O tym, że sposób zarządzania flotą samochodów służbowych bezpośrednio wpływa na zyski firmy, doskonale wiedzą właściciele przedsiębiorstw przewozowych. Pora brać z nich przykład. Nawet, jeśli na co dzień zajmujesz się serwisowaniem sprzętu komputerowego czy sprzedażą wykładzin podłogowych, sposób, w jaki organizujesz wykorzystywany do celów zawodowych park samochodowy, może podnieść twoje zyski lub… wpędzić cię w niezłe kłopoty. Zarządzanie flotą to nic innego jak proces logistyczny. W dużym uproszczeniu: polega na ustalaniu i realizowaniu celów przez koordynowanie w odpowiedni sposób (minimalizujący ryzyko i koszty) powiązanychze sobą elementów. Trudne?
— Powiedzmy, że wymagające wiedzy i doświadczenia. No i przede wszystkim osoby, która się tym zajmuje. Tymczasem aż 16,5 proc. firm nie ma nikogo, kto zajmowałby się ich flotą. Samochody żyją tam swoim własnym życiem, a kierowca jest zarówno „dowódcą” auta, jak również „generatorem i akceptantem” kosztów — ostrzega Sylwester Pawłowski, ekspert do spraw bezpieczeństwa flot samochodowych w firmie SafetyLogic.
Zamiast skupiać się na realizacji swoich zadań taki użytkownik auta poświęca czas i pieniądze na rozwiązywanie problemów związanych z samochodami. W takim modelu trudno mówić o efektywnym gospodarowaniu parkiem samochodowym, a wyniki firmy są obarczone niekontrolowanymi i nieprzewidywalnymi kosztami. A ryzyko znacznie obniża bezpieczeństwo zarówno firmy, zarządu, jak i kierowców. Na szczęście, jak wynika z badania IBF przygotowanegoprzez „Puls Biznesu” i SafetyLogic, w większości firm opiekę nad samochodami sprawuje jedna (45,5 proc.) lub nawet kilka osób (38 proc).
— To sprawia, że jest potencjał umożliwiający opanowanie i optymalizowanie kosztów oraz podejmowanie działań minimalizujących ryzyko dla biznesu. Niestety, potencjał ten jest znacznie ograniczony. Z naszego badania wynika też bowiem, że 64 proc. firm „zarządza” flotami bez jakiegokolwiek wsparcia informatycznego. A bez jakościowego źródła danych nie jest możliwa kontrola, analiza, raportowanie, ustalanie celów i mierzenie stopnia ich realizacji. Taka „ręczna robota” nie pozwala na pełne wykorzystanie potencjału, jaki drzemie w nowoczesnym systemie fleet management — mówi Sylwester Pawłowski.
Warto się zatem przyjrzeć, czym się zajmują osoby lub zespoły i jakie kwalifikacje powinny mieć, aby nowocześnie zarządzać flotą pojazdów.
Już w styczniu 2013 r. wystartuje kolejny etap Indeksu Bezpieczeństwa Flot. Pierwszym krokiem było określenie (przy pomocy badania IBF 2012) średniego poziomu tego indeksu dla rynku. Teraz przechodzimy do pracy z firmami. Pokażemy, jak tworzyć skuteczne regulacje, podpowiemy, jak powinny wyglądać umowy i procedury. Wskażemy sposoby tworzenia cyklicznych raportów i nauczymy ich interpretacji.
— Zapewnimy też wsparcie księgowości w tworzeniu lub zmianie planu kont i elementów polityki rachunkowości w firmie, umożliwiające np. zgranie danych kosztowych między flotą a zapisami księgowymi czy świadome wykorzystywanie danych flotowych do kształtowania zapisów bilansu firmy i raportowania — dodaje Sylwester Pawłowski.
Będziemy też kreowali kulturę bezpieczeństwa firmy, budowali programy bezpieczeństwa i stawiali przed firmami mierzalne cele. A z wybranymi przedsiębiorstwami je zrealizujemy.