalne kryteria są równie ważne, co jakość wniosku. Jak ustrzec się błędów i sprawić, by wniosek nie trafił do kosza?

— Ważne są szczegóły, nawet te najmniejsze, i o nich trzeba pamiętać. Kluczem do poprawnego wniosku jest przede wszystkim wnikliwe przeczytanie instrukcji konkursu i dokładne uzupełnienie wszystkich wymaganych informacji w formularzu — mówi Anna Zaleska, ekspert od funduszy unijnych z Accreo Taxand.

Mnóstwo braków

Trzeba pamiętać, że najczęściej przed wnioskiem są do przejścia dwa etapy oceny. W pierwszym eksperci sprawdzają dokumenty pod kątem formalnym. Tu często niespełnienie choćby jednego ważnego wymogu powoduje odrzuceniem. Drugi etap to ocena, czy zrealizowane zostały kryteria merytoryczne. Najczęstsze błędy w pierwszym etapie? Powszechny jest brak w dokumentach jednego z załączników. Taka sytuacja zdarza się bardzo często, bo różnych papierów trzeba zebrać nawet kilkadziesiąt.

Składanie wniosku jest pracą bardzo skrupulatną — przedsiębiorca musi złożyć dziesiątki podpisów i wiedzieć, gdzie postawić kreskę, a gdzie właściwą opcją jest zaznaczenie rubryki „nie dotyczy”.

Zdarza się, że w ferworze dotacyjnej walki, zastanawiając się, ostatecznie nie wypełnia żadnego z pól do wyboru, co też jest uchybieniem. Prawdziwą plagą we wnioskach są różnice między wersją papierową i elektroniczną dotyczące np. sumy kontrolnej. W różnych dokumentach można przeczytać różne tytuły projektu i nazwy wnioskodawcy (dotyczy to także tak ważnych dokumentów, jak akt notarialny czy deklaracja wekslowa). Częste błędy to także podpis pod wnioskiem osoby nieupoważnionej lub brak notarialnego potwierdzenia za zgodność z oryginałem. Kiedy mimo tylu przeciwności wnioskowi o dotację uda się przejść ocenę formalną, projekt czeka kolejne wyzwanie w postaci oceny merytorycznej. Tu wiele wniosków poległo przez niezgodność z założeniami programu. Informacje i opisy w dokumentach nie są spójne, np. inne dane są umieszczone we wniosku o dofinansowanie, a inne w biznesplanie.

Nagminnie zdarzają się tez błędy rachunkowe, takie jak np. źle wyliczone koszty w harmonogramie rzeczowo-finansowym lub nieprawidłowo obliczona wartość dofinansowania. Bardzo często przedsiębiorcy planują zakupy niezgodnie z katalogiem kosztów obowiązującym dla programu — chcą wydać unijne pieniądze na wydatki nieobjęte zwrotem. Niektórzy uważają, że efektem takiego błędu będzie co najwyżej niższa dotacja. Mylą się, ponieważ w takim przypadku odrzucany jest cały projekt.

Poprawni tylko nieliczni

O tym, że wypełnianie wniosków to nie bułka z masłem, świadczą nabory z praktycznie każdego działania. Mimo że dotacje są rozdzielane od kilku lat, przedsiębiorcy wciąż robią w projektach mnóstwo błędów. Sztandarowym przykładem są konkursy o dotacje na e-biznes z działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG), w których w każdej edycji do finału dochodziło średnio tylko 15 proc. wniosków (dziś startuje ostatni w tym roku nabór z tego działania — więcej o nim w tekście po prawej stronie). Ogromne trudności przedsiębiorcy mają też z dokumentami z działania 5.1 POIG (dotacje na klastry i rozwój kooperacji).

— Aby myśleć o dotacji, trzeba dokonać bardzo szczegółowej analizy, jeśli chodzi o kryteria formalne. Na tym etapie w ostatnim naborze zostało odrzuconych aż 70 proc. projektów — zwraca uwagę Jakub Bursa, ekspert od dotacji unijnych z SAS Advisors. Nagminnie zdarza się tu przygotowanie wniosku niezgodnie z instrukcją, bardzo częste są nieprawidłowości związane z zapewnianym wkładem własnym. Przedsiębiorcy potykają się także na definicjach — tak jest np. w działaniu 8.2 POIG, gdzie problemy sprawia termin B2B.

— Podstawowym błędem popełnianym przy aplikowaniu do tego konkursu jest niezrozumienie zasad działania B2B. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że projekty powinny dotyczyć wsparcia biznesu między wnioskodawcą a jego pośrednikami, na przykład dostawcami, serwisantami, dystrybutorami, a nie końcowymi klientami — mówi Katarzyna Barnaś, konsultant z PNO Consultants.

W sukurs idzie generator

Przygotowując wnioski, warto pamiętać, że w POIG każdy z instrumentów wsparcia ma swój formularz — są one zbliżone, ale nie identyczne. Na szczęście wnioskodawcy coraz częściej mogą liczyć na pomoc — elektroniczny generator wniosku. Wypełniając go, część pól wypełnia się automatycznie na podstawie podanych informacji, co pozwala uniknąć części błędów.

— Co ważne, generator nie dopuści do złożenia wniosku, czyli nie dojdzie do tak zwanej walidacji, jeśli wymagane pola nie są wypełnione — podkreśla Anna Zaleska.

Jednak w niektórych działaniach wniosek trzeba wypełnić w dokumencie tekstowym, co zwiększa ryzyko wystąpienia np. błędów rachunkowych. W naborach z działań POIG można uzupełniać wnioski i korygować niektóre nieprawidłowości na etapie oceny formalnej (np. brak załączników czy niewypełnienie pola). W Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki (POKL) w przypadku niektórych błędów nie ma takiej możliwości.

Jakie są najczęstsze błędy

Nieprawidłowości, które przedsiębiorcy najczęściej popełniają we wnioskach o dotacje — niezależnie od naborów:

Formalne

1. Niezałączenie wersji elektronicznej wniosku 2. Podpisanie wniosku przez osoby nieuprawnione (niezgodnie z reprezentacją firmy) 3. Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem załączników do wniosku (pomimo, że jest taki wymóg) 4. Brak wymaganych załączników do wniosku 5. Nieuzupełnienie wszystkich wymaganych pól w dokumentacji 6. Różna suma kontrolna wersji papierowej i elektronicznej

Merytoryczne

7. Niezgodność z założeniami programu 8. Błędy rachunkowe (np. źle wyliczona wartość dofinansowania lub nieprawidłowo obliczone koszty w harmonogramie rzeczowo-finansowym) 9. Błędnie sklasyfikowane koszty związane z projektem (niezgodnie z katalogiem kosztów obowiązującym dla instrumentu wsparcia) 10. Niewystarczające uzasadnienie konieczności poniesienia wskazanych wydatków w projekcie.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Sylwester Sacharczuk

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Zanim twój wniosek trafi do kosza